Dacă vă confruntați cu termenele limită, aveți tendința de a amâna mult sau de a fi ușor distras de o notificare aleatorie; ai putea fi o victimă a legii Parkinson. Legea Parkinson explică că, cu cât ni se acordă mai mult timp pentru o anumită sarcină, cu atât va dura mai mult timp pentru a o îndeplini.
Acesta este motivul pentru care amânarea este atât de răspândită. Dar cum se poate depăși? Înainte de a putea vorbi despre depășirea legii Parkinson, este important să înțelegem natura acesteia și de ce este răspândită.
Ce este Legea Parkinson?
Legea Parkinson este un adagiu, faimos inventat de Cyril Northcote Parkinson, un istoric naval britanic. Acesta afirmă:
Este o observație banală că munca se extinde astfel încât să umple timpul disponibil pentru finalizarea ei.
Pentru a înțelege conceptul, luați în considerare o persoană însărcinată să scrie un eseu într-un termen limită de 48 de ore. Persoana, în prima zi, va colecta date relevante pentru cercetare și va forma o schiță. Pe următorul, ei se vor pune la treabă și vor scrie prima schiță a eseului.
Pe măsură ce termenul limită se apropie, cu câteva ore rămase, ei vor edita, corecta și, în final, vor trimite schița. Ce se întâmplă dacă persoanei i s-a dat un termen limită de 24 de ore? Este absolut posibil ca persoana respectivă să fi scris cu ușurință eseul atribuit în 24 de ore, fără a sacrifica calitatea.
Acum gândiți-vă cât de des v-ați întâlnit cu circumstanțe similare. Probabil vă puteți gândi la mai multe situații în care vi s-a dat o sarcină cu un termen limită mai lung. Dar, în loc să finalizați sarcina în timpul necesar pentru a finaliza sarcina, ați luat tot timpul disponibil (conform termenului limită) pentru a finaliza sarcina.
Utilizarea legii Parkinson pentru a vă maximiza productivitatea
În timp ce legea Parkinson este răspândită și aparent inevitabil, o poți folosi în avantajul tău controlând modul în care îți petreci timpul. Iată câteva strategii pe care le puteți folosi pentru a depăși legea Parkinson și a deveni mai productiv:
1. Stabiliți obiective SMART
Oamenii tind să se relaxeze și să amâne mai mult atunci când nu simt că munca lor este importantă. O altă cauză majoră a amânării este incertitudinea cu privire la următorii pași. Dacă nu știți ce veți face odată ce finalizați un proiect, este posibil să întârziați finalizarea acestuia.
De aceea este important să stabiliți obiective SMART pentru a depăși legea Parkinson. Având în minte un obiectiv specific și limitat de timp, te face mai dornic să lucrezi la el și să-ți folosești timpul și alte resurse mai conștient.
2. Programează-te eficient
Cu toții știm importanța programării. Ne ajută să rămânem conștienți de modul în care ne petrecem timpul, minimizând impactul negativ al legii Parkinson. Pentru o programare și planificare eficiente, puteți utiliza aplicații de calendare pentru a programa sarcini.
Cu toate acestea, ar trebui să includeți întotdeauna o oră limită în programul dvs. O oră limită desemnată (pentru zi) vă oferă un sentiment de urgență și sunteți obligat să vă îndepliniți sarcinile pentru ziua respectivă în intervalul respectiv.
Când nu aveți o oră limită stabilită, simțiți că aveți mai mult timp și este posibil să vă distras atenția sau să lucrați încet. Îți spui că vei compensa adăugând mai multe ore pe timp de noapte, astfel „extinderea muncii”.
Legea Parkinson lovește cel mai greu atunci când aveți un proiect uriaș cu un termen lung. Un termen limită mai lung înseamnă că aveți mai mult timp să vă relaxați și să vă distras atenția. Pentru a evita acest lucru, trebuie să împărțiți proiectul în sarcini mai mici. Acum setați termene intermediare pentru fiecare dintre sarcinile mai mici și programați-le în consecință.
