Nu este un secret pentru nimeni că persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă au nevoie de abilități de comunicare. De fapt, abilitățile de comunicare sunt în mod constant una dintre cele mai dorite calități pe care managerii de angajare le caută la candidații la locuri de muncă. Întregul proces de angajare necesită abilități de comunicare: crearea CV-ului pentru a obține acel interviu de angajare, lucrul efectiv la locul de muncă și, în final, demisia (sau concedierea).
Acum că lucrul la distanță este în creștere; abilitățile de comunicare au devenit și mai importante pentru succesul în carieră. Dacă pot apărea neînțelegeri în întâlnirile față în față, ce mai mult atunci când cea mai mare parte a interacțiunii se realizează online? Iată care sunt cele mai importante abilități de comunicare de care aveți nevoie pentru a reuși la locul de muncă la distanță.
1. Luarea de note
Luarea de note este o abilitate importantă în lumea digitală, unde suntem supraîncărcați cu informații. Un articol Pew Research Center
despre efectele negative ale unei vieți digitale citează un respondent spunând:„Un impact major (al vieții digitale) este scăderea generală a memoriei pe termen scurt și... care a fost întrebarea?” - respondent anonim, Pew Research Center
A fi hiperconectat a făcut dificilă menținerea sarcinii, ceea ce pune o problemă pentru angajatori și lucrătorii de la distanță. La fel de Într-adevăr spune, angajatorii doresc membri ai echipei care să poată interpreta instrucțiunile și să transmită eficient acest lucru altora. Cu siguranță nu vei putea face asta dacă ești ca acel respondent anonim.
Dacă vă simțiți că uitați în mod constant sarcinile dvs., utilizați aplicații pentru luarea de note. Există o mulțime de instrumente online pe care le puteți folosi, de la aplicații foarte simple, cum ar fi Note lipicioase Microsoft la cele mai complicate Obsidian (pentru cei care iau note sofisticați pe steroizi) la popular Todoist, care ocupă un loc dulce între primele două.
2. Receptivitatea
La locul de muncă fizic, este ușor pentru oameni să discute cu tine la cabină sau în timpul orelor de prânz și să obțină un răspuns instantaneu. La locul de muncă virtual, puteți ignora sau uita cu ușurință să răspundeți la e-mailuri, apeluri sau mesaje instantanee.
Dacă nu doriți ca oamenii să creadă că sunteți lent la serviciu, faceți tot posibilul să fiți receptivi (cu excepția cazului în care sunteți într-o urgență sau în vacanță). Puteți pierde cu ușurință încrederea echipei sau a clientului dacă nu răspundeți la cele mai importante mesaje. Încercați aceste bune practici pentru a vă asigura că nu pierdeți nicio comunicare importantă:
- Stabiliți un program pentru a verifica mesajele în timpul zilei (unii preferă să facă acest lucru după-amiaza și își rezervă orele cele mai productive dimineața pentru muncă profundă).
- Gestionați notificările pe ceasul inteligent. Unele ceasuri inteligente vă permit să dezactivați notificările temporar atunci când trebuie să lucrați concentrat.
- Evitați rezervarea dublă și pierderea întâlnirilor importante cu cele mai bune calendare online gratuite.
- Informați-vă echipa cu privire la programul dvs. de lucru dacă lucrați în fusuri orare diferite sau dacă aveți un program diferit.
- Configurați un răspuns automat de vacanță recurent în Gmail.
- Răspuns automat la mesajele text pe Android.
- Trimiteți mesaje text automate pe un iPhone.
Dacă, în cazul în care ați ratat ceva, grăbiți-vă să vă cereți scuze și să vă corectați.
3. Prezentarea online
A oferi o prezentare online este foarte diferit de a oferi una personal. De obicei, va trebui să vă pregătiți propriul echipament tehnic sau va trebui să vă coordonați cu o altă persoană care se află în altă locație. Conectarea cu un public depinde, de asemenea, de contactul vizual, gesturi și mișcare, dintre care o mare parte se pierde online.
Acestea fiind spuse, asigurați-vă că investiți în echipamente bune și instrumente online, astfel încât să suneți profesionist și arata bine pe o camera web. Exersați-vă cu prezentarea - poate chiar înregistrați-vă folosind Război de ţesut înregistrator de ecran – până când sunteți încrezător în ceea ce privește tonul, volumul, diapozitivele și aspectul dvs.
