Probabil că deschideți Outlook și utilizați zilnic unele dintre caracteristicile sale interesante, cum ar fi steaguri, clasificare și arhivare. În timp ce aceste caracteristici vă facilitează gestionarea e-mailurilor, există și alte instrumente Outlook disponibile care vă pot duce organizația de e-mail la nivelul următor.
În această postare, vă vom spune șapte sfaturi și trucuri avansate Outlook pe care poate doriți să le verificați data viitoare când deschideți căsuța de e-mail.
1. Răspundeți la e-mailuri repetitive cu părți rapide
Te trezești să tastezi din nou și din nou același conținut de e-mail? Probabil că colegii tăi pun frecvent aceeași întrebare sau faci mereu același anunț în fiecare lună. În acest caz, Quick Parts va fi cel mai bun prieten al tău.
O colecție de conținut reutilizabil, Quick Parts, este una dintre cele mai bune modalități de a vă îmbunătăți fluxul de lucru în Outlook. Puteți accesa această funcție din Introduce de fiecare dată când răspundeți la (sau creați un nou) e-mail.
Pentru a adăuga un nou fragment la Quick Parts, pur și simplu deschideți un nou e-mail, introduceți mesajul sau expresia și evidențiați textul. Apoi, du-te la Inserare > Piese rapide > Salvare selecție în Galeria de piese rapide. Puteți începe să utilizați acest fragment oricând doriți.
2. Reutilizați mesajele frecvente cu șablonul de e-mail
Similar cu Quick Parts, șabloanele de e-mail din Outlook vă ajută să economisiți timp prin reutilizarea mesajelor compuse anterior. Nu mai trebuie să tastați din nou același e-mail, deoarece trebuie doar să scoateți șablonul de e-mail predefinit. Avantajul său față de Quick Parts este că puteți completa și subiectul și destinatarii, nu doar corpul.
Pentru a crea un șablon de e-mail, pur și simplu creați un nou e-mail și introduceți mesajul. Puteți alege să lăsați destinatarii și liniile de subiect necompletate. Apoi, du-te la Fișier > Salvare ca. Salvați e-mailul ca un Șablon Outlook în folderul implicit.
Pentru a utiliza șablonul, faceți clic pe Articole noi de la tine Acasă fila. Selectați Mai multe articole > Alegeți formular, și schimbați Uită-te în câmp către UȘabloane ser în sistemul de fișiere. Acolo, puteți alege un șablon de e-mail pe care l-ați creat anterior.
3. Simplificați acțiunile frecvente cu pași rapidi
Pașii rapidi sunt trimise spre cer pentru oamenii care fac în mod constant aceeași serie de acțiuni pentru e-mailurile pe care le primesc. De exemplu, când primiți un e-mail urgent de la un coleg după programul de lucru, îl semnalați, schimbați starea la importanță ridicată și apoi trimiteți un răspuns care spune: „Vă voi contacta mâine”.
Acest lucru poate fi prea obositor dacă nu vă place să petreceți mai mult de 30 de secunde pentru a asista la astfel de e-mailuri. Deci, în loc să faceți pașii de mai sus manual, puteți doar să vă automatizați acțiunea cu Pași rapidi.
Puteți găsi cu ușurință această funcție pe Acasă fila aplicației dvs. Outlook. Există deja pași rapidi prestabiliți disponibili aici, cum ar fi „Terminat" care marchează e-mailul ca fiind complet, îl mută într-un dosar și îl marchează ca citit. "Către Manager" care trimite e-mailul managerului dvs.; și "Răspunde și șterge" care trimite un răspuns și șterge mesajul original. Cu toate acestea, vă puteți personaliza și propria serie de acțiuni.
4. Creați reguli pentru o mai bună gestionare a e-mailului
Regulile sunt oarecum similare cu Quick Steps, deoarece vă permit, de asemenea, să gestionați e-mailurile primite (și trimise) într-un mod specific. De exemplu, Rules poate muta e-mailurile din John Doe în folderul Arhivă și le pot marca ca citite. De asemenea, puteți utiliza Reguli pentru CC sau BCC automat în Outlook.
Totuși, spre deosebire de Quick Steps, în care trebuie să alegeți un anumit Quick Step înainte de a putea fi aplicat unui mesaj, regulile sunt automate. De îndată ce primiți un e-mail care îndeplinește condițiile pe care le-ați stabilit în regulă, acțiunile pe care le-ați selectat se vor aplica automat. Acest lucru face ca organizarea căsuței primite să fie mult mai puțin stresantă. Vă puteți crea propria regulă navigând la Acasă > Regulă > Creare regulă.
5. Trimiteți răspunsuri automate în afara biroului în timp ce sunteți plecat
Cu excepția cazului în care sunteți un super workaholic și vă este teamă să nu ratați, probabil că nu vă place să vă verificați e-mailurile în timp ce sunteți în vacanță. Cu toate acestea, nici nu vă place să vă lăsați colegii de muncă și clienții agățați. De aceea este important să setați răspunsuri automate până când reveniți în modul de lucru.
Răspunsurile automate sunt exact ceea ce implică numele. Când este activat pentru o anumită durată, persoanele care vă trimit e-mail în timpul respectiv vor primi automat un răspuns cu mesajul pe care l-ați compus în setarea dvs. Răspunsuri automate. Pentru a crea unul, navigați la Fișier > Informații > Răspunsuri automate.
6. Sortați cu ușurință prin căsuța de e-mail cu Clean Up
Ultimul lucru pe care vrei să-l vezi după ce te întorci din vacanță este o căsuță de e-mail plină cu sute de e-mailuri redundante. Deși nu poți preveni acest lucru, există o modalitate prin care poți face ca Outlook să distragă mai puțin atenția: funcția Curățare.
Acest lucru șterge mesajele redundante din firele de e-mail, astfel încât să puteți citi mai puține mesaje, dar să înțelegeți în continuare întreaga conversație. De exemplu, tu și Claire ați primit un e-mail de la Louie. Claire a răspuns și a inclus mesajul original al lui Louie în răspunsul ei. Clean Up va șterge apoi e-mailul lui Louie, deoarece conținutul acestuia poate fi deja găsit în răspunsul lui Claire.
Dacă vă faceți griji că această funcție ar putea șterge e-mailurile importante, puteți oricând să vă îndreptați către folderul Elemente șterse, unde sunt mutate mesajele duplicate. Pentru a utiliza Clean Up, accesați Acasă filă și faceți clic Curăță în Șterge secțiune.
7. Utilizați formatarea condiționată pentru a evidenția mesajele importante
Dacă ești cineva care primește sute de e-mailuri într-o zi, este ușor să pierzi evidența celor mai importante, cum ar fi cele de la șeful tău sau de la client. Aici intervine formatarea condiționată.
Această caracteristică Outlook vă permite să personalizați anumite e-mailuri pentru a le face să apară din căsuța de e-mail. De exemplu, puteți crea un format condiționat pentru a schimba fontul e-mailurilor șefului dvs. în Comic Sans. De asemenea, puteți face astfel încât orice mesaj cu „Întâlnire” în linia de subiect să devină o nuanță vibrantă de roz. Puteți găsi setările de formatare condiționată în Vizualizare > Setări de vizualizare.
Fii un Microsoft Outlook Pro cu aceste sfaturi și trucuri
Aceste șapte sfaturi și trucuri avansate abia zgârie suprafața funcțiilor Outlook. Cu cât folosiți mai mult aplicația, cu atât veți descoperi cu siguranță funcții noi și utile care vă pot ajuta să vă supraîncărcați gestionarea e-mailului.
