Cum se creează un tablou de bord interactiv Excel

Analiza datelor vă poate ajuta să vă îmbunătățiți procesele cu metode eficiente de raportare. Dar, uneori, aveți nevoie de mai mult decât numere dintr-o foaie de calcul pentru a vă exprima punctul de vedere. Deci, de ce să nu folosiți instrumente de vizualizare a datelor, cum ar fi tablourile de bord interactive?

Acestea pot ajuta la raportarea campaniilor, la creșterea conversiilor, analize și multe altele. În acest articol, vom explica cum să creați un tablou de bord interactiv cu un exemplu și, de asemenea, vom oferi sfaturi pentru proiectarea unor tablouri de bord frumoase în Excel.

1. Organizați-vă datele sursă și creați un aspect

Un tablou de bord bine conceput este un instrument puternic de raportare care vă poate ajuta să vizualizați și să comunicați datele dvs. Primul pas este să vă asigurați că datele dumneavoastră sunt lipsite de erori și organizate corect în rânduri și coloane cu anteturi adecvate.

Puteți folosi tablouri de bord în orice industrie, dar sunt utile în special în finanțe, vânzări și marketing.

Când proiectați un tablou de bord, ar trebui să vă amintiți că ar trebui să fie ușor de navigat pentru utilizatorii finali. Următorul pas este să decideți tipul de aspect pe baza informațiilor care trebuie afișate.

Pentru exemplul nostru, să creăm un tablou de bord care să arate următoarele informații pe o singură foaie:

• Celulele A3 - T5: Starea proiectului
• Celulele A7-T16: Prezentare generală și finanțări ale proiectului.
• Celulele A15-U25: Progresul proiectului și harta căldurii.

Creați o nouă foaie de lucru Excel cu eticheta „Tablou de bord”. Aici vă veți construi tabloul de bord adăugând elemente. Folosirea stilurilor de text și a fonturilor care se aliniază cu vocea, tonul și personalitatea dvs. sau a mărcii dvs. este, de asemenea, o idee bună.

2. Creați tabele pivot pentru a vă organiza datele

A tabelul pivot facilitează organizarea datelor dvs în Excel în grupuri. Puteți folosi instrumentul pentru a număra, însumați, înmulți valori și pentru a efectua mai multe acțiuni în acele grupuri.

Pentru a demonstra cum funcționează efectiv aceste tablouri de bord interactive, vom crea un tablou de bord interactiv „Proiecte independente” ca exemplu.

Va trebui să vă aranjați datele într-un format tabelar. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda rapidă de la tastatură CTRL + T și selectați datele. În acest scop, datele noastre sursă vor arăta oarecum astfel:

1. După ce ați terminat, deschideți o nouă foaie de lucru și etichetați-o ca Masă rotativă.
2. În foaia de lucru, vom crea un tabel Pivot mergând la Introduce opțiunea de pe panglică. Selectați intervalul de date pentru tabelul dvs.
3. Acum, este timpul să alegeți câmpurile pentru tabelul pivot.
4. Urmând exemplul nostru de mai sus, selectați câmpurile—Sarcină, Numele managerului, Datele de începere și de sfârșit a proiectului, Durata, Zile până la finalizare, progres, etc. pentru etichetele dvs. de rând.
5. Pentru etichetele coloanelor, atribuiți valori bugetate și reale
6. Odată ce datele apar în foaia de lucru, aranjați-le într-un format tabelar. Pentru a face acest lucru, accesați secțiunea aspect în Design > Aspect raport, și selectați Afișați în formă tabelară din opțiunile derulante.
7. Degrupați datele făcând clic dreapta pe câmpurile de date. De asemenea, va trebui să dezactivați subtotalurile. Pentru a face acest lucru, mergeți la Fila Design > Subtotaluri > Nu afișați subtotaluri. Acum, PivotTable ar arăta astfel:
8. Pentru a alege o culoare PivotTable, accesați Fila Design > Stiluri tabel pivot.
9. Dezactivați anteturile pliabile mergând la PivotTable Analyze > Show (colțul extrem din dreapta). Închide Butoane +/-.
10. Pentru a vă organiza datele în continuare, accesați Design > Aspect raport > Repetați toate etichetele articolului.

3. Aplicați formulele adecvate

Este esențial să vă asigurați că utilizați formulele corecte, altfel datele dvs. vor fi inexacte și înșelătoare.

Pentru exemplul nostru, să începem prin a număra numărul de proiecte din diferite categorii: începute, în curs de desfășurare sau finalizate. Pentru a face acest lucru, va trebui să folosim COUNTIF și COUNTIFS funcții.

1. Creaza un nou "Calcule" foaia de lucru pentru a lucra cu formule și diagrame în timp ce vă construiți tabloul de bord.
2. Introduceți starea proiectelor („Lucrări în curs”, „Proiecte active rămase”, „Finalizate înainte de data scadentă” și „Finalizate”) pe rânduri consecutive, după cum se arată mai jos.
3. Apoi, selectați Progres (%) coloana din tabelul pivot. Numărul total de sarcini este de 32.
4. Folosind funcția COUNTIF(E), puteți calcula numărul de proiecte clasificate în subtitluri, după cum urmează.
5. În funcție de natura proiectelor pentru care utilizați filtre, asigurați-vă că includeți coloanele de date adecvate în foaia de lucru Tabel pivot - pentru proiectele active, este logic să utilizați Progres coloana, în timp ce pentru proiectele anulate, utilizați coloana Anulate.

