Un ghid complet pentru cele peste 15 aplicații Google Workspace

Google Workspace (fost G Suite) este o suită integrată de aplicații bazate pe web concepute pentru a eficientiza fluxurile de lucru și pentru a spori productivitatea persoanelor, echipelor și companiilor.

Probabil că sunteți familiarizat cu unele dintre aplicațiile populare Google Workspace, cum ar fi Gmail și Google Docs. Dar este posibil să nu știți că există în prezent 18 aplicații în acest spațiu de lucru, fiecare având un scop unic și oferind o multitudine de funcții pentru a vă crește eficiența și colaborarea cu ceilalți.

În acest articol, vom analiza în profunzime fiecare dintre aceste aplicații, ceea ce fac acestea și vom discuta unele dintre cele mai bune caracteristici ale acestora.

Gmail este un instrument de e-mail care vă permite să creați adrese de e-mail unice (care se termină cu at_gmail.com sau un domeniu personalizat) pentru trimiterea și primirea de e-mailuri. De asemenea, puteți utiliza funcții precum căsuța de e-mail prioritară, filtre, favorite și etichete pentru a vă gestiona e-mailurile și a reduce aglomerația. Crearea unui cont Gmail este gratuită, iar dacă nu aveți încă unul, puteți învăța

configurați un nou cont Gmail pentru dvs. sau pentru alții.

Cele mai bune caracteristici ale Gmail:

• Anulați trimiterea unui mesaj în maximum 30 de secunde după ce faceți clic pe „trimite”.
• Se integrează perfect cu alte aplicații Workspace precum Drive, Calendar și Meet.
• Algoritmi avansati de filtrare a spamului pentru a identifica și filtra automat e-mailurile rău intenționate.
• Personalizați-vă Gmail conectându-vă la aplicații externe din Piața Google Workspace.

Google Meet (fost Hangouts) este versiunea Google a Zoom—un instrument de videoconferință pentru găzduirea de întâlniri virtuale și seminarii web cu prieteni, colegi sau clienți. Puteți începe o întâlnire instantaneu, puteți crea una pentru mai târziu sau o puteți programa în Google Calendar. Dacă aveți nevoie de ajutor despre cum să faceți acest lucru, verificați acest lucru ghid complet pentru găzduirea întâlnirilor în Google Meet.

Cele mai bune caracteristici ale Google Meet:

• Funcții de interacțiune cum ar fi ridicarea mâinii, trimiterea de emoji și conversația.
• Partajați documente, prezentări de diapozitive și alte documente folosind funcția de partajare a ecranului.
• Oferă subtitrări în timp real în peste 10 limbi, inclusiv engleză, franceză și italiană, fiind adăugate mai multe.
• O bibliotecă cuprinzătoare de efecte vizuale pentru aplicarea filtrelor și estomparea sau schimbarea fundalului.

Google Chat este un instrument de mesagerie care acționează ca un hub centralizat pentru comunicare și colaborare fără întreruperi în cadrul ecosistemului Google Workspace. Acesta permite echipelor să se conecteze, să comunice și să partajeze fișiere în timp real, favorizând discuții eficiente despre proiect și sporind productivitatea.

Cele mai bune caracteristici ale Google Chat:

• Se integrează cu Drive, Documente, Foi de calcul și Prezentări pentru a crea și partaja fișiere.
• O funcție nativă Tasks pentru crearea și atribuirea de sarcini membrilor echipei.
• Aveți conversații video lansând o întâlnire instantanee cu funcția Adăugați întâlnire video.
• Primiți notificări prin e-mail când cineva vă menționează (folosind @mențiuni) sau vă trimite mesaje.

Google Calendar este un instrument care vă permite să programați evenimente, să coordonați întâlniri și să țineți evidența termenelor limită importante. Puteți crea mai multe calendare pentru diferite aspecte ale vieții personale sau profesionale și puteți comuta între calendare pentru a vizualiza anumite evenimente sau pentru a avea o imagine de ansamblu asupra tuturor activităților dvs.

Cele mai bune caracteristici ale Google Calendar:

• Partajați calendare cu alții, astfel încât aceștia să poată vedea sau programa întâlniri.
• Configurați mementouri personalizate pentru a primi alerte (prin mobil sau e-mail) înainte de evenimente sau sarcini.
• Se sincronizează perfect cu aplicația Calendar de pe dispozitivul mobil, astfel încât să puteți rămâne conectat și actualizat.
• Accesați calendare prefabricate cu sărbători naționale pentru fiecare țară și adăugați-le cu ușurință în calendarul dvs.