Împărțirea unui proiect mare în sarcini mai mici îl face mai puțin descurajant și mai realizabil; deci este mai puțin probabil să amânați. În plus, acordându-ți termene limită mai scurte și mai imediate, nu îți acorzi mult timp. Deoarece nu mai este mult timp de pierdut, simți un sentiment de urgență care te motivează să duci la bun sfârșit sarcinile.
4. Timp de urmărire
Este posibil ca estimările dvs. să fie inexacte, inițial. S-ar putea să vă acordați 3 ore pentru un proiect. Dar în timp ce lucrați la el, veți constata că veți avea nevoie de încă 2 ore pentru ao finaliza. Dacă se întâmplă acest lucru, pur și simplu reajustați-vă programul și acordați-vă timp suplimentar. Stabilirea unor termene precise pentru proiectele dvs. vă ajută să le planificați eficient. Pentru asta, puteți începe să urmăriți timpul necesar pentru finalizarea fiecărui proiect.
Sunt câteva aplicații grozave de urmărire a timpului pe care îl puteți folosi pentru a urmări cât timp durează un anumit proiect. Când utilizați o aplicație de urmărire a timpului, puteți accesa jurnalul de timp și puteți vedea cât timp v-a luat pentru a finaliza diferite proiecte. Acest lucru vă ajută să faceți estimări mai bune și să stabiliți termene mai realiste pentru proiectele dvs. și vă împiedică să pierdeți timpul.
5. Utilizați Timeboxing
Când trebuie să facem ceva, nu ne gândim la cât timp va dura pentru finalizarea proiectului. În schimb, ne gândim la cât timp avem pentru proiect. Aici intervine legea Parkinson. Dacă timpul dat pentru sarcina atribuită este mai mare decât timpul necesar, avem tendința de a amâna sarcina până în ultimul minut.
Pentru a preveni acest lucru, utilizați timeboxing. Timeboxing implică să ne gândim la cât timp va dura un anumit proiect pentru a finaliza o sarcină, stabilirea unui termen limită autoimpus (o casetă de timp) în funcție de timpul necesar pentru sarcină și respectarea aceasta.
Să presupunem că aveți trei zile pentru a finaliza un proiect. După evaluare, descoperiți că se poate face în decurs de trei ore. Stabiliți un termen limită de 3 ore pentru proiect și încercați să-l finalizați în intervalul de timp. Cu timeboxing, devii mai conștient de cum și unde îți folosești timpul. Când există un termen limită iminent în mintea ta, este mai puțin probabil să amâni.
6. Folosește Tehnica Pomodoro
Ca și timebox-ul, poți folosește metoda Pomodoro pentru a deveni mai productiv și a învins legea Parkinson. Metoda Pomodoro presupune sesiuni de lucru scurte, dar intensive, cu pauze scurte între ele.
Când utilizați metoda Pomodoro, nu vă gândiți la termenul limită real pentru sarcină, ci la cele 25 de minute pe care vi le-ați stabilit. Acest lucru elimină posibilitatea ca legea Parkinson să ia măsuri. Iată cum puteți folosi tehnica Pomodoro:
- Notează o listă de lucruri de făcut, în ordinea priorităților.
- Setați un cronometru la 25 de minute.
- Începeți să lucrați la sarcina cu cea mai mare prioritate până când cronometrul se stinge.
- Luați o pauză de 5 minute.
- Repetați patru sesiuni de 25 de minute.
- Luați o pauză de 30 de minute.
În timp ce puteți utiliza un cronometru pe telefon sau laptop, există dedicate aplicații pentru tehnica Pomodoro care îl fac mult mai ușor și mai eficient.
Realizați mai multe în mai puțin timp
Nu trebuie să începeți cu toate aceste strategii din prima zi; puteți alege unul sau două și le puteți face cât mai eficient posibil. Trucul este să devii conștient despre modul în care îți folosești timpul și să împiedici legea Parkinson să-ți „extinde munca”.
Odată ce ați înțeles, puteți încorpora mai multe dintre aceste strategii în rutina dvs. Dar nu te opri doar aici! Puteți afla mai multe modalități de a vă crește productivitatea și de a face mai multe în mai puțin timp.