Avantajul utilizării software-ului precum ClickUp sau Asana este plăcile lor de proiect gata de fabricație care necesită personalizare minimă. Dar dacă sunteți utilizator Notion sau doriți să fiți, îl puteți folosi Proiecte și sarcini șablon pentru a planifica în cel mai scurt timp la fel.
Nu sunteți sigur cum funcționează? Iată un ghid de pornire rapidă pentru a te ajuta să mergi.
Șablon de sarcini în noțiune explicată
Șablonul de sarcini din Notion este, în esență, o listă de activități organizată pe proiecte. Proiectele apar ca grupuri în baza de date, iar liniile sau paginile pe care le vedeți într-un grup sunt sarcini.
Între paginile de sarcini și proiecte, aici veți face cea mai mare parte a muncii. Pe măsură ce adăugați grupuri și sarcini noi, acestea vor apărea pe pagina de proiecte, împreună cu orice modificări pe care le faceți datelor și proprietăților curente.
Proprietățile implicite de pe pagina dvs. de activitate sunt Numele sarcinii, stare, Atribui, Datorită, și Proiect. Iată o scurtă descriere a ceea ce face fiecare:
Numele sarcinii
Numele sarcinii vă ajută să identificați rapid sarcinile, așa că veți dori să fiți puțin descriptiv și să le faceți unice. De asemenea, puteți face clic pe numele unei sarcini pentru a vedea sau adăuga informații relevante. Dacă nu doriți să se deschidă în ecran divizat, puteți schimbați modul de vizualizare a paginii dvs în setările de aspect ale bazei de date de lângă Deschide pagini în. Puteți găsi acest lucru făcând clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus al bazei de date.
stare
stare oferă o imagine de ansamblu rapidă a progresului. Există mai multe opțiuni de stare, clasificate după A face, În curs, și Complet. Finalizați sarcini precum Terminat și Arhiva va completa bara de progres de pe pagina proiectelor dvs.
Atribuiți și datorați
Atribui arată cine deține sarcina. Datorită comunică termene limită și vă permite setați mementouri. Aceștia sunt deținători siguri dacă colaborează cu alții, deleg sarcini sau creează un tablou de sarcini deschis.
Proiect
Proiect este o proprietate de relație care leagă sarcina de proiectul său respectiv. O sarcină se poate conecta doar la un singur proiect. Dacă vedeți această coloană irelevant deoarece v-ați grupat proiectele, faceți clic pe titlul ei și selectați Ascundeți în vedere să-l ascundă. Ștergerea acestuia va întrerupe comunicarea dintre pagini.
Vizualizările șablonului de activități ale Notion
În partea de sus a bazei de date de sarcini, sub titlul acesteia, veți vedea vizualizările După proiect, A mea, și oameni. În mod implicit, vă aflați în vizualizarea proiectului, în care vă organizați sarcinile în funcție de proiect.
The A mea vizualizarea creează o listă de activități cu toate sarcinile dvs., organizându-le într-o listă de verificare. Singura proprietate care aparent nu se reflectă aici este stare, dar dacă vă uitați deasupra coloanei casetei de selectare, veți observa că are același simbol ca și coloana de stare din cealaltă vizualizare. Și când bifezi ceva aici, îl marchează ca făcut peste tot în altă parte.
The oameni vizualizarea vă oferă o privire de ansamblu rapidă asupra sarcinilor la care lucrați dvs. și colegii dvs. de echipă. Acesta este un instrument excelent pentru a vă conecta unul cu celălalt și pentru a vă asigura că volumul de muncă al cuiva nu este prea mare.
Un alt mod în care puteți sorta sarcinile este prin utilizarea filtrelor. Le puteți găsi în opțiunile de vizualizare din partea de sus a bazei de date și le puteți utiliza pentru a sorta după proprietate. De exemplu, vizualizarea totul cu a Nu a început statut sau numai sarcini atribuite unor persoane anume.
Șablon de proiecte în noțiune explicată
Șablonul de proiecte este locul în care veți găsi o prezentare generală rapidă a tuturor proiectelor dvs. Folosește un aspect de tablă mai vizual în care puteți glisa și plasa elemente între stări.
La prima vedere, puteți vedea unele dintre specificațiile și progresul proiectelor dvs. active datorită proprietăților lor. Dacă le completați, acestea se vor afișa pe tablă.
Dacă nu vedeți o proprietate de care aveți nevoie, faceți clic pe panou pentru a deschide pagina acesteia și veți găsi proprietățile acesteia sub titlu. Aici îi puteți modifica starea, puteți adăuga persoane la proiect, puteți vedea bara de progres și puteți adăuga sau edita cronologia.
Pe pagina proiectului, veți vedea și grupul său de sarcini, unde puteți adăuga alte informații și date relevante pentru proiect.
Cum să personalizați șablonul de sarcini și proiecte
Desigur, ați dori să personalizați șablonul și să îl faceți al dvs. Iată cum poți face asta.
Adăugarea proprietăților în pagina de activități
Pentru a adăuga proprietăți la pagina dvs. de activități, faceți clic pe simbolul de adăugare din colțul din dreapta sus al grupului. Procedând astfel, veți afișa o listă din care puteți alege și, de acolo, faceți clic pe cea pe care doriți să o adăugați. Odată ce este în baza de date, faceți clic pe titlu pentru a-i da numele dorit.
Schimbarea stărilor pe pagina de activități
Pentru a edita sau adăuga mai multe opțiuni la coloana de stare, faceți clic pe starea sarcinii pentru a deschide meniul și selectați Editați proprietatea în partea de jos. În Editați proprietatea din meniu, veți vedea trei categorii de stări — De făcut, În curs și Finalizat. Puteți fie să faceți clic pe opțiunile curente pentru a edita numele și culoarea, fie să selectați simbolul de adăugare de lângă titlul categoriei pentru a adăuga ceva nou.
Adăugarea proprietăților pe pagina de proiect
Cea mai rapidă modalitate de a adăuga proprietăți la pagina proiectului este făcând clic pe una dintre panouri. În partea de sus a paginii sale, veți vedea opțiunea Încă # proprietăți. Faceți clic pe acesta și opțiunea Adăugați o proprietate va aparea. Odată ce adăugați o proprietate la un proiect, o veți vedea și în toate celelalte proiecte.
Schimbarea stărilor pe pagina de proiect
Din punct de vedere tehnic, coloana de proprietate se ascunde pe pagina proiectului dvs., așa că ar putea fi neclar cum să le editați. Dar odată ce știi unde să cauți, este o simplă simplitate.
Faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus al bazei de date, selectați Proprietăți, și alegeți stare. Acum vei fi în Editați proprietatea meniu, unde puteți face clic pe opțiunile curente pentru a le edita și faceți clic pe simbolul adăugare pentru a crea altele noi.
Organizați-vă sarcinile și proiectele cu Notion
Deși poate părea complex la început, atunci când descompuneți noțiunile Proiecte și sarcini șablon în părți mai mici și lucrați cu el, veți ști exact ce faceți în cel mai scurt timp. Cel mai bun loc pentru a începe este să înțelegeți șablonul așa cum este și să adăugați suplimentar mai târziu.
