Dacă sarcinile tale se adună în timp ce termenul limită se apropie și te simți copleșit, este posibil să nu-ți gestionezi timpul în mod eficient.
Cei mai mulți dintre noi facem greșeli îngrozitoare de gestionare a timpului, care nu numai că ne costă orele prețioase, dar duc și la creșterea anxietății, stresului și a echilibrului dintre viața profesională și viața privată.
Să ne uităm la unele dintre cele mai frecvente greșeli de gestionare a timpului și cum să le evităm pentru a ne crește productivitatea:
1. Nu se stabilesc obiective
Lucrul fără scop fără un scop în minte poate duce la o lipsă de motivație și productivitate. Cedezi cu ușurință distragerilor și nu-ți gestionezi bine timpul.
Cum să-l eviți?
Stabilirea obiectivelor și angajarea față de ele vă oferă direcție și vă motivează să vă îndepliniți sarcinile. Deveniți mai concentrat și gestionați mai bine timpul și resursele pentru a vă atinge obiectivele.
Dar amintiți-vă, nu toate obiectivele sunt egale. Obiectivele SMART (specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp) au rezultate mai bune decât obiectivele nespecifice. Mai multe studii susțin afirmația. Un astfel de studiu realizat în sectorul bancar din Cape Coast Metropolis a constatat că stabilirea unor obiective specifice și provocatoare (dar atinse) a ajutat la creșterea performanței angajaților.
Așa că, în loc să trebuiască „să finalizez primul meu roman” ca obiectiv, folosește varianta sa SMART, adică „să finalizezi cel puțin un capitol din primul meu roman în fiecare lună”. Acesta din urmă este mai specific, te provoacă și stabilește o limită de timp pentru obiectivul tău.
2. Nu se prioritizează
Dacă nu aveți o listă de lucruri de făcut care să vă ajute să rămâneți în fruntea sarcinilor, vă veți găsi săriți la ele la întâmplare. La sfârșitul zilei, veți avea în continuare o mulțime de sarcini nerealizate și frustrare. Nu este faptul că nu este suficient timp, ci faptul că nu îți gestionezi bine timpul.
Cum să-l eviți?
A avea o listă de lucruri de făcut vă ajută să vă prioritizați sarcinile și să vă gestionați bine timpul, alocând timp pe baza importanței și urgenței sarcinilor dvs. Iată cum să procedezi:
- Găsiți o aplicație pentru a vă lista și prioritiza sarcinile care se potrivește nevoilor dumneavoastră.
- Notează toate sarcinile pe care trebuie să le faci într-o zi sau săptămâna în lista ta de sarcini.
- Clasează-le în funcție de importanța și urgența lor folosind un sistem de clasare.
- Clasează cele mai importante și urgente sarcini în partea de sus, în timp ce sarcinile mai puțin importante și urgente rămân în partea de jos.
- Începeți cu sarcinile cele mai importante și urgente și treceți în jos pe listă.
3. Nu Urmărire Timp
Dacă începeți un proiect fără a evalua cât timp va dura, este posibil să luați mai mult timp decât este necesar. Sau poți deveni exagerat de încrezător și poți ocupa mai mult decât te descurci, fără să ai timp suficient pentru a o finaliza. Cu mai puțin timp la dispoziția dumneavoastră, nu numai că nu veți putea respecta termenele limită, dar este posibil ca munca produsă să fie slabă.
Cum să-l eviți?
Evaluați întotdeauna cât timp ar trebui să dureze un anumit proiect și străduiți-vă să finalizați proiectul în acel interval de timp (asigurați-vă că vă acordați timp suplimentar pentru pauze scurte). Ar trebui utilizați o aplicație de urmărire a timpului pentru a urmări cât timp petreceți unui proiect sau sarcină.
Odată ce știți cât timp (în medie) durează o anumită sarcină, vă puteți programa sarcinile mai eficient. Faceți acest lucru de multe ori și veți obține o foaie de jurnal detaliată a timpului petrecut pe diferite sarcini într-o anumită zi/săptămână/lună.
Odată ce aveți acest lucru, puteți afla ce sarcini recurente necesită cel mai mult timp și vă puteți gândi la soluții pentru a le face mai eficient sau le puteți automatiza pentru a economisi mai mult timp. Internetul este plin de aplicații gratuite de urmărire a timpului puteți folosi pentru a vă urmări proiectele pentru o mai bună gestionare a timpului.
4. Amânare
Amânarea este un impediment imens în muncă, mai ales atunci când trebuie să duci la bun sfârșit o sarcină dificilă sau plictisitoare. Adăugați la asta un amestec de distrageri convingătoare, de exemplu, smartphone-ul dvs. și veți avea rețeta perfectă pentru amânare.
