Pe măsură ce îmbrățișați mediul de lucru virtual și procesele digitizate de astăzi, este important să luați în considerare modul în care puteți gestiona cel mai bine documentația la locul de muncă. O strategie eficientă de documentare digitală este crucială pentru menținerea unei forțe de muncă coezive. Acest lucru devine mai relevant atunci când aveți echipe dispersate geografic, așa cum este adesea cazul forței de muncă la distanță.
Oamenii tăi nu se mai pot baza pe dulapuri și documentație pe hârtie pentru a accesa și a ține evidența informațiilor de la locul de muncă. Acest articol va acoperi cele mai bune practici și instrumente pentru o documentare digitală eficientă la locul de muncă la distanță.
1. Scrie concis
Cititorii apreciază scrisul concis, cu atât mai mult într-un loc de muncă la distanță, în care oamenii nu pot să iasă doar pentru a cere clarificări. Aceasta înseamnă că este vital să-ți organizezi corect gândurile și să fii cât mai clar posibil în documentația ta. Când scrieți documente la locul de muncă, evitați frazele redundante, propozițiile lungi și jargonul inutil.
Folosiți liste cu marcatori pentru a evidenția informațiile cheie și pentru a separa bucăți mari de text în paragrafe. Acest lucru este util în special atunci când doriți să comunicați cantități mari de informații, deoarece descompune textul în bucăți digerabile și îl face mai ușor de scanat. În plus, doriți să folosiți cuvinte pe care toată lumea de la locul de muncă le va înțelege, indiferent de expertiza tehnică. În sfârșit, întotdeauna autoeditează-ți munca pentru a-ți îmbunătăți scrisul înainte de a-l trimite; o pereche suplimentară de ochi poate ajuta, de asemenea, să detectați orice erori.
2. Stocați documentele digitale într-o locație centralizată
Accesul ușor la documentele de la locul de muncă este esențial pentru forța de muncă de la distanță. Nimeni nu vrea să piardă timpul căutând prin mesaje Slack sau e-mailuri vechi pentru a găsi informații vitale. Puteți configurați un wiki intern sau utilizați un software de bază de cunoștințe pentru a depăși această provocare. Un wiki intern oferă un depozit centralizat, care poate fi căutat pentru toată documentația de la locul de muncă, inclusiv politicile companiei, note de întâlnire, tutoriale și documente de îmbarcare, pentru a numi câteva.
Instrumente wiki interne precum Tettra vă permit să creați, să editați și să stocați documente într-un singur loc și să le partajați echipei dvs. cu doar câteva clicuri. Alternativ, dacă organizația dvs. interacționează în mod constant cu clienții și doriți să păstrați documentația internă și externă în același loc, o instrument de bază de cunoștințe ca Document360 ar putea fi o soluție mai bună. O bază de cunoștințe este în esență o bibliotecă online de documente interne și resurse de asistență pentru clienți, cum ar fi întrebări frecvente, manuale de utilizare și informații despre produse.
3. Aplicați politicile de control al accesului
Deși este esențial să aveți un depozit central de documente de la locul de muncă, doriți, de asemenea, să gestionați cine poate accesa și aduce modificări documentelor. Este posibil să aveți anumite documente care sunt relevante doar pentru anumite departamente sau fișiere sensibile pe care doar administratorii ar trebui să le acceseze. Acest lucru vă ajută să mențineți securitatea documentelor și să preveniți modificările accidentale sau neautorizate. Deci, atunci când alegeți instrumentul de documentare la locul de muncă, selectați unul care acceptă această caracteristică și personalizați setările de control al accesului pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră organizaționale.
De exemplu, Document360 oferă mai multe conturi care vă permit să decideți nivelul de acces pe care îl are fiecare utilizator la documentația dvs. Tettra include, de asemenea, un sistem de permisiuni care vă permite să controlați cine poate edita, vizualiza sau publica anumite documente.
