Cu toții am fost acolo. Lucrând în ultimele două zile la o prezentare PowerPoint care nu ar trebui să vă ia mai mult de câteva ore. Și de fiecare dată când crezi că ești aproape de a o termina, găsești alte informații sau imagini pe care trebuie să le adaugi.
Adevărul este că realizarea unei prezentări PowerPoint nu trebuie să consume atât de mult timp. De aceea, am alcătuit o listă de sfaturi pentru a vă economisi timp atunci când lucrați la următoarea prezentare.
1. Planificați-vă prezentarea
Puteți începe să economisiți timp când lucrați la prezentarea dvs., chiar înainte de a deschide PowerPoint. Puteți folosi orice, de la o aplicație text până la o simplă bucată de hârtie pentru a contura conținutul și designul diapozitivelor dvs. Gândiți-vă la ideea generală pe care doriți să o transmiteți și cine este publicul dvs.
Chiar dacă ați mai făcut acest lucru înainte, planificarea în avans vă va ajuta să vă dați seama dacă ar trebui să adăugați o cronologie, să creați o diagramă circulară sau să adăugați un videoclip.
2. Transformați documentele Word într-o prezentare PowerPoint
În loc să lucrezi la reunirea aceleiași informații de două ori, poți transforma un document Microsoft Word într-o prezentare PowerPoint. Instrumentul nu este perfect, deoarece trebuie să formatați corect documentul Word, dar vă poate economisi ceva timp în timp ce editați prezentarea.
3. Utilizați șabloane PowerPoint
Una dintre cele mai eficiente moduri de a economisi timp atunci când lucrați la o prezentare PowerPoint este utilizarea șabloanelor. În acest fel, prezentarea dvs. va avea un design coerent, deoarece șabloanele conțin fonturi, efecte, fundaluri, machete și chiar conținut. Puteți accesa șabloanele PowerPoint accesând Fișier > Nou.
Cea mai bună parte este că puteți personaliza șabloanele și le puteți stoca pentru utilizare ulterioară. Puteți include chiar și un șablon PowerPoint în marca dvs. personală sau de afaceri. Dacă nu găsești nimic care îți place și vrei ca prezentarea ta să iasă în evidență, poți găsiți online șabloane animate gratuite de prezentare PowerPoint.
4. Utilizați diapozitive principale
Utilizarea slide-ului principal este o metodă excelentă pentru a vă asigura că toate diapozitivele vor avea un design uniform. Și puteți schimba rapid designul general al prezentării prin editarea diapozitivului principal. În plus, cel Slide Master este un instrument excelent pentru a crea prezentări impresionante.
Dacă trebuie să utilizați adesea aceeași comandă, o puteți adăuga în bara de instrumente PowerPoint pentru a o accesa mai rapid. Iată cum o poți face:
- Deschide Fişier meniu și accesați Opțiuni.
- În fereastra Opțiuni PowerPoint, faceți clic Bara de acces rapid.
- A stabilit Alegeți comanda din la Toate comenzile dacă nu sunteți sigur în ce categorie este inclus instrumentul de care aveți nevoie.
- Selectați comanda preferată.
- Clic Adăuga> OK pentru a-l adăuga în bara de instrumente.
6. Obiecte duplicate
Modul tradițional de a duplica un obiect în PowerPoint este să îl selectați, apăsați Ctrl + C și apoi lipiți-l. Dezavantajul acestei metode este că nu aveți control real asupra locului în care PowerPoint plasează obiectul duplicat. Deci, iată cum puteți controla mai bine obiectele duplicate.
apasa si tine apasat Ctrl (sau CMD) și selectați obiectul pe care doriți să îl duplicați. Apoi, trageți-l acolo unde ar trebui să fie copia. Această metodă funcționează chiar și cu mai multe obiecte și diapozitive.
7. Mutați obiectele cu un pixel
De câte ori te-ai chinuit să repoziționezi un obiect, mai ales dacă era unul mic și ai avut un mouse suprasensibil? Dacă doriți să mutați ușor un obiect, selectați-l și apăsați una dintre tastele săgeți. Aceasta va muta obiectul cu un pixel în direcția selectată.
8. Învață să găsești rapid obiecte
Dacă ați adăugat o mulțime de obiecte la prezentarea PowerPoint, este posibil să aveți dificultăți când vine vorba de a găsi unul dintre ele. Pe măsură ce suprapuneți, grupați sau trimiteți obiecte în spate, devine mai greu să le mutați.
Dacă doriți să găsiți rapid un obiect, utilizați Tab cheie pentru a parcurge ele. Dacă obiectul pe care doriți să îl selectați este inclus într-un grup, selectați mai întâi grupul și apăsați Tab. În acest fel, veți parcurge doar obiectele incluse în acel grup.
9. Schimbați vizualizarea implicită
Vizualizarea implicită a PowerPoint este setată la Normal. Dar dacă sunteți obișnuit să utilizați o setare diferită, este posibil să aveți dificultăți în a crea prezentarea PowerPoint. Iată cum puteți schimba vizualizarea implicită PowerPoint:
- Deschide Fişier meniu și accesați Opțiuni.
- Din meniul din stânga, faceți clic Avansat.
- În Afişa secțiunea, deschideți Deschideți toate documentele folosind această vizualizare și selectați opțiunea preferată.
- Clic Bine.
10. Utilizați comenzile rapide de la tastatură
Nu se poate nega că utilizarea comenzilor rapide de la tastatură va accelera procesul, indiferent de ceea ce faci. Chiar și cunoașterea câtorva comenzi rapide pentru cele mai comune instrumente vă va economisi timp, deoarece nu trebuie să treceți de fiecare dată prin filele PowerPoint. Dacă sunteți un utilizator Windows, există o mulțime de Comenzi rapide de la tastatură PowerPoint care merită cunoscute.
11. Utilizați programe de completare PowerPoint
Suplimentele sunt programe suplimentare concepute pentru a adăuga funcții sau comenzi noi la aplicațiile dvs. Office. Există o mulțime de suplimente gratuite online care vă pot ajuta să introduceți rapid imagini, să creați coduri QR sau să faceți faceți prezentarea mai interactivă în general.
12. Repetați ultima comandă
Există o modalitate rapidă de a folosi ultima comandă din nou și din nou, iar cea mai bună parte este că funcționează în toate aplicațiile Office.
Pentru a utiliza ultima comandă, apăsați pur și simplu F4. Cu toate acestea, nu lăsați memoria musculară să vă depășească intenția și apăsați accidental Alt + F4 deoarece poate fi necesar să vă recuperați fișierul nesalvat.
13. Reciclați o prezentare mai veche
Dacă aveți puțin timp și trebuie să veniți cu o prezentare PowerPoint arătosă, puteți utiliza munca anterioară. În loc să începeți de la zero, puteți edita o copie a unei prezentări mai vechi.
Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că prezentarea dvs. va fi identică cu cea veche. Puteți schimba șablonul, puteți seta o nouă temă de culoare și puteți adăuga câteva animații pentru un aspect proaspăt.
Nu pierdeți timpul în PowerPoint
PowerPoint vine cu multe instrumente și trucuri care vă pot ajuta să economisiți timp în timp ce lucrați la diapozitive. Există câteva instrumente, cum ar fi diapozitive principale, suplimente sau șabloane, pe care ar trebui să le utilizați chiar de la început.
Acum că ți-ai terminat prezentarea cu mult timp rămas, poți folosi antrenorul de vorbitori PowerPoint pentru a-ți lucra la abilitățile de prezentare.