3 moduri eficiente de a utiliza ChatGPT în Excel

Excel este un instrument incredibil de util pentru lucrul cu cantități mari de date. Cu toate acestea, găsirea și implementarea formulelor potrivite poate fi uneori o experiență complexă și frustrantă. Din fericire, ChatGPT poate fi o resursă excelentă pentru a ajuta la depășirea acestor provocări.

Cu ajutorul acestui model de limbaj AI, puteți solicita asistență pentru problemele legate de Excel, puteți crea formule și puteți primi răspunsuri în timp real pentru a vă ajuta să profitați la maximum de Excel. În acest articol, vom explora câteva modalități eficiente de a folosi ChatGPT în Excel și vom descoperi cum vă poate îmbunătăți experiența de analiză a datelor.

1. Utilizați ChatGPT pentru a crea și implementa formule

Crearea sau găsirea formulelor Excel potrivite poate fi intimidantă și consumatoare de timp. Mai mult, dacă formula conține o eroare, aceasta poate produce rezultate incorecte, care pot fi și mai complicat de remediat.

Pentru a evita toate aceste bătăi de cap, poți cere ChatGPT să creeze formule pentru tine, pe baza detaliilor specifice a ceea ce vrei să facă formula ta. Puteți cere chatbot-ului să sugereze formule bazate pe sarcinile pe care le aveți la îndemână sau puteți căuta îndrumare cu privire la o formulă pe care o aveți deja.

Pentru a începe, enumerați cerințele de bază pentru formulă. Aceasta poate include un eșantion al foii de calcul și o descriere a sarcinii pe care doriți să o finalizați. După ce ați terminat, puteți cere ChatGPT să creeze formula. Aceasta poate include utilizarea unui generator de formule/funcții sau adăugarea manuală a formulei în foaia de calcul.

Iată un exemplu: am avut o foaie de calcul care conține date despre vânzările diferitelor produse în diferite orașe și am vrut să calculăm vânzările totale pentru fiecare produs. Am introdus toate detaliile necesare în ChatGPT și i-am cerut să calculeze vânzările produsului A.

Iată cum a răspuns:

Am urmat pașii exacti din foaia de calcul Excel, iar formula a calculat cu exactitate vânzările totale.

Când cereți lui ChatGPT să creeze formule pentru dvs., trebuie să aveți în vedere câteva lucruri:

• Cu cât oferiți mai multe informații, cu atât mai bine. Asigurați-vă că instrucțiunile sunt clare și specifice. Dacă foaia de calcul nu este prea lungă, îi puteți copia conținutul și le puteți furniza chatbot-ului pentru un răspuns mai precis. Am mai vorbit despre cum să scrieți solicitări eficiente ChatGPT pentru cele mai bune răspunsuri în ghidul nostru anterior, la care vă puteți referi în acest scop.
• Verificați de două ori formatarea și sintaxa formulelor create de ChatGPT. Dacă oricare dintre acestea este incorectă, Excel va returna o eroare.
• Verificați întotdeauna rezultatele pentru a asigura acuratețea. În timp ce ChatGPT poate crea formule pentru tine, are și anumite limitări. Cel mai bine este să testați formula pe un eșantion mic de date pentru a vă asigura că produce rezultate exacte.

Ținând cont de aceste puncte, puteți utiliza chatbot-ul mai eficient și cu mai multă încredere pentru a depăși orice temeri pe care le puteți avea despre lucrul cu foi de calcul.

2. Utilizați ChatGPT pentru a crea macrocomenzi

Macro-urile sunt un set de instrucțiuni care îi spun Excel să efectueze anumite sarcini într-o anumită ordine. Aceasta înseamnă că macrocomenzile vă permit să înregistrați un anumit set de acțiuni și apoi să îl executați ulterior cu un singur clic, fără a fi nevoie să scrieți manual codul de fiecare dată.

