Lucrul cu o echipă de la distanță este o modalitate excelentă de a accesa un grup divers de talente din întreaga lume. Fără îndoială, veți găsi cea mai potrivită pentru orice rol sau proiect specific pentru a vă asigura că afacerea dvs. este în plină expansiune.
Cu toate acestea, lucrul cu o echipă de la distanță necesită o abordare diferită decât gestionarea unei echipe interne. Va trebui să depășiți provocări precum comunicarea deficitară, lipsa recunoașterii, dificultățile de programare și multe altele. Aceasta înseamnă că va trebui să configurați procese pentru a vă asigura că echipa dvs. de la distanță are performanțe optime. Acest articol va acoperi sfaturi și instrumente care vă vor ajuta să atingeți acest obiectiv.
1. Configurați canale de comunicare
Comunicarea eficientă este vitală pentru orice echipă de succes, mai ales într-o configurare la distanță. Deoarece nu veți putea comunica în persoană, în cea mai mare parte, este vital să configurați diferite canale pentru a depăși
greșeli comune de comunicare în echipele virtuale și asigurați-vă că toată lumea este pe aceeași pagină.Există mai multe tipuri de instrumente pe care le puteți folosi depășiți provocările comune de comunicare la distanță în echipă, cum ar fi e-mailurile, sistemele de videoconferință și platformele de mesagerie instantanee. Fiecare instrument oferă funcții diferite, așa că alegeți-le pe cele care se potrivesc cel mai bine nevoilor echipei dvs. și cazurilor de utilizare specifice.
De exemplu, puteți utiliza o aplicație de mesagerie instantanee, cum ar fi Slack, pentru conversații și întrebări rapide, e-mailuri pentru a comunica cu clienții și software de videoconferință precum Zoom pentru a organiza întâlniri virtuale sau check-in-uri. Indiferent de canalele de comunicare pe care le alegeți, asigurați-vă că toată lumea își cunoaște scopul și le folosește corect.
2. Alege productivitatea în detrimentul prezentului digital
Depășirea prezentismului digital este vital pentru a vă asigura că echipa dvs. distribuită funcționează cel mai bine. Lucrul cu o echipă de la distanță vă permite să evitați replicarea modelului tradițional de birou „prezentare” – în care măsori productivitatea prin cantitatea de timp petrecută în fața unui computer, mai degrabă decât rezultatele efective ale muncii.
În loc să vă așteptați ca echipa dvs. să fie lipită de ecranele lor toată ziua, vă puteți concentra pe setarea a Plan SMART pentru a-i ajuta să-și atingă obiectivele și rezultate recompensatoare, mai degrabă decât timpul petrecut online.
Acest lucru le oferă libertatea de a lucra în timpul orelor lor cele mai productive și vă asigură că profitați la maximum de timpul lor. De asemenea, schimbă atenția de la o Cultură „în permanență” care dăunează productivității la unul care celebrează producția prin încurajarea orelor de lucru flexibile și o concentrare mai bună.
Comunicarea eficientă împuternicește echipa ta să fie mai productivă. Dacă acesta este obiectivul dvs., atunci este logic să petreceți mai puțin timp răspunzând la mesaje și mai mult timp pentru sarcinile reale. Una dintre cele mai bune modalități de a impune o cultură care sărbătorește rezultatele și nu orele petrecute conectate la dispozitivele de lucru este utilizarea instrumentelor care încurajează comunicarea asincronă.
În timp ce mesageria instantanee își are locul în anumite circumstanțe, ping-urile, notificările și mesajele constante pot distra atenția și pot face dificilă oprirea echipei tale. Comunicarea asincronă este utilă pentru echipele care lucrează în fusuri orare diferite, deoarece le permite să răspundă atunci când sunt disponibile, în loc să se aștepte ca toată lumea să fie disponibilă în același timp.
Poți să folosești instrumente de comunicare asincronă precum Qatalog, Twist sau Yac pentru a obține toate informațiile de care au nevoie pentru a face cel mai bun lucru, menținând în același timp întreruperile la minimum.
4. Fii pregătit să rezolvi problemele tehnice
Uneori, tehnologia poate fi o sabie cu două tăișuri. În timp ce computerele și instrumentele de echipă virtuală vă pot ajuta să rămâneți conectat, nimic nu este sigur.
