În majoritatea mediilor de lucru, procesele fluxului de lucru sunt de obicei deja implementate pe care să le urmați. În calitate de freelancer, totuși, acesta este ceva pe care va trebui să îl dezvoltați și să îl implementați singur. Acest lucru poate fi intimidant la început, dar după câteva experimente, flexibilitatea de a alege propria documentație a fluxului de lucru poate fi încurajatoare.
De ce să vă deranjați să documentați procesul de flux de lucru?
Așteaptă, dacă nimeni nu te obligă să-ți documentezi fluxul de lucru, de ce să te deranjezi? Nu asta înseamnă „a fi propriul tău șef”?
Este adevărat: în calitate de freelancer, poți decide să nu documentezi nimic dacă nu vrei. Dar documentarea procesul dvs. de flux de lucru vă poate ajuta să bugetați timp, să mențineți relații mai bune cu clienții și să vă facturați munca.
S-ar putea să încercați să faceți fără documentare pentru un timp. Dar, pe măsură ce cariera ta de freelancer continuă, probabil te vei trezi documentând din ce în ce mai mult. Acesta poate fi un proces lung și dureros. A lua ceva timp pentru a vă pregăti documentația este cu siguranță modalitatea mai ușoară și mai ușoară.
Vizionarea procesului dvs. de flux de lucru
Documentarea procesului fluxului de lucru poate părea destul de abstractă și dezordonată dacă nu sunteți obișnuit cu asta. În plus, poate arăta destul de diferit în funcție de tipul de muncă pe care o faci. S-ar putea să vă gândiți să urmați împreună cu acest articol folosind un proiect pe care l-ați finalizat deja. Acest lucru vă poate ajuta să înțelegeți cum se defectează un proiect.
1. Împărțiți-vă sarcina
Primul pas este împărțirea sarcinii în părți. Ca scriitor sau editor, acesta ar putea fi schița unei cărți sau articol. Dacă sunteți artist, acestea ar putea fi diferite planuri sau componente ale piesei finale. Orice ai face, sarcina ar trebui de obicei împărțită în pași cuantificabili care merg împreună pentru a crea proiectul final.
Împărțirea sarcinii în părți este importantă din mai multe motive. În primul rând, va forma părțile mobile de bază ale documentației fluxului de lucru. În plus, vă poate ajuta din punct de vedere psihologic. Chiar dacă nu te pricepi la documentare, împărțirea unei sarcini în părți poate ajuta un proiect mare să se simtă mai ușor de gestionat.
2. Creați o listă de verificare și o diagramă vizuală
Odată ce v-ați defalcat sarcina, transformați fiecare dintre părți într-un element dintr-o listă de verificare. Ca și cum vă defalcați sarcina în primul rând, crearea unei liste de verificare are două scopuri: vă ajută să vă monitorizați propriul progres și vă ajută să comunicați progresul dvs. clienților. De asemenea, s-ar putea să vă fie util să vă transformați lista de verificare într-o diagramă vizuală.
Acest lucru este deosebit de util dacă proiectul dvs. are mai mulți pași. De exemplu, dacă editați o carte, este posibil ca fiecare capitol să fie subliniat, redactat, citat și editat. Detalierea unor astfel de lucruri pe o listă de verificare pe hârtie ar fi dezordonată, mai ales dacă lucrați cu mai multe sarcini simultan, sau sarcinile pot muta înainte și înapoi prin pași.
Soluția pe care o utilizați pentru acest tip de configurare poate depinde de cât de autonom sunteți. Dacă lucrați mai mult sau mai puțin în vid (cum fac unii freelanceri), diagrama dvs. vizuală ar putea fi note lipicioase pe o tablă albă. Dacă lucrezi îndeaproape cu clientul tău sau cu alți contractori, s-ar putea utilizați o platformă de flux de lucru care poate fi partajată precum Trello.
3. Definiți scopuri și obiective
Acest pas poate părea puțin inutil. De ce aveți nevoie de scopuri și obiective dacă aveți deja o listă de verificare?
Chiar și cu o listă de verificare, nu puteți face întregul proiect deodată. Încă trebuie să decideți cât de mult din proiect doriți să realizați într-o zi sau o săptămână, sau doar între check-in-urile cu clienții.
Pentru a reveni la exemplul cărții, doriți să schițați toate capitolele înainte ca oricare dintre capitole să fie redactat? Doriți să începeți să redactați un capitol când capitolul anterior nu a fost încă editat? Acestea sunt întrebări la care doar tu poți răspunde. Cu toate acestea, să le răspunzi în avans te poate ajuta să fii organizat.
Încă o dată, a avea scopuri și obiective clare te poate menține în fruntea proiectului tău, dar te poate ajuta și comunicați cu clientul dumneavoastră cu privire la modul în care se desfășoară proiectul și cum vă așteptați să vină de-a lungul.
4. Bugetul și timpul de urmărire
Când ți-au hotărât scopurile și obiectivele, este timpul să începi să-ți bugetezi timpul.
Cât timp aveți pentru a finaliza întregul proiect? Cât timp trebuie să alocați acestui proiect în acest interval de timp? Cât din acest timp va trebui alocat fiecărui obiectiv? Ai tot timpul din lume sau ai nevoie prioritizează și poate merge fără niște suplimente pentru a respecta termenele?
Dacă ești plătit la oră, în mod natural îți vei urmări timpul. Nu uitați să rețineți cât de mult din acel timp a intrat în fiecare pas al proiectului. În acest fel, veți avea o idee mai bună despre cât timp veți avea nevoie, atât în continuarea acestui proiect, cât și atunci când bugetați timpul pentru proiectele viitoare.
Dacă sunteți plătit în funcție de proiect sau livrabil, așa cum fac unii freelanceri, poate fi tentant să nu urmăriți deloc timpul. Cu toate acestea, din nou, înțelegerea modului în care îți folosești timpul te poate ajuta să devii un freelancer mai bun și mai eficient. Prin urmare, luați în considerare urmărirea și bugetul dvs. de timp, chiar și atunci când nimeni nu vă face plăcere.
Examinați, monitorizați și optimizați
Pe parcursul proiectelor individuale și după fiecare proiect, acordați-vă timp pentru a reflecta asupra documentației procesului de flux de lucru. Au fost lucruri pe care te-ai trezit să le distrugi pe măsură ce mergeai? Anumite sarcini ți-au luat mai mult sau mai puțin timp decât ai anticipat? Au fost obiectivele tale prea mari pentru a fi realiste sau prea mici pentru a fi de ajutor?
Efectuarea acestui tip de muncă în timpul unui proiect vă poate ajuta să lucrați cât mai eficient posibil pentru restul proiectului. Efectuarea acestui tip de lucru între proiecte vă poate ajuta să oferiți cotații mai precise viitorilor clienți, împreună cu bugetarea timpului dvs. în moduri gestionabile și eficiente.
Meritați munca
Majoritatea clienților nu solicită în mod explicit documentația fluxului de lucru. Poate fi ușor să obțineți „viziunea tunel pentru freelancer”, care este constrângerea de a nu face nimic dincolo de ceea ce clientul cere în mod explicit. Dar să faci niște muncă suplimentară pentru a-ți ajusta programarea te poate ajuta să devii un freelancer mai eficient. Și asta e bine pentru toată lumea.