Vei slăbi, vei ceda distragerii atenției și vei pierde timpul până când se apropie termenul limită. Procrastinatorii sunt întotdeauna cu timp scurt, în urmă cu termenele limită și nu au puțin sau deloc echilibru între viața profesională și viața privată.
Cum să-l eviți?
O modalitate excelentă de a evita amânarea este de a împărți un proiect uriaș în sarcini mai mici și mai ușor de gestionat. De exemplu, dacă trebuie să scrieți un articol de 2000 de cuvinte, în loc să vă temeți să scrieți articolul complet, împărțiți-l în sub-sarcini: schiță, introducere, subtitl 1, subtitl 2, subtitl 3 și concluzie.
Acum atribuiți-vă intervale de timp pentru fiecare dintre aceste sarcini mai mici și angajați-vă pentru acestea. Vă veți simți mai motivat să îndepliniți aceste sarcini mai mici și mai puțin probabil să amânați. O altă metodă grozavă de a depăși procrastinarea este să folosești tehnica Pomodoro. Tehnica Pomodoro urmează un concept similar.
Iată cum poți folosește tehnica Pomodoro:
- Împărțiți un proiect în sarcini mai mici
- Obțineți un cronometru și setați-l la 25 de minute
- Acordă-ți 25 de minute și lucrează la o singură sarcină secundară
- Luați o pauză de 5 minute, după ce sună cronometrul (după 25 de minute)
- Completați patru cicluri de 25 de minute și apoi faceți o pauză de jumătate de oră
5. Programarea ineficientă
Ai observat că unele zile nu sunt la fel de productive ca altele? Asta pentru că nivelurile noastre de energie variază pe parcursul săptămânii. Nu numai că, diferiți oameni au niveluri diferite de energie pe parcursul zilei.
Dacă nu vă gândiți la orele de vârf productive în timpul programării, există șansa să vă aflați cu cele mai importante sarcini în așteptare, cu puțin timp și energie rămase.
Cum să-l eviți?
Ești o bufniță de noapte sau o pasăre timpurie? Evaluați modul în care lucrați și aflați orele de maxim productivitate. Odată ce știți orele în care sunteți cel mai productiv, programați-vă proiectele în consecință.
Alocați-vă cele mai productive ore celor mai importante (și intensive) sarcini, păstrând în același timp mai puține sarcini importante (sau mai puțin intensive), de exemplu, răspunsul la e-mailuri sau organizarea de întâlniri, pentru restul ore de lucru. Există mai multe aplicații de calendar care vă pot ajuta să programați eficient; găsiți-l pe cel care corespunde cel mai bine nevoilor dvs.
6. Cedarea în fața distragerilor
A Sondaj din iunie 2020 de la Statista a dezvăluit că 53,7% dintre oamenii care lucrează de acasă au considerat că smartphone-ul lor este cea mai mare cauză de distragere a atenției. Cât de des te-ai trezit lucrând și, brusc, telefonul tău începe să sune? Sunteți distras și acum sunteți obligat să vă verificați telefonul.
Fie că este un e-mail de la un client, un mesaj de la colegul tău sau o notificare aleatorie de la Facebook, Twitter sau Instagram; distragerile vă pot costa o bună parte din orele de lucru.
Cum să-l eviți?
Totul se rezumă la o programare eficientă. Stabiliți intervale de timp pentru muncă, verificarea e-mailurilor, petrecere a timpului liber etc. Când este timpul să lucrezi, lasă telefonul deoparte (în modul avion), de preferință într-o altă cameră și apucă-te de treabă.
Deoarece cea mai mare sursă de distragere a atenției este acum în afara drumului, devine mult mai probabil și mai ușor să vă concentrați asupra muncii dvs. Deoarece vă concentrați toată atenția și atenția pe o singură sarcină, este mai puțin probabil să faceți erori și este mai probabil să realizați sarcina în mod eficient.
Ce se întâmplă dacă punerea telefonului în modul avion nu a funcționat pentru tine? Ce se întâmplă dacă mintea ta se îndreaptă spre rețelele de socializare și ești obligat să ridici telefonul pentru a verifica e-mailurile sau să defilezi prin feedul Facebook direct de pe laptop? Dacă ești tu, încearcă folosind aplicația Freedom pentru a scăpa de distragerile, depășiți amânarea și obțineți mai mult.
Eliberați-vă întregul potențial
În timp ce vă concentrați asupra modului în care vă gestionați timpul mai bine, este ușor să pierdeți seama de ce vă gestionați timpul în primul rând, adică pentru a lucra mai mult.
Navigarea într-o multitudine de aplicații de productivitate în fiecare zi fără a lucra mai mult este inutilă. Aflați ce funcționează pentru dvs. și rămâneți la el, fără a pierde din vedere imaginea de ansamblu. Dar pentru a afla ce funcționează pentru dvs., este important să înțelegeți nevoile dvs. de gestionare a timpului.