Cum să utilizați funcția SORTBY în Microsoft Excel

Microsoft Excel oferă instrumente puternice pentru a compila, organiza și vizualiza datele dumneavoastră în aproape orice mod imaginabil. Uneori, veți întâlni un scenariu în care trebuie să creați mai multe vizualizări specifice ale informațiilor dvs.

Funcția SORTBY din Excel oferă o modalitate convenabilă de a crea defecțiuni complexe și de a crea artizanat specializat aranjamente de date care adaugă claritate informațiilor dvs., fără a crea confuzie în interiorul originalului dvs set de date.

Utilizează funcția SORTBY din Excel în Excel

Există mai multe moduri de sortare a datelor în Excel, deși metodele care vin cel mai ușor în minte pot avea dezavantaje pentru nevoi mai complexe.

Folosind funcția SORT creează un set de date separat, organizat, dar puteți sorta doar după un singur set de criterii. Sortare cu instrumentul de sortare și filtrare din Excel

oferă o granularitate mult mai fină, dar sortează direct setul de date original, ceea ce face mai dificilă crearea și afișarea mai multor vizualizări, mai ales dacă doriți să le vedeți în același timp.

Funcția SORTBY, în esență, combină cele mai bune părți ale acestor două caracteristici; creează o vizualizare separată a setului dvs. de date (sau o „matrice”) care poate fi sortată după mai mult de un criteriu. Deci, de exemplu, puteți sorta un tablou de scor al jucătorilor dintr-un joc după numele echipei, apoi după scor, apoi după realizări specifice în joc.

În exemplul pe care îl vom folosi pentru acest articol, avem o listă de date de vânzări dintr-o regiune. Coloanele conțin numele de familie ale personalului nostru de vânzări, statul în care lucrează, numărul de vânzări pe care le-au realizat și totalul câștigat din acele vânzări.

Cum se utilizează funcția SORTBY în Excel

Pentru a crea prima noastră sortare cu funcția SORTBY, să ne organizăm agenții de vânzări după stat.

1. Selectați celula F2.
2. În interiorul celulei sau în bara de formule, tastați următoarele:

   =SORTARE(A2:D16;B2:B16)

3. presa introduce.

Această funcție îi spune Excel să sorteze întregul nostru interval (celule A2 prin D16) după valorile „State” din celule B2 prin B16. Este implicit în ordine crescătoare (A-Z) automat. Matricea rezultată listează datele noastre organizate pe state (în primul rând Arizona, apoi California, apoi New Mexico...).

Rețineți că lista de nume nu este sortată alfabetic, deoarece nu este ceea ce i-am cerut să facă. Cu toate acestea, este ușor să schimbați această formulă pentru a specifica mai multe criterii.

Sortarea după mai multe criterii simultan cu SORTBY în Excel

Să modificăm noul nostru set de date pentru a sorta mai întâi după stare, apoi după numărul de vânzări efectuate, creând un clasament în miniatură al succesului fiecăruia dintre oamenii noștri de vânzări în fiecare stat.

1. Selectați celula F2 din nou. Alternativ, dacă doriți să păstrați și prima formulă pentru a compara diferențele, selectați celula K2 in schimb.
2. În interiorul celulei sau în bara de formule, tastați următoarele:

   =SORTARE(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. presa introduce.

Noua matrice rezultată are o formulă puțin mai complicată acum, când îi cerem lui Excel să sorteze după mai multe câmpuri.

Formula începe la fel ca formula anterioară, prin aceea că îi cerem lui Excel să sorteze matrice în coloanele A la D prin informațiile „State” din coloana B, dar având în vedere că acum avem multiple intervalele după care căutăm să sortăm, trebuie să clarificăm în Excel ambele matrice după care căutăm să sortăm (cel by_array sintaxa), precum și ordinea de sortare, sau direcția în care dorim ca Excel să aranjeze datele.

Fiecare din by_array argumentele pot avea o lățime de o singură coloană, cu valorile enumerate vertical așa cum le avem aici (pentru de exemplu, celulele B2:B16) sau lungimea unui rând, cu valorile enumerate orizontal (de exemplu, celulele A4:D4).

Chiar dacă cele două coloane pe care tocmai le-am cerut acestei formule să le sortăm, coloanele B și C, sunt lângă fiecare altele, nu putem combina cele două coloane într-o singură solicitare de interval în cadrul formulei (ca „B2:C16”). Procedând astfel, rezultă un „#REF!” eroare, deoarece Excel nu este sigur după care dintre aceste două câmpuri să sorteze sau în ce ordine.

Ca să nu mai vorbim de faptul că este complet posibil ca intervalele pe care doriți să le sortați să fie separate unele de altele (cum ar fi coloanele B și D aici, de exemplu), sau ați dori să sortați celulele după intervale care nu sunt în ordine în datele dvs. (cum ar fi dacă doriți să sortați după „Stare” în coloana B, apoi după „Nume” în coloana A, după cum s-a sugerat mai devreme).

Astfel, cele două coloane trebuie să fie listate în formulă ca intervale separate, pentru a spune în mod explicit Excel ordinea în care dorim să sortăm matricea — în cazul exemplului de mai sus, mai întâi după stare, apoi după numărul de vânzări.

The ordinea de sortare sintaxa poate fi definită în două direcții: „1” pentru ordine crescătoare (ordinea A-Z sau numerele cele mai mici ordonate întâi) sau „-1” pentru ordinea descrescătoare (ordinea Z-A sau numerele cele mai mari ordonate întâi). The ordinea de sortare câmpurile nu pot fi alte numere în afară de 1 sau -1 sau, altfel, „#VALOARE!” eroarea va fi returnată, deoarece nu există alte modalități de a comanda datele.

Precizând ordinea de sortare era doar opțional în prima versiune a formulei noastre, deoarece era imediat clar după ce sortăm și sortam deja în ordine crescătoare.

Cu toate acestea, dacă dorim să sortăm acele valori în ordine descrescătoare sau ori de câte ori sortăm după mai multe criterii, este obligatoriu sintaxă de completat, deoarece ordinea de sortare poate fi aranjată în direcții diferite pentru diferite intervale, așa cum am făcut în acest formulă.

De asemenea, nu putem cere acestei formule să sorteze parțial matricea noastră - sortând A1:D16 după intervalul B1:B10, de exemplu. Fiecare argument de gamă din formulă trebuie să acopere același număr de celule, deci dacă originalul nostru matrice valoarea are 15 celule, apoi toate by_array argumentele pe care le cerem formulei de sortat trebuie să conțină și 15 celule. În caz contrar, vom primi un „#VALOR!” eroare.

Acum că înțelegem elementele de bază ale acestei formule, este ușor să vedem cum să folosim SORTBY pentru a ne organiza datele după câte criterii ne dorim sau avem nevoie. Introduceți matrice mai întâi, apoi tastați by_array sortați, apoi ordinea de sortare, apoi următorul nostru by_array, următorul nostru ordinea de sortare, și așa mai departe, ca în sintaxa formulei:

=SORTARE(matrice, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY este încă o altă funcție puternică și versatilă în Excel

Funcția SORTBY din Microsoft Excel facilitează crearea unor defalcări specificate de informații și este versatilă instrument pentru a organiza fără efort seturi de date dezordonate în moduri complexe pentru a vă face informațiile mai clare și mai ușor acționabilă.

Există și mai multe moduri de a utiliza numeroasele funcții, instrumente și caracteristici ale Excel pentru a vă organiza foile de calcul și pentru a utiliza timpul mai eficient și mai productiv.