Google Drive este o platformă de stocare în cloud care permite persoanelor, echipelor și companiilor să stocheze, să acceseze și să partajeze fișiere de pe orice dispozitiv, atâta timp cât aveți o conexiune la internet. Toate fișierele pe care le creați în Documente Google, Foi de calcul, Prezentări sau Formulare sunt stocate automat aici. De asemenea, puteți să încărcați fișiere de pe computer și să vă gestionați toate documentele grupându-le în dosare și subdosare.

Cele mai bune caracteristici ale Google Drive:

• Oferă spațiu de stocare de 15 GB pentru utilizatorii gratuit, care este partajat prin Google Drive, Gmail și Google Foto.
• Vizualizați și editați fișierele din mers cu aplicația mobilă Drive, disponibilă pe dispozitivele Android și iOS.
• Oferă acces offline la fișierele dvs., astfel încât să puteți lucra la ele fără o conexiune la internet — modificările sunt sincronizate automat când vă reconectați la internet.

Google Docs este versiunea Google a Microsoft Word, un instrument de procesare a textului bazat pe cloud, care permite utilizatorilor să creeze, să editeze și să colaboreze la documente în timp real. Are peste 50 de șabloane care acoperă mai multe categorii, inclusiv CV-uri, scrisori de afaceri, propuneri și planuri de lecție, ceea ce face mai ușor să începeți cu documentul dvs. în scurt timp.

Cele mai bune caracteristici ale Google Docs:

• O interfață simplă și intuitivă, care face ușor pentru utilizatorii de toate nivelurile de calificare să își găsească drumul.
• O gamă largă de opțiuni de formatare - de la personalizarea stilurilor de text la generarea unui tabel de conținut - pentru a crea documente cu aspect profesional.
• Funcția de istoric al reviziilor facilitează urmărirea modificărilor, revizuirea editărilor și restaurarea conținutului anterior, dacă este necesar.

Foi de calcul Google este versiunea Google a Microsoft Excel, o aplicație pentru foi de calcul bazată pe cloud pentru a edita și analiza datele într-un mod organizat și colaborativ. Puteți fie să introduceți datele manual, fie să importați seturi mari de date din mai multe formate de fișiere, inclusiv CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML și ODS.

Cele mai bune caracteristici ale Foi de calcul Google:

• Formule și funcții extinse pentru efectuarea de manipulări de date, calcule complexe și analize statistice.
• Are funcții de vizualizare a datelor, cum ar fi diagrame, hărți termice, linii sparkline și tabele pivot.
• Conectați tabele și diagrame Excel în Documente și Prezentări Google și actualizați-le cu un clic pe un buton pe măsură ce datele sursă se modifică.

Google Slides este versiunea Google a Microsoft PowerPoint - un instrument de prezentare bazat pe cloud care vă permite să creați, să editați și să furnizați prezentări captivante. Puteți adăuga note pentru vorbitor, care pot fi utile pentru a vă organiza gândurile sau indicațiile în timpul unei prezentări. Vizualizarea prezentatorului oferă un afișaj separat care afișează notele vorbitorului, diapozitivul curent și diapozitivele viitoare, ajutându-vă să oferiți o prezentare fluidă.

Cele mai bune caracteristici ale Google Slides:

• Atrageți-vă publicul prin desfășurarea de sondaje live și sesiuni de întrebări și răspunsuri.
• Exportați diapozitive în mai multe formate, cum ar fi PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP și SVG.
• Are peste 20 de șabloane (și mai multe de pe alte site-uri web) care acoperă mai multe categorii, cum ar fi prezentare, propunere, studiu de caz, planuri de lecție și carduri.

Google Forms este un generator de formulare versatil care vă permite să creați și să distribuiți sondaje online, chestionare, chestionare, aplicații și formulare de feedback. Pe lângă text, puteți adăuga imagini și videoclipuri în formularele dvs., puteți schimba schemele de culori și chiar puteți introduce propriul logo. Puteți partaja formularul printr-un link, îl puteți încorpora pe un site web sau chiar îl puteți trimite direct la anumite adrese de e-mail.

