Finanțele pot fi intimidante. Și când te gândești la foi de calcul, pot veni în minte două cuvinte: formule și funcții. Dar, datorită Foilor de calcul Google, urmărirea cheltuielilor dvs. nu trebuie să fie o bătaie de cap. Nici nu trebuie să investești într-un alt software.
Deci, cum puteți construi un monitor personalizat al cheltuielilor fără curba de învățare care vine cu stăpânirea foilor de calcul? Citiți mai departe pentru instrucțiuni pas cu pas.
Ce coloane să includeți în instrumentul dvs. de urmărire a cheltuielilor Google Sheets
Urmărirea cheltuielilor dvs. poate părea mult dacă nu ați mai făcut-o până acum, dar păstrarea lucrurilor simple vă va ajuta să mergeți mai departe. Începeți cu trei coloane simple - patru, dacă doriți să adăugați data la tranzacțiile dvs. - și creați o foaie de calcul mai detaliată ulterior, dacă este necesar.
Cele trei coloane cu care începeți sunt Locație, Categorie și Sumă.
- Loc— este magazinul la care ai fost.
- Categorie— este tipul de articole pe care le-ați cumpărat.
- Cantitate— este totalul plătit în acea tranzacție.
Folosind aceste trei coloane, puteți vedea cât cheltuiți într-o categorie, dar puteți căuta și modele în magazinele pe care le vizitați.
Este tentant să obțineți mai multe detalii și să urmăriți articole individuale, dar acest lucru va adăuga mult timp procesului și vă puteți pierde interesul. Dacă uitați adesea ceea ce ați cumpărat dintr-un magazin, adăugați o coloană pentru note rapide, generale sau pur și simplu păstrați chitanțele.
Cum să creați un meniu derulant cu coduri de culori pentru categoriile dvs. de cheltuieli în Foi de calcul Google
Puteți crea un meniu derulant folosind validarea datelor în Foi de calcul Google. Aceasta este o soluție excelentă pentru monitorizarea cheltuielilor, deoarece vă permite să selectați rapid o categorie cu câteva clicuri, în loc să o introduceți manual de fiecare dată. Puteți face acest lucru urmând acești pași:
- Faceți clic pe o celulă de sub Categorie.
- Du-te la Date meniul din partea de sus a ecranului.
- Selectați Data validarii din lista.
- În Criterii, alege Listă de obiecte.
- Introduceți numele categoriilor în câmp, separându-le cu virgulă.
- Lovit Salvați.
Veți vedea săgeata drop-down în celulă după ce o salvați. Păstrați celula selectată - acum este timpul utilizați formatarea condiționată în Foi de calcul Googlepentru a codifica culorile categoriilor dvs. Pentru a face acest lucru:
- Mergi la Format în meniul de sus.
- Selectați Formatarea condițională din listă—o bară laterală va apărea după ce o faci.
- Sub Reguli de format, dați clic pe meniul drop-down de mai jos Formatați celule dacă...
- Alege Textul conține.
- Plasați un nume de categorie în câmpul care apare dedesubt.
- Sub Stilul de formatare,schimbați culoarea de fundal sau culoarea textului.
- Lovit Terminat.
- Repetați acest lucru cu celelalte categorii.
Pentru a plasa meniul drop-down în fiecare celulă sub coloana Categorie, copiați celula cu formatarea. Apoi, înainte de a lipi, faceți clic pe celula de titlu în timp ce țineți apăsat CMD sau CTRL.
Cum să utilizați formatarea datei și a monedei în Foi de calcul Google
Dacă doriți să păstrați o formatare constantă a datei și a monedei sub fiecare celulă din Foile de calcul Google, iată cum să faceți acest lucru:
Formatarea datei
Dacă utilizați o coloană de dată și doriți să păstrați lucrurile consecvente, puteți adăuga o formatare specifică celulelor dvs. Pentru a face acest lucru:
- Selectați întreaga coloană folosind litera din partea de sus.
- În bara de instrumente, faceți clic Mai multe formate-simbolul său este 123.
- Alege Data— lângă este un exemplu despre cum va arăta data.
