O provocare critică, dar de obicei trecută cu vederea, cu care se confruntă lucrătorii de la distanță este lucrul eficient în diferite fusuri orare. Companiile virtuale angajează adesea în întreaga lume. Deși colaborarea cu profesioniști la nivel mondial promovează creșterea carierei, aceasta necesită, de asemenea, să urmați programe agitate. Probabil că nu puteți lucra în schimbul obișnuit de la 9 la 5.
Coordonarea cu persoane din diferite fusuri orare este dificilă. Pentru a vă ajuta să vă gestionați ziua de lucru, vă vom împărtăși opt sfaturi pentru o colaborare perfectă cu partenerii de peste mări.
1. Informați terții despre locația dvs. chiar de la început
Dezvăluiți imediat fusul dvs. orar. Menționați-vă programul și canalele de comunicare preferate în timp ce vă prezentați, astfel încât colegii să știe cum să vă contacteze. De asemenea, profitați de această șansă pentru a stabili limite. Explicați cazurile rare în care ar fi acceptabil să trimiteți un mesaj chiar și după ce tura dvs. s-a încheiat.
Pentru a vă comunica programul mai eficient, indicați-l pe profilurile dvs. online. Nu toată lumea își va aminti, până la urmă. Includerea orelor de birou în semnătura de e-mail, în profilul de chat de la serviciu, în contul LinkedIn și în profilul Google va preveni neînțelegerile.
Asigurați-vă că le actualizați ori de câte ori este necesar. Indiferent dacă lucrați în diferite ture sau dacă lucrați mai devreme, împărtășirea schimbărilor în programul dvs. este responsabilitatea dvs.
2. Descărcați un convertor precis de fus orar
Stabilirea întâlnirilor cu echipele de la distanță este dificilă. Nu numai că respectă programe de lucru necoordonate, dar unii uită să calculeze diferențele de fus orar. Gazdele întâlnirilor nu pot oferi doar același program în 24 de fusuri orare.
Pentru a vă asigura că toată lumea urmează același program, echipa dvs. ar trebui să folosească convertoare de fus orar. Există mai multe opțiuni disponibile. Le puteți integra chiar și cu instrumente de lucru pentru întreaga echipă, cum ar fi sisteme de management de proiect și aplicații de calendar.
3. Utilizați orele militare și specificați fusurile orare atunci când programați planuri
Obișnuiește-te să folosești timpul militar și să specificați fusurile orare atunci când programați întâlniri. Nu lăsa loc pentru presupuneri. Puteți chiar să includeți un memento prin care să le spuneți destinatarilor să convertească ora indicată în fusul orar local. În acest fel, nimeni nu trece cu vederea abrevierile fusului orar.
Pentru a evita confuzia, urmați fusul orar cel mai frecvent utilizat în echipa dvs. Să presupunem că ești din New York. Deși ar fi convenabil să folosiți fusul orar local, colegii dvs. de echipă din alt stat sau țară ar putea considera conversiile frecvente o bătaie de cap.
În ceea ce privește freelancerii, urmărește fusurile orare care beneficiază clienții tăi. Făcând ajustări din partea ta, te va face să arăți profesionist și amabil, lăsând partenerilor tăi o impresie pozitivă despre tine.
Când rezervați întâlniri cu lucrătorii de la distanță, veți observa că se pierde mult timp în așteptarea confirmării. Diferențele de fus orar fac dificilă obținerea de răspunsuri în timp real. Dacă celelalte părți locuiesc în partea opusă a lumii, probabil că nu veți auzi de ele până în următoarea zi lucrătoare. Chiar și câteva e-mailuri dus-întors ar putea dura o săptămână.
Pentru a simplifica procesul, utilizați a instrument fiabil de programare a întâlnirilor. Opțiunile utilizate pe scară largă precum Google Calendar și Calendly afișează automat datele disponibile pentru toate părțile implicate. Utilizatorii își selectează pur și simplu sloturile preferate. Odată ce toată lumea a ales o dată, aplicația va evidenția rezultatele, astfel încât gazda să poată decide dacă va continua întâlnirea.
