Microsoft Outlook este clientul de e-mail preferat al tuturor. Este ușor de utilizat, cu o mulțime de funcții de îmbunătățire a productivității utilizate în mod regulat într-un cadru de întreprindere. Deseori, efectuați acțiuni în mod repetitiv pe parcursul zilei în Outlook.
Din fericire, Microsoft a inclus o funcție ingenioasă de creștere a productivității numită Quick Steps pentru a ajuta la automatizarea unei serii de pași. Citiți în continuare în timp ce vă spunem ce este Pașii rapidi și cum puteți profita la maximum de ei pentru a deveni mai productiv în Outlook.
Ce sunt pașii rapidi în Microsoft Outlook?
Pași rapidi este o funcție de productivitate ușor de utilizat, disponibilă în Outlook 2013 și versiunile ulterioare. Face posibilă automatizarea rapidă a unei serii de acțiuni repetitive multiple. Automatizarea acestor sarcini are avantajul suplimentar de a face mai ușoară gestionarea mai multor cutii poștale simultan, economisind totodată o cantitate prețioasă de timp zilnic.
Puteți utiliza Pași rapidi pentru diferite scenarii. Un caz de utilizare de zi cu zi ar putea fi mutarea automată a unui e-mail într-un anumit folder în același timp
redirecționarea unui e-mail unui coleg și semnalându-l ca fiind crucial într-un singur clic.În mod implicit, Microsoft Outlook vă oferă câteva acțiuni rapide utilizate în mod obișnuit. Le puteți folosi așa cum sunt sau personalizați pașii rapidi impliciti în funcție de nevoile dvs. Dacă acest lucru nu este suficient, puteți crea un pas rapid personalizat pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru de rutină.
Utilizarea pașilor rapidi impliciti în Microsoft Outlook
Pe Microsoft Outlook, puteți utiliza cu ușurință pașii rapidi impliciti din mers. Există patru pași rapidi predefiniti în Outlook (ca parte a Office 365): Mutați la, către manager, e-mail echipei, și Răspunde și șterge.
Va trebui să le configurați cu adresele de e-mail corecte ale destinatarului și folderele preferate înainte de a le putea utiliza pentru prima dată. Pentru a utiliza Mutați la Pas rapid, urmați pașii de mai jos:
- De la Acasă filă, faceți clic pe Mutați la de la Pași rapidi secțiune.
- În Configurare pentru prima dată caseta de dialog, alegeți folderul în care doriți să mutați e-mailurile și redenumiți Pasul rapid dacă este necesar.
- Click pe Salvațiși sunteți gata să mutați rapid e-mailurile.
- Selectați e-mailul pe care doriți să îl mutați în alt dosar și faceți clic pe Pasul rapid salvat din Acasă fila. Outlook va muta direct e-mailul în folderul configurat.
Puteți configura ceilalți pași rapidi impliciti într-un mod similar. Ați putea fi, de asemenea, interesat să învățați cum să arhivați e-mailurile în Microsoft Outlook pe computer.
Cum să creați un pas rapid personalizat în Microsoft Outlook
Dacă descoperiți că pașii rapidi impliciti nu se potrivesc fluxului dvs. de lucru, puteți crea cu ușurință un pas rapid personalizat. Poate fi doar o acțiune simplă, cum ar fi ștergerea sau redirecționarea unui e-mail, sau o serie de acțiuni, cum ar fi redirecționarea unui e-mail către un coleg și apoi mutarea acestuia într-un folder dedicat.
Odată configurat, puteți automatiza aceste sarcini stricte cu un singur clic. Pentru acest exemplu, vom crea un pas rapid personalizat în Microsoft Outlook care:
- Mută un e-mail într-un folder diferit
- Marchează e-mailul ca necitit
- Redirecționează e-mailul către un coleg
- Semnalează e-mailul ca important
Iată cum îl vom configura:
- Selectează Creaza nou opțiunea din Pași rapidi grup de file sub Acasă.
- Dați un nume Quick Step sub Nume câmp (îl vom numi Demo).
- Din meniul derulant de sub Acțiuni secțiunea, mai întâi, selectați Mută in director și va alege folderul de destinație.
- Apasă pe Adăugați o acțiune butonul și selectați marcheaza ca necitit.
- Încă o dată, faceți clic Adăugați o acțiune pentru a configura redirecționarea e-mailului și alegeți Redirecţiona.
- În La… câmp, introduceți adresa de e-mail către care doriți să redirecționați e-mailul sau selectați una din agenda dvs. de adrese.
- În cele din urmă, vom face clic pe Adăugați o acțiune pentru a include statutul de pavilion.
- Opțional, puteți configura și un Scurtătură din meniul derulant.
- Odată ce sunteți gata, faceți clic pe finalizarea.
- Puteți utiliza Quick Step personalizat din Pași rapidi secțiunea sau tasta de comandă rapidă configurată.
Microsoft Outlook este la fel de productiv ca întotdeauna
Pașii rapidi în Microsoft Outlook sunt o dovadă a reputației Outlook ca client de e-mail profesionist care face munca de rutină ușoară. Dacă vă gândiți vreodată să treceți de la Microsoft Outlook, este posibil să fiți plăcut surprins de caracteristicile altor clienți de e-mail.
