Angajații s-au obișnuit atât de mult să comute între aplicațiile de lucru, încât și-au dezvoltat memoria musculară pe termen lung pentru aceasta. Deși convenabile, aceste instrumente vă ajută doar într-o anumită măsură.
Comutarea între file durează doar câteva secunde, dar se adaugă până la câteva ore pe săptămână dacă rulați mai multe programe simultan. Și majoritatea lucrătorilor nici măcar nu își dau seama că pierd timpul. Pentru a vă simplifica fluxul de lucru, vă vom explica pericolele adoptării prea multor programe software de birou.
Ce cauzează nevoia de a comuta între aplicații în timpul lucrului?
Tehnologia eficientizează procesele de afaceri prin automatizarea diverselor sarcini de lucru. Instrumentele de management de proiect organizează responsabilitățile echipei, instrumentele de urmărire a timpului monitorizează activitatea angajaților, iar instrumentele de programare stabilesc întâlnirile.
Acestea fiind spuse, programele software încă nu pot înlocui în totalitate efortul uman. Investițiile excesive în automatizare, ceea ce fac mulți angajatori, îi obligă pe utilizatori să jongleze cu mai multe aplicații. Un studiu longitudinal de Okta, Inc. arată chiar că 10% dintre companiile din SUA implementează peste 199 de programe software pentru muncă. Majoritatea oamenilor nu pot procesa rapid atât de multe platforme.
6 Efecte negative ale comutării între prea multe aplicații de lucru
Unii vor argumenta că comutarea între file este un preț mic de plătit pentru automatizare și comoditate. La urma urmei, nativii digitali ar trebui să se adapteze schimbărilor. Deși întreprinderile pot consolida doar funcții specifice, asumarea prea multor aplicații de lucru aduce mai multe dezavantaje pentru lucrători.
1. Comutarea între platforme pierde timp
Companiile investesc în instrumente de lucru pentru a economisi timp. Ei speră că angajații ca tine vor realiza mai multe după ce își vor descărca unele dintre sarcinile zilnice. Da, programele software de birou accelerează procesele fluxului de lucru. Puteți să le încorporați în rutina dvs. și să vă minimizați volumul de muncă, dar dependența excesivă va produce rezultatul opus.
Comutarea frecventă între mai multe aplicații pierde prea mult timp. În loc să obțineți fiecare platformă în tendințe, identificați care aplicații de lucru se vor adresa celor mai rău pierderi de timp la locul tau de munca. Sfătuiți-vă supraveghetorii să se limiteze la instrumente esențiale. Supracumpărarea de programe software doar irosește resursele companiei și pune stres inutil asupra lucrătorilor.
2. Stocarea informațiilor pe mai multe platforme compromite securitatea
Monitorizarea activelor joacă un rol crucial în securitatea cibernetică. Cel mai bun mod de a preveni atacurile externe și interne este de a urmări utilizatorii care accesează, vizualizează și editează fișiere. Nimeni nu poate spune când va avea loc o încălcare a datelor. Managerii IT trebuie să aibă acces în timp real la orice parte de date ale companiei 24/7.
Cu toate acestea, utilizarea mai multor programe software face ca monitorizarea să fie dificilă. Urmărirea diferitelor platforme costă resurse masive, așa că majoritatea companiilor ar prefera să ignore cu totul aplicațiile cu prioritate redusă.
Vă rugăm să rețineți că această abordare compromite sistemul general de securitate al unei întreprinderi. Criminalii cibernetici din zilele noastre au abilitățile și resursele tehnologice pentru a folosi greșit chiar și informațiile de identificare personală (PII) vechi și învechite. Nu migrați fișierele companiei către nicio aplicație pe care nu o puteți monitoriza în mod obișnuit.
3. Comutarea între aplicații perturbă trenul gândirii cuiva
Prelucrarea informațiilor noi vă împiedică să atingeți o stare de flux. Dacă săriți între diferite platforme de mai multe ori pe zi, vă veți lupta cu sarcini solicitante care necesită mai mult decât doar câteva minute de concentrare.
Schimbarea filelor necesită un efort minim, dar trecerea la diferite sarcini cauzează stres cognitiv semnificativ. Angajații nu sunt mașini care procesează automat informații noi. Un raport de Psychreg.org arată că canalele de memorie pe termen scurt pot stoca doar aproximativ șapte articole timp de 10 până la 60 de secunde.