4. Utilizați elemente vizuale, diagrame și grafice

Cu ajutorul formulelor adecvate și al formatării vizuale, puteți crea diagrame sau grafice semnificative care vă ajută să vă înțelegeți mai bine datele. În acest exemplu, să încercăm să adăugăm o diagramă pentru proiectele finalizate; urmați pașii enumerați mai jos:

1. În foaia de calcule, priviți celula B7 așa cum se arată mai sus.
2. Pentru a vă reprezenta graficul, începeți prin a selecta celulele D7 și E7.
3. Apoi, du-te la Inserați > Toate diagramele > Diagrama Sunburst sau Donut.
4. Odată ce graficul apare, faceți clic pe plus (+) simbolul din dreapta pentru a accesa opțiunile de formatare. Alege Elementele diagramei așa cum doriți.
5. Faceți clic pe diferite părți ale diagramei pentru a afișa opțiuni de formatare, cum ar fi Formatați seria de date, zona de grafică etc. Folosind acestea; puteți personaliza cu ușurință culorile, titlurile, marginile și alte atribute pentru diagramă.
6. Odată ce ați făcut acest lucru, puteți copia și lipi diagrama în partea de sus a tabloului de bord și să o aliniați în consecință.

Pentru celelalte rânduri, selectați datele dorite în Calcule și repetați procesul de mai sus pentru orice alte diagrame sau grafice pe care doriți să le includeți.

5. Adăugați setări și file interactive

Puteți adăuga cu ușurință elemente precum hărți termice, pictograme, slicere și bare de defilare la tabloul de bord pentru a-l face mai interesant, informativ și captivant pentru publicul dvs. Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre ele.

Inserați dispozitive de tăiere pentru interactivitate

Slicerele sunt file scurte care vă permit să filtrați datele de pe tabloul de bord în timp real. Iată cum să le adăugați la tabloul de bord:

1. Selectați celulele care conțin datele dvs.
2. Navigați la Fila Inserare > Filtre > Slicer.
3. Alegeți tipul de slicer dorit din meniul drop-down, apoi faceți clic BINE.
4. Pentru a le alinia orizontal, faceți clic pe Secțiunea butoane într-o filă separată Slicer. De asemenea, le puteți lăsa așa cum sunt, în funcție de cum doriți să arate tabloul de bord.

Pentru tabloul de bord, vom adăuga sectoare pentru titluri—Managerii și Proiecte. Iată cum să faci asta:

1. Selectați datele din dvs Calcule foaie și selectați aceste opțiuni din meniul derulant.
2. În continuare, va trebui să conectați slicere la tabelele pivot. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe slicer și faceți clic Raportați conexiunile.
3. În caseta de dialog care apare, selectați toate Tabelele Pivote și Diagramele Pivot și faceți clic BINE.

Barele de defilare vă permit să vizualizați date actualizate, ceea ce este util dacă vă uitați la ceva care se schimbă în timp.

1. Pentru a adăuga o bară de defilare, accesați Dezvoltator fila. Rețineți că această opțiune nu este activată în mod implicit.
2. Pentru a activa fila Dezvoltator, accesați Fișier > Opțiuni > Personalizare panglică.
3. Sub Principal fila, verificați Dezvoltator cutie.
4. Pentru a introduce bara de defilare, accesați Fila Dezvoltator > Inserare > Comenzi formular. Treceți cu mouse-ul peste opțiuni și selectați Bara de defilare.
5. Trageți-l și plasați-l în rândul sau coloana dorită din tabloul de bord

Adăugați o filă Prezentare generală rapidă (proiect).

Pentru a obține o vizualizare rapidă a detaliilor proiectului, puteți importa datele din Tabelul Pivot în tabloul de bord. Vom folosi funcția INDEX, așa cum se arată mai jos. Matricea noastră de date constă din celulele B8 până la K40 din fila Pivot Table.

Pentru a afișa datele din tabelul nostru pivot, vom introduce funcția:

=INDEX(„Tabelele pivot”!$B$8:$K$40, „Tabelele pivot”!$B$6 + RÂNDURI(Tabloul de bord!$A$13:F17)-1, COLONNE(Tabloul de bord!$A$13:F17))

Acum, tabloul nostru de bord arată cam așa:

Aplicați formatarea condiționată

Acum că am creat o filă de prezentare rapidă a proiectului, poate doriți să evidențiați procentele de actualizare a proiectului. Poți cu ușurință utilizați formatarea condiționată pentru a aplica scale de culoare sau bare de date pentru a face acest lucru. Acest lucru vă va permite să vedeți dintr-o privire care proiecte sunt finalizate și care necesită mai multă muncă.

Aici, am folosit o scară cu trei culori pentru a evidenția progresul proiectelor individuale, după cum se arată mai jos:

Adăugați hărți termice pentru a vizualiza valorile între date

Hărțile termice sunt instrumente de vizualizare care pot fi utile pentru a evidenția modelele din datele dvs. De exemplu, puteți utiliza o hartă termică pentru a afișa numărul de ocazii când vizitatorii au făcut clic pe diferite părți ale paginii dvs. web.

Mai întâi, va trebui să creați un tabel cu datele pe care doriți să le vedeți mapate. În exemplul nostru, am calculat numărul de proiecte între două date folosind funcția COUNTIFS, așa cum se arată mai jos.

Puteți utiliza formatarea condiționată pentru a aplica reguli diferitelor părți ale tabelului. Tabloul de bord finalizat ar arăta astfel:

Tablouri de bord interactive Excel: analizați și comunicați valorile cheie

Tablourile de bord Excel sunt o modalitate excelentă de a vizualiza datele și sperăm că acest ghid vă poate ajuta să creați unul specific pentru nevoile dvs. Interactive și dinamice, aceste instrumente utile pot ajuta factorii de decizie într-o analiză rapidă și ușoară a datelor relevante.

Cu doar o liniuță sau două de creativitate, foile de calcul Excel pot depăși cu mult normalitatea și puteți crea ceva cu adevărat captivant și prezentabil.