Cum să creați o hartă a timpului pentru a vă îmbunătăți productivitatea

Cât de des te trezești pierdut – incapabil să faci față fluxului nesfârșit de sarcini care ți se aruncă în cale? Stai întins pe pat noaptea, gândindu-te la toată munca pe care ai fi putut-o face în timpul zilei, dar nu ai putut.

Te gândești cum ai fi putut să-ți gestionezi mai bine timpul și să faci mai multe. Dar ziua este pierdută. Dacă ai fi făcut toată planificarea din timp. Dacă scenariul de mai sus descrie situația dvs., trebuie să luați în considerare maparea timpului.

Ce este Time Mapping? Cum este diferit de blocarea timpului?

Cartografierea timpului se referă la procesul de creare a unui cadru care să-ți stabilească activitățile (muncă, întâlniri, angajamente personale) în funcție de timp. Este ușor să confundați maparea timpului cu programarea sau metodele convenționale de gestionare a timpului, cum ar fi blocarea timpului. Cu toate acestea, există o diferență notabilă.

O hartă a timpului oferă o imagine holistică a zilei, săptămânii sau lunii dvs. Oferă claritate asupra modului în care ar trebui să-ți petreci zilele, ce trebuie să faci și când. Odată ce aveți un schelet al modului în care intenționați să vă petreceți timpul, puteți începe să programați blocuri de timp pentru sarcini cu prioritate ridicată (blocarea timpului).

Spre deosebire de alte metode de gestionare a timpului, maparea timpului nu înseamnă doar alocarea timpului pentru muncă. Este planul complet pentru modul în care îți petreci timpul, de la muncă și hobby-uri la timp liber și în familie. Și odată ce îți faci un obicei de cartografiere a timpului, magia se întâmplă.

Obțineți o hartă clară a ceea ce trebuie să faceți, astfel încât oboseala de decizie dispare. Zilele de jonglare între diverse proiecte dispar, deoarece ați programat deja blocuri de timp pentru sarcini cu prioritate ridicată. Știi când este timpul să lucrezi și când este timpul să renunți la griji și să bei o ceașcă de cafea fierbinte. Nu vă mai grăbiți și lucrați mai mult.

Sună bine, nu? Să vorbim despre cum să creezi o hartă a timpului pentru a crește productivitatea și a prelua controlul asupra vieții tale.

Cum să creați o hartă a timpului pentru a îmbunătăți productivitatea

Nu există o modalitate standard de a crea o hartă a timpului, deoarece maparea timpului este personală. Oamenii au scopuri, temperamente și circumstanțe diferite. Ceea ce funcționează pentru unul s-ar putea să nu funcționeze pentru altul. Cu toate acestea, următorul ghid oferă o schiță a unui proces tipic de creare a hărții de timp pe care îl puteți urma și modela în funcție de circumstanțele dumneavoastră specifice.

Pasul 1: Luați în considerare modul în care petreceți timpul

Înainte de a începe să creați o hartă a timpului, este esențial să vă întrebați: De ce creați o hartă a timpului și ce vă așteptați să obțineți? Acestea sunt întrebări importante care influențează cât de eficientă va fi maparea timpului pentru tine. De aceea, este esențial să fii sincer atunci când răspunzi la aceste întrebări.

Puteți începe prin a vă gândi cum vă petreceți timpul într-o zi obișnuită. Ești mulțumit de rutina ta actuală? Dacă nu, gândiți-vă la ceea ce doriți să îmbunătățiți. Nu uitați că vă creați o hartă a timpului pentru dvs.

Aceasta înseamnă că trebuie să luați în considerare personalitatea, orele de vârf productive și obiceiurile în timp ce răspundeți la aceste întrebări. De exemplu, dacă știți că lucrați cel mai bine noaptea târziu, puteți seta blocuri de timp pentru sarcinile cu cea mai mare prioritate pe timp de noapte, pentru a asigura o eficiență maximă.