Cea mai bună abordare este să limitați sistemele pe care le utilizați pentru fiecare sarcină. Să presupunem că scrii un blog. În loc să săriți între platforme și file pentru a colecta informații în timp ce scrieți, cercetați și adunați în prealabil cele mai importante puncte.
4. Rularea prea multor aplicații în fundal dăunează funcționalității dispozitivului
Rularea prea multor procese în fundal încetinește dispozitivul. Aplicațiile ușoare, cum ar fi platformele de mesagerie instantanee și instrumentele de gestionare a proiectelor, nu consumă multă memorie RAM. Cu toate acestea, rularea simultană a sistemelor grele, cum ar fi editorii de fotografii, creatorii de site-uri și aplicațiile de videoconferință, poate provoca o anumită întârziere.
Ar trebui să cunoașteți limitările dispozitivului dvs. Blocați sarcinile care necesită aplicații cu memorie RAM, astfel încât să puteți elimina unele procese de fundal în acea perioadă. Nu numai că îți vei proteja gadgetul, dar vei lucra și mai repede. Întreruperile externe, cum ar fi paginile de încărcare lentă și ecranele înghețate, fac dificilă concentrarea, mai ales dacă continuați să relansați aplicațiile blocate.
5. Introducerea mai multor platforme noilor angajați necesită timp
Învățarea noilor angajați să învețe mai multe instrumente simultan prelungește procesul de integrare. Adoptarea de noi sisteme necesită timp. Veți avea nevoie de câteva săptămâni de repetare pentru a încorpora în mod eficient diferite instrumente în fluxul dvs. de lucru.
Incorporarea ar trebui să se concentreze pe aclimatizare. The cele mai bune modalități de a primi recruți includ introducerea echipei, instruire aprofundată și explicarea resurselor. Dar dacă antrenorul tău își petrece cea mai mare parte a timpului învățându-te despre instrumentele de birou, ar putea trece din greșeală cu vederea aceste activități.
6. Lucrătorii le-ar putea găsi copleșitor să-și amintească prea multe platforme
Comutarea între file este una, dar stăpânirea diferitelor platforme pe care le folosiți zilnic este alta. Nu toate instrumentele sunt construite la fel. Deși puteți învăța rapid platformele de mesagerie și aplicațiile de luare de note, utilizarea platformelor de management al proiectelor, a creatorilor de site-uri și a editorilor video, printre alte resurse complexe, necesită multă pregătire.
Studierea prea multor platforme este epuizantă din punct de vedere cognitiv. Dacă petreceți ore întregi stăpânind instrumentele de birou, nu veți mai avea energie și putere mentală pentru locul de muncă real, împiedicând astfel performanța.
Ce puteți face pentru a minimiza nevoia de a comuta între aplicații?
Veți avea mai mult control asupra fluxului de lucru dacă lucrați pe cont propriu. Evaluează instrumente pe care le utilizați pentru a automatiza sarcinile de freelancing și vezi care se integrează bine între ele. Majoritatea instrumentelor de management găzduiesc aplicații terțe în cadrul aceluiași ecosistem.
Alternativ, veți avea nevoie de sprijinul supervizorului dvs. dacă lucrați pentru o companie privată. Solicitați să revizuiți rapoartele de activitate ale echipei pentru blocajele fluxului de lucru. Eliminați instrumentele redundante, verificați ce sisteme pot funcționa pe o singură platformă licențiată și încercați strategii eficiente de migrare a fișierelor. Odată ce aveți un argument solid, trimiteți-l la departamentul corespunzător.
Eliminați micile obiceiuri proaste care împiedică eficiența fluxului de lucru
Deși programele software pot automatiza sarcini specifice, adoptarea bruscă a mai multor opțiuni împiedică productivitatea fluxului de lucru. Nu te copleși cu instrumente. În afară de a comuta între diferite aplicații, veți pierde și timpul cu sarcini neînțelese, cum ar fi încărcarea de pagini noi, pornirea programelor și migrarea fișierelor.
Pentru a vă crește și mai mult productivitatea, continuați să evaluați ce obiceiuri minuscule proaste cauzează blocaje în fluxul de lucru. Vă sugerăm să urmăriți activitățile dvs. de lucru. Cuantificarea sarcinilor vă va ajuta să identificați ucigașii subtili, dar periculoși, a productivității, cum ar fi amânarea, rețelele sociale și perfecționismul.
