Nu mai trebuie să trimiteți prin e-mail un document Word înainte și înapoi între colegi pentru a finaliza lucrurile. Ați putea, dar cu procesoarele de text bazate pe web precum Google Docs, colaborarea și comunicarea sunt ușoare.
În cadrul software-ului, veți găsi diverse instrumente și caracteristici care vă ajută să rămâneți la curent și să nu fiți în calea celuilalt. În acest articol, veți găsi un ghid complet pentru utilizarea acestor instrumente în Google Docs.
Pentru a eficientiza feedbackul și colaborarea echipei dvs., iată cum să menționați pe alții și să utilizați eficient comentariile în Google Docs.
Menționarea altora în Documentele dvs. Google
Pentru a menționa o persoană de contact oriunde într-un document Google, tastați @ și continuați cu adresa sa de e-mail. Dacă le-ați salvat ca contact în contul dvs. Google, numele lor va apărea într-o listă pe măsură ce faceți acest lucru. Acolo, puteți face clic pe numele lor pentru a le adăuga.
Menționarea acestora în document nu le va trimite o notificare, dar va crea o etichetă pe care o puteți trece cu mouse-ul pentru a o vedea o cartelă de contact cu comenzi rapide pentru a le trimite un e-mail, a crea sau a programa o întâlnire sau pentru a vedea interacțiunile tale recente cu Google.
Dacă încă nu ai acordat acces colegului tău, există câteva moduri de a partaja documentele dvs. Google, cel mai rapid fiind Acțiune butonul din colțul din dreapta sus. Odată ce faceți clic pe el, vi se va cere adresa de e-mail și un mesaj opțional. Apoi, lovește Trimite.
Comentariile îi vor suna pe colegii tăi, îndreptându-le atenția către documentul tău partajat. Pentru a utiliza comentariile:
- Evidențiați textul sau media în care doriți să lăsați un comentariu.
- O bară de instrumente va apărea în partea dreaptă a documentului. Acolo, selectați pictograma de vorbire albastră cu un simbol plus. Alternativ, puteți găsi acest simbol cu gri în bara de instrumente de sus sau făcând clic dreapta pentru o listă de opțiuni suplimentare.
- Va apărea un panou de comentarii. Introduceți-vă gândurile în câmp, folosind @ și o adresă de e-mail pentru a vă adăuga colegii.
- Când sunteți gata să distribuiți, faceți clic cometariu, iar nota dvs. va apărea în document. Oricine etichetat va primi o notificare. Oricine are acces la document își poate vedea și adăuga gândurile.
Pentru a preveni aglomerarea comentariilor în documentul dvs., le puteți rezolva după ce le-ați citit sau ați finalizat orice activitate asociată. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe bifa din antetul firului de discuție. Această acțiune va ascunde nota, dar puteți accesa și recuperați comentariile rezolvate în Google Docs prin accesarea istoricului dvs. Puteți găsi asta selectând pictograma vorbire din colțul din dreapta sus al ecranului.
Cum să utilizați Sugerați modificări în Google Docs
Uneori este benefic să faci sugestii în loc de modificări atunci când lucrezi în colaborare. În loc să-ți dai ping colegului tău cu o redare cu redare sau să verifici istoricul versiunilor documentului tău, poți sugera modificări folosind Mod de sugestie în Google Docs. Pentru a face acest lucru:
- Evidențiați textul sau media la care vă referiți.
- O bară de instrumente va apărea în partea dreaptă a documentului. Acolo, selectați pictograma verde de vorbire cu un creion. Alternativ, puteți schimba între moduri făcând clic pe pictograma creion din bara de instrumente sau făcând clic dreapta pentru o listă de opțiuni suplimentare.
- Odată ce sunteți în modul Sugerare, orice modificări pe care le faceți vor apărea ca sugestie, iar textul pe care îl înlocuiți va apărea în continuare cu o baraj verde. Casetele de comentarii se vor afișa în partea dreaptă, reflectând orice modificări sugerate.
- Când sunteți gata, etichetați colegul căruia doriți să îi sugerați modificări într-unul sau mai multe fire de comentarii și apăsați Reluare pentru a trimite o notificare.
Când sunteți gata să reveniți la modul Editare, faceți clic dreapta și selectați opțiunea din listă sau faceți clic pe pictograma Mod Sugestie din partea dreaptă a barei de instrumente.
Dacă examinați sugestiile altcuiva, puteți da clic pe casetele de comentarii pentru a le examina. Pe măsură ce faceți, faceți clic pe bifa din partea de sus a firului pentru acceptare și pe x pentru respingere. Acceptarea modificărilor va plasa editările colegului dvs. în document. De asemenea, le puteți lăsa comentarii pe fir pentru a comunica înainte și înapoi cu privire la anumite elemente.
Setări de notificare pentru Google Docs
O modalitate rapidă de a găsi setările de notificare pentru documente este prin utilizarea pictogramei de vorbire din colțul din dreapta sus al ecranului. După ce deschideți panoul, faceți clic pe pictograma clopoțel pentru a deschide meniul de setări. Aici, puteți ajusta tipurile de notificări pe care le primiți pentru ambele Comentarii și Editări.
Pentru comentarii, puteți opta pentru toate, doar pentru cele în care ceilalți vă menționează sau pentru niciunul dintre ele. Dacă nu selectați niciunul, veți primi în continuare un indicator vizual, dar nu veți primi o notificare sau e-mail. Prin aceasta, va trebui să acordați o atenție sporită pentru a vă asigura că nu pierdeți o actualizare de la un coleg.
Cu modificări, puteți opta pentru primirea de notificări de fiecare dată când cineva face modificări la document sau nicio modificare. Dar puteți vedea în continuare cine a schimbat ceea ce în istoricul versiunilor documentului dvs.
Cum să utilizați Istoricul versiunilor în Google Docs și de ce este util
Deoarece colaborați cu alții, este bine să aveți o copie de rezervă a documentului în cazul în care cineva șterge sau scrie din greșeală informații importante. În partea de sus a ecranului, există un hyperlink care indică când a avut loc cea mai recentă modificare. Faceți clic pe acesta și veți vedea copii de rezervă de la sesiunile de lucru anterioare și modificările care au avut loc.
Folosirea istoricului versiunilor este utilă, deoarece puteți vedea ce s-au schimbat alții dacă nu este clar. În plus, puteți reveni la o versiune anterioară dacă nu sunteți mulțumit de documentul curent sau dacă ceva a mers prost.
Cum să vă dați seama dacă altcineva lucrează într-un document Google
Din fericire, Google v-a acoperit când vine vorba de a ști dacă colegul dvs. editează sau nu un document. Dacă se află în spațiul de lucru cu tine, fotografia lor de profil va apărea în partea de sus a ecranului, cu o chenar colorată. Dacă sunt acolo, dar inactiv, va părea estompat.
De asemenea, puteți vedea exact unde se află uitându-vă la cursorul lor în culoarea corespunzătoare. Astfel, puteți evita suprapunerea sau puteți reveni mai târziu dacă preferați să lucrați singur.
Colaborați cu Google Docs
Datorită Google Docs, colaborarea cu colegii dvs. este simplă. Puteți fie să contribui la documente, fie să sugerezi modificări. În plus, există o mulțime de funcții, cum ar fi setări personalizate de notificare, istoricul versiunilor și actualizări în timp real, pentru a vă menține fluxul de lucru fluid și constant.