Odată ce ați luat o perspectivă a stilului dvs. de viață, luând în considerare defectele din rutina dvs., ați remarcat lucruri pe care doriți să le îmbunătățiți și ați realizat ce doriți să obțineți cu harta timpului, treceți la următoarea Etapa.

Pasul 2: Creați o listă de activități

Enumerați activitățile pe care doriți să le faceți într-un interval de timp stabilit. Pentru harta pentru prima dată, cel mai bine este să rămâneți cu un interval de timp mai scurt, de preferință o săptămână. Asta pentru că un interval de timp mai scurt vă ajută să vă stabiliți obiective realiste și să vă simțiți mai puțin copleșiți.

Când vă enumerați activitățile pentru săptămână, creați categorii pentru diferitele domenii ale vieții dvs. (muncă, hobby-uri, sănătate, prieteni și familie). Vă puteți gestiona cu ușurință sarcinile după ce le-ați separat în categorii relevante. Dar nu exagera. Cel mai bine este să vă păstrați categoriile între 3-5 pentru a evita dezordinea.

Pasul 3: Codul de culori diferite activități

Crearea hărților de timp nu trebuie să fie plictisitoare. Puteți (ar trebui) să adăugați culoare diferitelor categorii de hărți temporale. Vă face maparea timpului distractiv, iar culorile diferite vă ajută să vă vizualizați harta timpului. Dar nu adăugați culori aleatoriu. Culorile diferite reprezintă sentimente diferite, deci codifică culoarea corespunzător.

Verdele reprezintă natura și abundența, motiv pentru care am atribuit o culoare verde categoriei mele de sănătate în Clockify.

Pasul 4: Prioritizează sarcinile

În timp ce enumerați activitățile pe care doriți să le finalizați într-o săptămână, vă veți da seama că nu sunt suficiente ore pentru a finaliza toate sarcinile. Aici va trebui să începeți să prioritizați. Majoritatea oamenilor, totuși, le este greu să stabilească prioritățile. Daca asta esti tu, utilizați matricea Eisenhower pentru a vă prioritiza sarcinile.

Matricea Eisenhower ajută la clasificarea sarcinilor în patru cadrane pe baza importanței și urgenței lor. Sarcinile cele mai importante și urgente au cea mai mare prioritate, în timp ce sarcinile mai puțin importante și mai puțin urgente sunt programate pentru mai târziu, delegate sau eliminate din lista de sarcini.

Pasul 5: Programați blocuri de timp

După ce ați prioritizat sarcinile, blocarea timpului este următorul pas. Iată cum puteți crea blocuri de timp în calendarul dvs.:

1. Creați blocuri de timp pentru sarcinile cu prioritate maximă.
2. După aceea, creați blocuri de timp pentru întâlniri.
3. Dacă mai aveți suficiente intervale de timp, creați blocuri de timp pentru alte sarcini sau proiecte importante.

Deși procesul pare simplu, veți face greșeli inițial. Dar nu-ți face griji, vei deveni mai bine în cele din urmă. Cu toate acestea, pentru a vă ușura în proces și pentru a minimiza șansele de eroare, iată câteva sfaturi de reținut:

• Păstrați-vă blocurile de timp suficient de flexibile pentru a lăsa loc pentru apeluri neașteptate și distrageri inevitabile.
• Stabiliți o oră fixă ​​pentru sarcinile de rutină (mic dejun, jogging de dimineață, cină).
• Programați întâlniri (dacă este posibil) într-un singur bloc de timp, deoarece întâlnirile împrăștiate pe parcursul zilei pot împiedica productivitatea.
• Nu uitați să creați blocuri de timp pentru odihnă.
• Lăsați blocuri de timp goale pentru evenimente bruște, neașteptate.

Pasul 6: Examinați și revizuiți

Acum că v-ați creat harta timpului, este timpul să o revizuiți. Vedeți dacă harta timpului săptămânal reprezintă perfect modul în care doriți să vă petreceți săptămâna. Dacă nu, modificați-l. De exemplu, dacă ați stivuit multă muncă intensă luni și marți, în timp ce aveți timp considerabil de rezervat miercuri — puteți adăuga o parte din muncă miercuri pentru a echilibra zilele tale.