Cele mai bune caracteristici ale formularelor Google:

• Definiți întrebările necesare, aplicați formate specifice (cum ar fi adresele de e-mail sau adresele URL) și limitați opțiunile de răspuns la un anumit interval sau model.
• Creați ramificații sau omiteți logica în formularele dvs., îndrumând respondenții către diferite secțiuni pe baza răspunsurilor lor.
• Toate răspunsurile sunt actualizate în timp real în fila Răspunsuri din formulare.
• Răspunsurile pot fi exportate în Google Sheers (pentru analize suplimentare) cu un clic pe un buton.

Google Sites este un instrument de creare de site-uri web care vă permite să proiectați și să publicați cu ușurință site-uri web. Are o interfață ușor de utilizat cu drag-and-drop, care facilitează adăugarea și aranjarea diferitelor elemente pe site-ul dvs. Aceste elemente includ casete de text, imagini, videoclipuri, fișiere Google Drive și conținut încorporat prin URL sau cod.

Cele mai bune caracteristici ale site-urilor Google:

• Site-urile web create în Google Sites sunt responsive.
• Are peste 15 șabloane personalizabile în categorii precum portofoliul studenților, nuntă, salon și restaurant.
• Funcție de căutare încorporată care permite vizitatorilor să caute conținut specific pe site-ul dvs.
• Se integrează cu Google Analytics pentru urmărirea și analizarea traficului site-ului web și a comportamentului utilizatorilor.

Google Keep este o aplicație de luare de note care vă permite să notați rapid note, idei sau mementouri. Puteți crea note text, adăuga liste de verificare, adăuga imagini și chiar adăuga desene și schițe din mers. Simplitatea și viteza acestei aplicații o fac convenabilă pentru captarea informațiilor ori de câte ori vine inspirația.

Cele mai bune caracteristici ale Google Keep:

• Adăugați etichete cu coduri de culori la notele dvs. pentru a vă clasifica și organiza vizual notele.
• Setați mementouri bazate pe oră și locație pe notele dvs. și primiți notificări care vă ajută să fiți la curent cu sarcinile dvs.
• Utilizați caracteristica Arhivă pentru a ascunde notele din vizualizarea principală și pentru a minimiza dezordinea.
• Notele dvs. sunt sincronizate automat, permițându-vă să le accesați și să le editați de oriunde, oricând și de pe orice dispozitiv.

Google Apps Script este o platformă de scriptare bazată pe JavaScript care vă permite să extindeți funcționalitatea aplicațiilor Google Workspace. Acest lucru vă permite să adăugați noi funcții, cum ar fi meniuri personalizate, casete de dialog, funcții personalizate și chiar să efectuați automatizarea sarcinilor pentru a vă îmbunătăți experiența utilizatorului.

De asemenea, puteți să creați suplimente pentru aplicațiile Google Workspace și să le publicați în Workspace Marketplace pentru ca alții să le poată utiliza.

Cele mai bune caracteristici ale Google Apps Script:

• Apps Script acceptă colaborarea, permițând mai multor utilizatori să lucreze împreună la același script sau proiect.
• Oferă capabilități de testare și depanare, inclusiv de înregistrare, puncte de întrerupere și gestionarea erorilor.
• O comunitate activă de dezvoltatori care partajează fragmente de cod, tutoriale și cele mai bune practici.

Google Cloud Search este un instrument avansat de mega-căutare care permite companiilor să caute și să preia date din toate Aplicații Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep etc.) și aplicații terță parte — cu o singură căutare interogare. Acest lucru este mult mai ușor și mai rapid decât rularea unei interogări de căutare individuale în fiecare dintre aplicațiile Workspace.

Cele mai bune caracteristici ale Google Cloud Search:

• Este super rapid și inteligent - puteți găsi rapid informațiile exacte pe care le căutați folosind sugestii de completare automată și chiar dacă există câteva greșeli în interogarea dvs. de căutare.
• Oferă o previzualizare a rezultatelor căutării, permițându-vă să aruncați o privire rapidă asupra conținutului și să găsiți ceea ce căutați fără a-l deschide într-o aplicație separată.
• Opțiuni avansate de filtrare (cum ar fi intervalul de date, tipul fișierului, locația etc.) pentru a restrânge rapid rezultatele căutării.

Google Jamboard este un instrument de tablă digitală care permite persoanelor și echipelor să noteze note, să schițeze diagrame, să facă brainstorming idei și colaborează vizual de oriunde. Este echipat cu instrumente de desen, note lipicioase, forme, o casetă de text și un indicator laser, făcându-vă ușor să vă exprimați ideile în mod creativ.

