Crearea unei liste de activități este un hack eficient de productivitate care vă ajută să vă concentrați atenția către lucrurile care contează. Cu toate acestea, puteți lua în considerare completarea acestui lucru cu o listă de lucruri de făcut pentru a vă îmbunătăți productivitatea.
Lista ta de lucruri de făcut ar trebui să conțină sarcini de valoare redusă și obiceiuri la care te gândești rar în mod conștient și care îți irosesc timpul și energia. Crearea acestei liste și evitarea acestor obiceiuri va face loc pentru sarcini mai împlinitoare. Deși lista dvs. de lucruri nepreluate depinde în cele din urmă de dvs., acest articol va acoperi câteva exemple comune pentru a vă ajuta să începeți.
1. Verificarea e-mailurilor dvs. toată ziua
Dacă nu vă place să lăsați mesaje necitite sau la care s-a răspuns, probabil că aveți obiceiul de a vă verifica e-mailurile în mod constant pe parcursul zilei de lucru. Să petreci atât de mult timp în căsuța de e-mail ar putea părea un obicei productiv, dar nu este, cu excepția cazului în care asta necesită munca ta.
O problemă principală cu acest obicei este că vă pune într-un mod reactiv, deoarece lăsați căsuța de e-mail să vă stabilească sarcinile pentru ziua respectivă, în loc să vă prioritizați propriile sarcini. Acest lucru vă elimină timpul și concentrarea pe care ar trebui să le investiți în activități mai semnificative.
Acestea fiind spuse, ar trebui să vă gândiți să fiți mai proactiv cu timpul și căsuța de e-mail prin gruparea activității dvs. de e-mail. Gruparea sarcinilor implică gruparea sarcinilor similare și lucrul la ele dintr-o singură mișcare, de exemplu, verificarea și răspunsul la e-mailurile tale în anumite momente ale zilei, lăsând restul timpului pentru sarcini productive.
2. Multifunctional
Un alt obicei care se maschează ca un hack de productivitate este multitasking. Deși poate părea contraintuitiv, multitasking sau, mai exact, schimbarea contextului, poate fi consumatoare de timp și ineficientă. Acest lucru se datorează faptului că încercarea de mai multe lucruri simultan forțează creierul să comute constant între sarcini, ceea ce poate fi obositor și poate duce la scăderea eficienței și acurateței.
O singură sarcină, pe de altă parte, vă permite să vă concentrați asupra unei sarcini și să vă dedicați toată energia pentru a o îndeplini. Acest lucru minimizează distragerile, îmbunătățește concentrarea și vă ajută să îndepliniți sarcinile individuale mai rapid și cu un rezultat mai bun.
3. A spune da la întâlniri inutile
Următorul obicei pe care trebuie să-l adăugați la lista de lucruri de făcut este să spuneți da la întâlnirile inutile. Acceptarea fiecărei întâlniri care îți iese în cale îți va umple rapid programul, lăsându-ți puțin timp pentru a finaliza lucrurile.
În primul rând, încercați să puneți la îndoială scopul fiecărei întâlniri și aflați dacă este indispensabil. Unele întâlniri pot fi înlocuite cu apeluri rapide, e-mailuri sau mesaje de chat. Dacă întâlnirea este necesară, asigurați-vă că are o agendă și un calendar clar și încercați să o mențineți cât mai scurtă posibil. A fi selectiv cu întâlnirile pe care le acceptați vă va ajuta să vă eliberați timp în timpul zilei și vă va permite să vă concentrați pe sarcini mai semnificative.
Rețelele sociale sunt un instrument excelent pentru a intra în legătură cu colegii tăi și a rămâne informat, dar poate și să-ți afecteze productivitatea atunci când te găsești în mod constant în gropi de iepure nesfârșite fluxuri de știri. Acesta este un obicei greu de spart, având în vedere că s-ar putea să nu realizezi întotdeauna că o faci până nu trec câteva ore.