Harta dvs. de timp nu este o decizie judecătorească, așa că nu ezitați să o modificați și să faceți ajustările pe care le considerați potrivite. Dar fă-o înainte de a începe să-l urmărești, deoarece schimbarea hărții de timp la jumătatea drumului poate distruge programul întregii săptămâni.

În timp ce urmăriți harta timpului, vedeți cât de bine funcționează. Întrebați-vă: ați reușit să o urmați? V-a crescut productivitatea? Există domenii care necesită îmbunătățiri suplimentare? Pe baza răspunsurilor dvs., faceți ajustările necesare la viitoarele hărți de timp.

Software-ul de cartografiere a timpului nu este o necesitate, dar fac procesul mai eficient. Tot ce aveți nevoie este un pix și hârtie pentru a crea o hartă a timpului prin enumerarea și prioritizarea activităților săptămânale și creând blocuri de timp pentru săptămână.

Dar există o problemă cu asta. Nu poți face modificări. Software-ul de cartografiere a timpului face maparea timpului mai ușoară și mai eficientă. În plus, harta timpului este întotdeauna accesibilă pe telefon.

Clockify este unul dintre cele mai bune software de gestionare a timpului. Oferă o interfață îngrijită, ușor de navigat și multe caracteristici care ajută la crearea hărților temporale cuprinzătoare.

Puteți crea cu ușurință blocuri de timp în aplicația vizualizare calendar. Faceți clic pe orice interval de timp (care nu este deja blocat în timp) și un Adăugați o intrare de timp va apărea un pop-up. Acum completați detaliile și faceți clic pe ADĂUGA buton. Repetați procesul pentru câte blocuri de timp doriți.

Puteți utilizați TimeCamp pentru a economisi timp și pentru a crește productivitateași creați hărți de timp. După ce adăugați blocuri de timp pentru săptămână (sau lună), integrați Google Calendar în TimeCamp.

Blocurile de timp din Google Calendar vor apărea automat pe foaia de pontaj TimeCamp la ora atribuită. În plus, TimeCamp oferă urmărirea automată a timpului - o salvare pentru persoanele care uită adesea să adauge intrări de timp.

Planyway vă permite să integrați Trello, Jira, Google Calendar și Microsoft Teams. Dacă gestionați proiecte în Trello și programați întâlniri pe Google Calendar, poate fi dificil să știți ce să faceți și când.

Planyway aduce totul într-un singur loc, facilitând crearea unei hărți a timpului. Puteți trage blocuri de timp în calendarul Planyway, facilitând efectuarea de ajustări de ultim moment.

De la scrierea articolelor și realizarea de bugete până la crearea unei liste de urmărire a filmelor mele preferate, puteți face multe cu suita Google Docs Editors. Crearea unei hărți a timpului nu este diferită.

Foi de calcul Google oferă tot ce aveți nevoie pentru a crea harta temporală perfectă. Ceea ce diferențiază Google Sheets de alte software-uri de cartografiere a timpului este libertatea pe care ți-o oferă. Vă puteți crea harta timpului așa cum doriți, fără a vă limita la interfața aplicației.

Dar dacă nu doriți să creați o hartă a timpului de la zero, iată un Șablon de hartă a timpului Google Sheets pe care le puteți utiliza și personaliza.

Amânarea este inamicul

Maparea timpului vă ajută să vă gestionați mai bine timpul. Îți oferă direcție și o pistă de urmat. Dar trebuie să te angajezi pentru ca ea să-și arate minunile. Iar cel mai mare obstacol cu ​​care te vei confrunta pe drum este amânarea.

Mulți oameni se luptă cu amânarea și folosesc diferite metode pentru a face față acesteia. În timp ce toate aceste metode au punctele lor plus, regula celor cinci minute este una dintre cele mai eficiente.