Cele mai bune caracteristici ale Google Jamboard:

• Interfață super simplă și intuitivă, care este ușor de navigat chiar și pentru utilizatorii începători.
• Schimbați fundalul pânzei folosind oricare dintre șabloanele prestabilite sau încărcând o imagine personalizată.
• Descărcați fiecare cadru pe computer ca imagine sau fișier PDF.

Google Admin este un portal administrativ pentru gestionarea utilizatorilor și a dispozitivelor înregistrate în contul dvs. de afaceri. Puteți adăuga utilizatori noi, puteți actualiza informațiile despre utilizatori și puteți organiza utilizatorii în unități organizaționale pentru o gestionare mai ușoară.

Cele mai bune caracteristici ale Google Admin:

• Gestionați setările de stocare și partajare a datelor în Google Drive la nivel organizațional.
• Controlați accesul la aplicațiile Workspace activând sau dezactivând anumite aplicații pentru utilizatori și gestionând setările aplicației și permisiunile de acces.
• Configurați setările organizaționale, cum ar fi personalizarea siglelor și culorilor companiei, configurarea autentificarea unică (SSO) și gestionarea aplicațiilor terță parte.

Google Endpoint este caracteristica de gestionare a securității a aplicației Google Admin care protejează datele și dispozitivele utilizate în afacerea dvs. de amenințările cibernetice. Acesta asigură că numai persoanele autorizate pot accesa informații și vă permite să ștergeți datele de la distanță atunci când este necesar.

Cele mai bune caracteristici ale Google Endpoint:

• Blocați sau ștergeți de la distanță datele de pe dispozitivele de afaceri pierdute sau furate.
• Securizează dispozitivele din afacerile tale, indiferent de sistemul lor de operare.
• Aplicați politicile de securitate și controalele de acces, cum ar fi setarea cerințelor de parolă și activarea autentificării cu doi factori.

Google Vault este un instrument de arhivare și păstrare a datelor care asigură conformitatea cu cerințele legale și ajută la facilitarea proceselor de eDiscovery atunci când este nevoie. Pe lângă păstrare, administratorii pot căuta sau exporta date din aplicațiile Google Workspace, chiar și atunci când astfel de date au fost șterse de utilizatori individuali.

Cele mai bune caracteristici ale Google Vault:

• Setați politici de păstrare pentru a păstra automat datele pentru o perioadă de timp specificată.
• Puneți rețineri legale pe anumite conturi de utilizator sau unități organizaționale, asigurându-vă că datele asociate cu acele conturi nu pot fi șterse.
• Opțiuni avansate de căutare, inclusiv căutarea după criterii specifice, cum ar fi expeditor, destinatar, interval de date, cuvinte cheie și etichete.
• Exportați datele din Google Vault în formate standard, cum ar fi PST (pentru e-mailuri) și MBOX (pentru chat-uri).

Google Work Insights este un instrument de analiză care vă permite să urmăriți modul în care utilizatorii din afacerea dvs. utilizează aplicațiile Workspace. Acest lucru vă oferă informații despre activitatea utilizatorilor, utilizarea aplicațiilor și modelele de colaborare, astfel încât să puteți optimiza productivitatea și strategiile de colaborare în afacerea dvs.

Cele mai bune caracteristici ale Google Work Insights:

• Filtrați informațiile după anumite unități organizaționale (denumite în continuare departamente, grupuri sau echipe) și perioade de timp.
• Urmărește dacă utilizatorii folosesc în mod activ aplicațiile Google Workspace în afara programului de lucru și în weekend.
• Vizualizări interactive care prezintă valori cheie cu grafice colorate, ceea ce facilitează identificarea rapidă a tendințelor și modelelor utilizatorilor.

Lucrați mai inteligent, mai rapid și mai eficient cu aplicațiile Google Workspace

Acum că sunteți familiarizat cu funcționalitățile tuturor celor 18 instrumente incluse în Google Workspace suită, puteți valorifica întregul potențial al fiecărui instrument pentru a crește atât personalul, cât și echipa productivitate.

Pe măsură ce tehnologia evoluează, Google Workspace rămâne în prim-plan, lansând în mod regulat noi funcții și actualizări, așa că este esențial să rămâneți la curent și să vă adaptați la cele mai recente progrese. Și dacă tot descoperiți că Google Workspace nu este ceașca dvs. de ceai, există alte alternative care merită explorate.