Vor fi momente când membrii echipei tale se vor confrunta cu probleme tehnice care îi împiedică să-și facă treaba. Și, având în vedere că toată lumea lucrează din locații diferite, este posibil să nu vă puteți baza întotdeauna pe echipa IT internă pentru a rezolva problemele tuturor cu promptitudine.
Pentru a preveni întreruperi semnificative în fluxul de lucru al echipei dvs., este vital ca toată lumea să fie pregătită să se ocupe de comun probleme tehnice de lucru la distanță. Aceasta include a ști cum să remediați erorile comune de rețea și abordarea amenințărilor la adresa securității cibernetice. Puteți adăuga câteva tutoriale de depanare la wiki-ul intern, astfel încât membrii echipei să știe ce trebuie să facă în caz de dificultăți tehnice.
5. Creați o strategie eficientă de documentare
Una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că echipa dvs. are performanțe optime este să aveți un strategie cuprinzătoare de documentare la loc. Documentarea este esențială în orice organizație, dar este utilă mai ales pentru echipele de la distanță, unde informațiile se pot pierde în mesaje și e-mailuri nesfârșite.
Fie că este vorba despre un rezumat al unui proiect, un tutorial sau note de la întâlniri, asigurați-vă că echipa dvs. are o platformă comună în care poate partaja, stoca și accesa rapid informații relevante. Un sistem de documentare bine organizat îi va ajuta pe toți să fie pe aceeași pagină și le va face mai ușor pentru membrii echipei să găsească ceea ce au nevoie atunci când au nevoie.
Puteți utiliza soluții software precum Tettra pentru creați wiki-ul intern al locului de muncă și folosiți-l ca hub central pentru toate informațiile relevante. Acest instrument vă permite să organizați informațiile în categorii și să acordați permisiunea anumitor membri ai echipei de a edita anumite documente.
6. Oferiți și primiți feedback
Există întotdeauna loc de îmbunătățire, chiar și în cele mai bune echipe. În calitate de lider de echipă de la distanță, este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că toată lumea lucrează eficient și că primește feedback-ul de care au nevoie pentru a se îmbunătăți și a urca pe scara corporativă. Puteți face acest lucru instituind check-in-uri regulate la apelurile video sau solicitând supraveghetorilor să trimită formulare scrise de feedback.
Sunt șanse ca oamenii tăi să aibă și feedback valoros pentru tine și companie. Cu toate acestea, majoritatea dintre ei s-ar putea să nu se simtă confortabil să vorbească la un apel video sau să scrie un e-mail. Puteți folosi un instrument precum Officevibe pentru managementul echipei și pentru a vă asigura că vocea tuturor este auzită.
Acest instrument oferă opțiuni anonime de feedback, astfel încât chiar și cei mai introvertiți membri ai echipei își pot împărtăși gândurile sincere fără teamă. Acest lucru vă oferă o perspectivă clară asupra de ce are nevoie echipa dvs. și vă permite să luați pașii necesari pentru a le face să performeze la maximum.
7. Încurajează interacțiunile sociale
Lucrul de acasă se poate simți uneori singur și poate afecta angajamentul și moralul. Fără un birou fizic în care să poți întâlni ocazional cu un coleg și să iei o conversație rapidă, este esențial să găsești soluții virtuale pentru a stimula un sentiment de camaraderie în rândul membrilor echipei tale.
Puteți creați un răcitor de apă virtual unde membrii echipei se pot angaja în conversații ocazionale. Acesta ar putea fi un chat de grup în care oamenii pot împărtăși povești amuzante, pot discuta despre hobby-uri sau orice nu are legătură cu munca. De asemenea, puteți planifica pauze de cafea virtuale pentru a-ți menține oamenii angajați si motivat. Acesta ar putea fi un apel video privat în care toată lumea poate să iasă, să râdă și să se joace.
Construiți o cultură pozitivă a muncii la distanță
Crearea unei culturi pozitive a muncii este vitală pentru ca orice echipă la distanță să își atingă întregul potențial. Pentru a atinge acest obiectiv, trebuie să evaluați și să îmbunătățiți în mod constant abordarea de lucru la distanță.
Încorporând sfaturile menționate mai sus și găsind modalități creative de a vă ajuta echipa de la distanță să se simtă conectată și motivată, puteți creați o cultură de lucru eficientă care să scoată tot ce este mai bun din echipa dvs. de la distanță și să vă asigure un viitor de succes organizare.