Cu toate acestea, crearea de macrocomenzi în Excel poate fi puțin descurajantă, mai ales dacă nu sunteți familiarizat cu programarea sau VBA. Din fericire, ChatGPT vă poate ajuta cu acest proces, oferindu-vă îndrumări și sfaturi utile.

Să aruncăm o privire la un exemplu. Avem o foaie de calcul cu datele vânzărilor cu următoarele coloane:

• Numele angajatului
• Regiune
• Sfert
• Vanzari totale

Dorim să creăm un filtru care să afișeze vânzările totale realizate în primul trimestru pentru regiunea de Nord. Am descris acest lucru pentru ChatGPT și am creat o macrocomandă pentru aceasta, după cum se arată mai jos:

Odată ce aveți macrocomanda necesară, să o implementăm și să o rulăm:

1. apasă pe Alt + F11 tastele de pe tastatură pentru a deschide Editorul Visual Basic.
2. În fereastra următoare, navigați la Introduce > Modul.
3. Aici, introduceți codul pe care l-ați copiat din ChatGPT mai devreme.
4. Închide caseta de dialog și fă clic pe Fişier > Salvează ca.
5. Extindeți meniul derulant Salvare ca tip și alegeți Registrul de lucru cu macrocomandă Excel.
6. Clic Salvați pentru a salva fișierul macro.
7. Acum, reveniți la foaia de lucru și mergeți la Dezvoltator fila.
8. Click pe Macro-uri și alegeți FilterData din lista.
9. În sfârșit, lovește Alerga.

Această macrocomandă va filtra acum datele dvs. pentru a afișa numai vânzările pentru regiunea vizată.

3. Utilizați ChatGPT pentru a automatiza trimiterea de e-mailuri

Când gestionați o echipă mare, automatizarea sarcinilor, cum ar fi trimiterea de e-mailuri, poate fi o salvare. Excel oferă diverse metode de automatizare a trimiterii de e-mailuri, ceea ce este util în special atunci când trimiteți e-mailuri unui grup de persoane cu detalii similare în mod regulat. În plus, încorporarea ChatGPT poate simplifica și mai mult procesul de automatizare a e-mailului pentru o eficiență maximă.

Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să ceri ChatGPT să creeze o macrocomandă VBA relevantă. Această metodă este destul de similară cu pașii pe care i-am descris deja mai sus. Să aruncăm o privire rapidă la un exemplu.

Să presupunem că avem o listă cu adresele de e-mail pentru conducerea superioară a firmei noastre și trebuie să le trimitem raportul de venituri pentru primul trimestru prin e-mail. Iată cum vom cere ChatGPT să creeze o macrocomandă VBA.

Odată ce avem macro-ul, vom salva modulul și îl vom rula urmând pașii descriși mai sus. Simplu ca buna ziua! În afară de aceste trei metode pe care le-am enumerat de utilizare a ChatGPT în Excel, puteți utiliza și chatbot pentru a analiza și vizualiza datele în Excel cu ajutorul unor instrumente precum Charts și Data Analysis Pachet de instrumente. Puteți cere ChatGPT să explice cum să utilizați aceste instrumente în mod eficient.

În plus, puteți utiliza ChatGPT pentru a depana problemele din Excel, furnizându-i detaliile erorii pe care o întâmpinați. În timp ce există un număr de lucruri pe care ChatGPT nu le poate face în Excel totuși, este un instrument grozav care te poate ajuta să devii un profesionist al foilor de calcul.

ChatGPT la salvare

ChatGPT este o resursă valoroasă pentru a profita la maximum de Excel. Puteți să-l utilizați pentru a crea formule noi, pentru a obține asistență cu orice erori de foi de calcul și chiar pentru a învăța noi abilități, solicitându-i să explice cum funcționează anumite funcții. Dacă este folosit corect, vă poate ajuta să vă maximizați productivitatea Excel și să treceți peste orice temere pe care le puteți avea despre foaia de calcul.