4. Respectați cele mai bune practici de securitate online
Aplicarea politicilor de control al accesului ajută, dar nu este suficientă pentru a vă proteja documentele de la locul de muncă de amenințările de securitate. Pe măsură ce tot mai multe companii se deplasează online, criminalitatea cibernetică este în creștere, așa că trebuie să luați măsuri de precauție suplimentare pentru a vă asigura că documentația digitală este protejată de hackeri.
Pentru a crea o strategie eficientă de documentare digitală, având în vedere securitatea, doriți să evitați comun greșeli de securitate a muncii de la distanță cum ar fi utilizarea dispozitivelor personale pentru sarcini de lucru, partajarea parolelor și neglijarea instalării actualizărilor de securitate. În plus, pe lângă crearea de parole puternice, doriți să vă asigurați că le schimbați în mod regulat pentru a reduce riscul de a fi piratat. În plus, puteți, de asemenea, să criptați documentele de la locul de muncă pentru a adăuga un strat suplimentar de protecție. Și, în sfârșit, nu uitați să utilizați un VPN pentru a vă păstra datele în siguranță, mai ales atunci când lucrați la Wi-Fi public.
5. Păstrați copii de rezervă
În ciuda eforturilor depuse, există întotdeauna șansa ca documentele de la locul de muncă să se piardă sau să fie corupte. În timp ce folosirea instrumentelor de bază de cunoștințe ca soluție de stocare principală ajută la reducerea riscului de pierdere a datelor, doriți totuși să păstrați copii de siguranță în cazul în care ceva nu merge bine. Acest lucru se datorează faptului că aceste soluții pot întâmpina și probleme tehnice dincolo de controlul tău, ceea ce, cel puțin, înseamnă că nu vei avea acces la documentele tale în acea perioadă.
Pentru a fi în siguranță, puteți lua în considerare soluții de backup auxiliare, cum ar fi Google Drive și dispozitive de stocare locală. Desigur, nu doriți să fiți nevoit să urmăriți mai multe copii ale aceluiași document, așa că stabiliți o strategie clară de backup înainte de a utiliza orice instrumente de documentare la locul de muncă. Astfel, poți fi sigur că documentele tale sunt întotdeauna disponibile atunci când ai nevoie de ele.
6. Digitalizați-vă documentele pe hârtie
Dacă încă te bazezi pe documentația pe hârtie, acum este momentul să treci la copii digitale sau, cel puțin, să creezi copii digitale. Acest lucru nu numai că facilitează gestionarea unor volume mari de fișiere, dar îmbunătățește și accesibilitatea, colaborarea și securitatea.
Puteți utiliza un scaner pentru a digitiza documentele de hârtie. Odată ce aveți copii digitale ale documentelor dvs., le puteți încărca în instrumentul de documentare la locul de muncă ales pentru acces ușor și colaborare.
7. Utilizați indexarea clară pentru identificarea rapidă
Dacă aveți o mulțime de documente, poate fi dificil să le urmăriți. De aceea, este esențială utilizarea unui sistem de indexare clar pentru documentele de la locul de muncă. În acest fel, puteți găsi cu ușurință fișierele de care aveți nevoie, atunci când aveți nevoie de ele. Există câteva moduri diferite de a vă indexa documentele; de exemplu, puteți începe prin a le clasifica după tip, dată sau proiect. Acest lucru va face mai ușor să găsiți anumite documente atunci când aveți nevoie de ele.
O altă opțiune este să utilizați cuvinte cheie pentru a indexa documentele de la locul de muncă. Acest lucru poate fi util în special dacă aveți o mulțime de fișiere și trebuie să le puteți căuta rapid. Indiferent de sistemul de indexare pe care îl utilizați, asigurați-vă că este consecvent și ușor de înțeles.
Echipele tale de la distanță au nevoie de o strategie inteligentă de documentare
Documentarea la locul de muncă la distanță este esențială pentru buna funcționare a organizației dumneavoastră. Prin crearea unei strategii eficiente de documentare digitală, vă puteți asigura că echipele dvs. pot accesa rapid informațiile de care au nevoie și rămân productive.