Deoarece publicul dvs. va interacționa cu diapozitivele dvs. de cele mai multe ori, evitați să utilizați prezentări plictisitoare de diapozitive. Puteți descărca șabloane captivante pe site-uri precum 24 Diapozitive și Powerpointify. Sau poți încerca Prezentările lui Canva, care permite echipelor să colaboreze la o prezentare, permite publicului să pună întrebări și permite mai multor prezentatori să controleze diapozitive.
4. Luarea și oferirea de feedback constructiv
Este mai greu să-ți dai seama ce doresc clienții și angajatorii de la tine fără un contact față în față. De asemenea, este mai dificil să raportezi progresul muncii și așteptările într-un cadru de lucru la distanță. Nici măcar nu ai indicii nonverbale pe care să te bazezi și nici nu poți „interpreta” tonul pe baza unui e-mail.
Configurați-vă procesul de lucru pentru a include un sistem de feedback constructiv care le va oferi celor din echipa dvs. șansa de a se evalua sincer unul pe celălalt. Puteți face acest lucru prin:
- Formulare de feedback: Sugerați să utilizați un formular de feedback folosind șabloane editabile de la Formstack sau 123FormBuilder.
- Mesagerie instanta: Pune întrebări clarificatoare prin canalul de mesagerie instantanee preferat de client/șef. Puteți întreba: „Deci, pe baza ultimului dvs. e-mail, doriți să...” sau „Ați menționat că trebuie să... este corect?”
- E-mail: Creați și trimiteți un plan de acțiune după ce primiți orice feedback care vă solicită să vă îmbunătățiți munca.
5. Scriere profesională
O mare parte din comunicarea digitală are loc în prezent în scris, în special pentru echipele care au întors spatele întâlnirilor video lungi și neproductive. Discutăm, trimitem prin e-mail și documente formale, toate acestea ne obligă să scriem clar.
Abilitățile de scriere nu pot surprinde pe deplin trăsăturile comunicării în persoană, dar pot informa, convinge, motiva sau simplifica complexul în mod eficient dacă sunt făcute bine. Scrisul bun poate crea și spații intime și poate da impresia de imediată (dacă comunici în timp util, adică).
Pentru a vă spori priceperea de a scrie, întotdeauna editați-vă și corectați-vă lucrările. Este atât de ușor să instalezi un verificator gramatical, cum ar fi Gramatical sau Hemingwayși folosiți un tezaur online pentru a vă ajuta să creați documente fără erori. Pentru a învăța stilul și vocea, puteți descărca cărți Kindle sau vă puteți alătura cele mai bune comunități online pentru scriitori.
6. Utilizarea diverselor canale de comunicare
Cu atât de multe instrumente de comunicare disponibile astăzi, este important să le cunoaștem pe cele mai potrivite pentru a le folosi. Ar trebui să trimiteți un e-mail sau să utilizați mesageria instantanee? Este Slack sau Microsoft Teams mai bun? E-mailul este de obicei mai bun pentru a trimite informații detaliate, iar unii preferă experiența utilizatorului Slack, dar angajatorii și clienții dvs. ar putea gândi diferit.
Cel mai bun mod de a face acest lucru este să întrebați ce preferă. În timp ce alții pot vedea Skype ca fiind de modă veche, unii clienți încă îl preferă. Poate că ar alege chiar apelurile telefonice în locul apelurilor video.
De îndată ce știți canalul lor de comunicare preferat, încercați singur aceste canale. Citiți întrebări frecvente și urmăriți tutoriale online dacă platforma pare complicată. Cu puțină răbdare, vei putea stăpâni noi instrumente și vei câștiga mai multă încredere.
Comunicatorii calificați fac lucrători la distanță mai buni
Comunicatorul calificat de astăzi ar trebui să învețe cum să scrie eficient, să ia notițe, să fie receptiv, să facă o prezentare online, să ofere și să primească feedback și să folosească diferite canale de comunicare. De asemenea, ar trebui să cunoască cele mai bune instrumente de comunicare digitală de utilizat, în funcție de situație sau de preferința angajatorului.
Stăpânește aceste abilități importante de comunicare pentru a câștiga încrederea angajatorului sau a clientului și pentru a reuși la munca de la distanță. Sunteți în căutarea unui loc de muncă sau sperați să vă îmbunătățiți celelalte abilități pentru muncă? Poate doriți să aflați despre abilitățile de care aveți nevoie pentru a obține un loc de muncă.