Alternativ, puteți face acest lucru intrând în Format meniu în partea de sus și dedesubt Număr, alegând Data sau Data și ora personalizate.
Formatarea monedei
Pentru a adăuga formatarea monedei la coloana sumei dvs., selectați întreaga coloană > Mai multe formate și faceți clic pe semnul dolarului ($) din bara de instrumente. De asemenea, puteți găsi opțiunea în Format meniul de sub Număr. Aici, puteți alege Valută, rotunjitevalută, și Moneda personalizată.
Moneda personalizată vă permite să schimbați modul în care apar zecimala și simbolul, să specificați tipul de dolari cu care lucrați sau să alegeți o altă monedă.
Cum să utilizați funcția SUM pentru cheltuielile totale în Foi de calcul Google
Funcțiile sunt puțin intimidante, dar unele sunt mult mai ușor de utilizat decât altele, așa că stai bine dacă nu ești foarte încrezător. Puteți folosi funcția SUM din Foi de calcul Google pentru a vă ajuta să urmăriți totalul cheltuielilor dvs. și tot ce este nevoie este de câțiva pași.
- Selectați celula în care doriți să păstrați totalul.
- Mergi la Introduce în meniul de sus.
- Selectați Funcţie.
- Alege SUMĂ în fruntea listei.
- Cu cursorul între paranteze, faceți clic pe litera de deasupra coloanei.
- Lovit introduce pe tastatura ta.
Acum totalul dvs. va apărea în acea celulă, modificându-se pe măsură ce adăugați sau scădeți din coloană. Alternativ, puteți tasta =SUM() în celulă și completați parantezele în același mod.
Cum să utilizați funcția SUMIF pentru totalurile de categorii în Foi de calcul Google
Folosind funcția SUMIF vă permite să puneți condiții pentru ceea ce adăugați, pe care le puteți utiliza pentru a obține totalurile categoriei. Iată cum:
- Selectați celula în care doriți să fie totalul.
- Mergi la Introduce în meniul de sus.
- Selectați Funcţie, apoi Matematică, și SUMIF.
- Între paranteze, introduceți intervalul de coloană de categorie - exemplu B: B.
- Adăugați o virgulă și introduceți numele categoriei între ghilimele.
- Introduceți o altă virgulă și adăugați intervalul de coloană cu cantitate.
- presa introduce pe tastatura ta.
- Repetați acest lucru pentru fiecare categorie.
Acum, totalul categoriei dvs. va apărea și se va modifica pe măsură ce lucrați. Alternativă la trecerea prin Introduce din meniu, puteți tasta =SUMIF() în celulă și completați parantezele, urmând aceiași pași.
Cum să utilizați filtrele pentru a vizualiza categoriile de cheltuieli în Foi de calcul Google
Dacă doriți să sortați sau să ascundeți tranzacțiile, puteți adăuga un filtru la foaia dvs. Google. Pentru a face acest lucru, selectați coloana pe care doriți să o sortați și faceți clic pe Creați un filtru pictograma din bara de instrumente. Trei rânduri vor apărea lângă titlul coloanei.
Faceți clic pe cele trei linii și veți vedea o listă de opțiuni. În coloanele categorie, puteți utiliza Filtrați după culoare pentru a afișa rapid o categorie sau utilizați lista de verificare din partea de jos pentru a le selecta și deselecta. De asemenea, puteți utiliza Sortați de la A la Z în coloana sumei pentru a vedea tranzacția dvs. de la cel mai mic la cel mai scump, sau sortați Z-A pentru opusul.
Urmăriți-vă cheltuielile cu Foi de calcul Google
Finanțe și funcții pot fi intimidante, dar Foi de calcul Google le elimină îngrijorarea pe ambele. În plus, spre deosebire de șablonul pe care îl descărcați de pe internet, dacă ceva nu merge bine cu foaia de calcul, veți ști exact cum să îl remediați.
Cel mai bine, puteți folosi aplicația Foi de calcul Google de pe telefon pentru a introduce cu ușurință tranzacții din mers. În acest fel, nu te joci la sfârșitul lunii.