5. Externalizați sau automatizați anumite procese de afaceri
Dacă schimbați frecvent programele pentru sarcini care necesită timp, dar repetitive, luați în considerare descărcarea lor în AI. Eliberați-vă timp pentru proiecte mai complexe. Sistemele automate pot gestiona chestiuni obositoare, cum ar fi programarea întâlnirilor, înregistrarea timpului, sortarea e-mailurilor și urmărirea proiectelor.
Pentru sarcini pe care AI nu le poate automatiza, angajați freelanceri. Căutați profesioniști calificați, de încredere, care vă pot lua locul în timpul orelor libere. Dar odată ce volumul de muncă al echipei tale crește, cere departamentului de resurse umane sau supervizorului să obțină un angajat permanent.
6. Utilizați o platformă organizată de management de proiect pentru echipa dvs
Deși cruciale, procesele de aprobare împiedică finalizarea sarcinilor. Chiar și revizuirea argumentelor de vânzare sau a propunerilor de afaceri ar putea pierde câteva zile dacă părțile au nevoie de ore pentru a răspunde.
Pentru a accelera procesul, simplificați urmărirea sarcinilor. Utilizare programe software de management de proiect ca locație centrală pentru proiecte la nivelul întregii echipe, în care utilizatorii pot atribui, bifa, anula și aproba sarcini în ritmul lor. Aici, lucrătorii de la distanță pot finaliza sarcini fără a comunica departe de platformă.
Examinați caracteristicile instrumentului dvs. potențial de gestionare a proiectelor. Dacă lucrați în diferite fusuri orare, vă sugerăm să alegeți un program care vine deja cu convertoare de fus orar, tehnologie de mesagerie instantanee și programare de întâlniri.
7. Familiarizați-vă cu sărbătorile observate în diferite țări
Deoarece lucrați cu echipe la distanță din întreaga lume, ar trebui să vă familiarizați cu vacanțele observate în alte țări. Religiile și culturile au credințe diferite. Este lipsit de respect să minimizezi vacanța majoră a unei alte țări doar pentru că nu o urmezi.
Să presupunem că lucrezi cu indieni. Deși Ziua Recunoștinței este o sărbătoare minoră pentru majoritatea indienilor, ei acordă o mare importanță Diwali, un festival al luminilor sărbătorit în jurul lunii octombrie sau noiembrie. Ar fi neconsiderat să atribui sarcini critice în această perioadă.
De asemenea, urmăriți țările care respectă ora de vară (DST). Oamenii care folosesc ora de vară înaintează ceasul cu o oră în timpul verii pentru a economisi energie electrică. Nu este o sărbătoare. Cu toate acestea, ar putea cauza confuzie la stabilirea întâlnirilor.
8. Încercați diferite programe de lucru
În timp ce munca de la distanță oferă flexibilitate în timp, aceasta vine și cu programe neregulate care necesită ajustări de rutină. Echipele de la distanță trebuie să găsească intervale de timp care să funcționeze pentru toată lumea. Probabil că veți lucra în ture pe care nu le-ați făcut ca angajat de birou, așa că pregătiți câteva trucuri pentru a rămâne treaz la serviciu.
Păstrați o minte deschisă la diferite programe. Dacă ați lucrat în aceeași tură de-a lungul carierei, profitați de această șansă pentru a vă revizui rutina. De exemplu, vă puteți face treburile și antrenamentele mai devreme în cursul zilei. Cine ştie? S-ar putea să descoperi că ești mai eficient și mai productiv atunci când lucrezi în afara orelor standard de birou.
Lucrați eficient în diferite fusuri orare
Lucrul eficient cu partenerii de peste mări necesită o planificare atentă. Persoana de la celălalt capăt al ecranului nu locuiește în același fus orar cu tine, așa că nu ar trebui să forțezi întoarceri prompte și solicitări urgente. De asemenea, gestionați-vă volumul de muncă în consecință. Descărcați sarcinile critice, consumatoare de timp, cum ar fi stabilirea de întâlniri, sortarea e-mailurilor și efectuarea de anunțuri către sistemele AI.
Dacă sarcinile dvs. zilnice implică gestionarea unei echipe la distanță, luați în considerare crearea unui program pentru întreaga echipă de urmat. Da, oamenii au preferințe de schimb diferite. Oricât de mult ai vrea să-i găzduiești, lucrătorii tăi s-ar putea să nu facă mare lucru dacă lucrează rar la același program.