La depășește-ți obiceiul de defilare fără minte, trebuie să recunoașteți și să eliminați ceea ce o declanșează. Unii dintre vinovații obișnuiți sunt notificările și senzația de a rata. Odată ce identificați și eliminați declanșatorii, puteți utiliza instrumente care vă pot ajuta să minimizați timpul dvs. pe aplicații de social media, cum ar fi Timp de ecran pentru a reduce utilizarea iPhone-ului sau Modul Focus pe Android.
5. Pierderea timpului cu sarcini banale/repetitive
Sarcinile banale ocupă timp și resurse prețioase pe care le-ai putea folosi pentru alte sarcini mai importante și sunt următoarea intrare pe lista noastră de lucruri de făcut. Aceste sarcini pot trece cu ușurință sub radar, dar se adună rapid și pot fi o mare pierdere de timp. Câteva exemple de sarcini banale includ introducerea de date, transcrierea întâlnirilor video, și programarea manuală a postărilor pe rețelele sociale, pentru a numi câteva.
Există mai multe moduri de a reduce timpul petrecut cu sarcini banale, inclusiv delegarea sarcinilor către altcineva, externalizarea către un serviciu terță parte sau utilizarea instrumente de automatizare pentru a aborda sarcini repetitive. Una sau mai multe dintre aceste strategii vă pot ajuta să economisiți timp și să vă eliberați energia pentru sarcini mai de impact.
6. Utilizarea telefonului în pat
Deși s-ar putea să nu sune prea rău, folosirea telefonului în pat este a obiceiul smartphone-ului care vă poate împiedica productivitatea. Utilizarea smartphone-ului la prima oră dimineața sau la ultimul lucru seara poate avea mai multe efecte adverse.
De exemplu, lumina albastră emisă de telefon poate perturba producția de melatonină, un hormon care ajută la reglarea ciclurilor de somn. În plus, verificarea știrilor sau a rețelelor sociale la prima oră dimineața poate da un ton negativ pentru restul zilei.
Având în vedere acest lucru, crearea unei zone fără telefon în dormitorul tău este esențială. Acest lucru vă va ajuta să vă îmbunătățiți calitatea somnului și vă va permite să vă începeți ziua mai productiv. Puteți recurge la alte activități precum citirea unei cărți fizice, scrierea într-un jurnal înainte de culcare și folosirea unui ceas cu alarmă de modă veche pentru a vă trezi.
7. Eșecul în a vă prioritiza sarcinile
Este bine și bine să ai un plan pentru ziua ta, înscriindu-ți sarcinile pe lista de sarcini, dar dacă nu le dai prioritate, sunt șanse să nu ajungi la cele mai importante la timp. În mod ideal, ar trebui să urmăriți să vă petreceți cele mai productive ore în sarcinile cele mai dificile și importante. Această abordare vă asigură că profitați la maximum de ziua dvs. și nu pierdeți niciun termen important.
Una dintre cele mai bune moduri de a pregătiți-vă listele de activități utilizând matricea Eisenhower. Acest cadru simplu vă ajută să determinați ce sarcini să prioritizați în funcție de urgența și importanța lor. Odată ce ți-ai identificat prioritățile principale, te poți concentra pe abordarea lor mai întâi, iar restul sarcinilor tale pot urma.
Automatizați sarcinile cu valoare redusă și eliminați obiceiurile neproductive pentru a crește productivitatea
Elaborarea unei liste personalizate de lucruri de făcut este o strategie eficientă care vă poate ajuta să vă concentrați pe cele mai esențiale sarcini și să vă sporiți productivitatea.
Prin delegarea, externalizarea sau automatizarea sarcinilor cu valoare redusă și renunțând la obiceiurile neproductive, puteți crea mai mult spațiu pentru lucrurile care contează cel mai mult pentru dvs. și puteți profita la maximum de ziua dvs. Puteți folosi această listă ca inspirație pentru a vă crea lista de lucruri de făcut și pentru a începe să eliminați pierderile de timp din rutina dumneavoastră zilnică.