10 greșeli care fac ca e-mailul tău din afara biroului să fie neprofesional

Te vei trezi lucrând contra cronometru înainte de a pleca în concediu. La fel ca majoritatea angajaților, trebuie să delegați sarcini, să finalizați livrabilele în așteptare și să organizați întâlniri. Toate aceste obligații ar putea dura o săptămână întreagă.

Având în vedere programul tău agitat, s-ar putea să treci cu vederea sarcini aparent minore, dar critice, cum ar fi configurarea e-mailurilor în afara biroului (OOO). Da, vă grăbiți, dar vă rugăm să nu copiați și lipiți șabloane. Păstrează o imagine profesională, respectabilă chiar și în pauză, evitând aceste 10 erori din e-mailul tău în afara biroului.

1. Abrevierea lui Out-of-Office ca OOO

Folosiți cu moderație abrevierea OOO. În timp ce majoritatea oamenilor știu ce înseamnă, a tasta „în afara biroului” pare mai profesionist. Menține un ton formal. Persoanele conservatoare ar putea chiar considera ca utilizarea excesivă a abrevierilor este nepotrivită în comunicarea de afaceri.

Aceeași regulă se aplică și altor acronime. Scrieți întotdeauna prima lor mențiune - folosiți jargonul numai după ce le-ați definit în mod explicit. Înțelegeți cât mai ușor e-mailurile dvs.

Puteți utiliza OOO în dvs linia de subiect al e-mailului dacă fraza completă este prea lungă. În mod ideal, rămâneți sub 60 de caractere.

2. Folosirea excesivă a glumelor și a jocurilor de cuvinte

Mulți angajați glumesc în e-mailurile lor în afara biroului. Remarcile pline de spirit despre faptul că nu răspund pentru că sorbesc margaritas sau înoată cu delfinii sunt comune. S-ar putea să fi primit chiar și înainte.

În timp ce umorul ridică moralul și încurajează camaraderia, trebuie să îl oferiți cu atenție. Există un timp și un loc pentru glumele la locul de muncă. Și trimiterea de jocuri de cuvinte în masă prin mesaje în afara biroului ar putea provoca neînțelegeri, mai ales în rândul celor pe care abia îi cunoști.

Evitați să folosiți glume în e-mailurile în afara biroului. Le puteți trimite colegilor apropiați, dar evitați glumele jignitoare despre angajator și colegi. Folosiți glume sigure la locul de muncă sau deloc.

3. Nu indică când te vei întoarce la birou

Deși neobișnuit, unii oameni uită să menționeze data de întoarcere în e-mailurile în afara biroului. Ei fie folosesc șabloane generice, fie se concentrează pe informații inutile. Este o greșeală neprofesională și costisitoare. Colegii tăi ar putea chiar să creadă că nu ești de încredere pentru a trece cu vederea astfel de detalii cruciale.

Pentru a asigura claritate, descompuneți disponibilitatea dvs. Indicați datele de plecare și de întoarcere, apoi setați perioadele în care veți intra online pentru a răspunde la mesajele de la serviciu. Programele detaliate minimizează riscul de e-mailuri nesolicitate sau direcționate greșit.

4. Nespecificarea a ceea ce constituie o situație de urgență

Definiți în mod explicit ce constituie o urgență dacă atașați numere de contact alternative în e-mailul dvs. în afara biroului. Spunând: „Trimiteți un mesaj în caz de urgență!” este vag. Unii destinatari ar putea să depășească limitele și să te bombardeze cu solicitări legate de muncă, întrerupându-ți pauza.

Pentru claritate, oferiți exemple de incidente care se vor întâmpla probabil. Specificați canalele adecvate pentru problemele și protocoalele care nu sunt urgente atunci când vă trimiteți mesaje direct. Și nu ezitați să ignorați colegii care ignoră aceste instrucțiuni.

5. Spuneți tuturor despre numărul dvs. de urgență

Nu mai atașați numerele de contact la toate e-mailurile din afara biroului. Unii oameni vor depăși în continuare granițele chiar dacă stabiliți protocoale și instrucțiuni clare. Din păcate, nu toată lumea respectă pauzele colegilor.

În loc să vă certați cu acești indivizi, limitați-vă cu totul interacțiunea cu ei. Nu le oferi datele tale de contact. Încredințați-vă numărul unor persoane alese cu atenție cu care vă înțelegeți în interiorul și în afara biroului.

Alocați o persoană de contact temporară în loc să trimiteți informațiile dvs. personale de contact în masă. Cere-le să se ocupe de mesajele tale în timpul concediului. Ar trebui să organizeze sarcinile în așteptare, astfel încât să puteți începe rapid să lucrați la întoarcerea la birou.

În cazuri ca acestea, angajarea unui asistent personal este convenabil. Dacă nu puteți obține unul, întrebați-vă colegii dacă vă pot răspunde temporar la mesajele de la serviciu. Doar asigurați-vă că urmați procesul corect. Renunțarea la volumul de muncă pe subalterni aleatori este abuzivă și nedreptă.

7. Partajarea prea multor detalii despre motivul pentru care ești în concediu

Transparența la locul de muncă este admirabilă, dar partajarea excesivă a e-mailurilor în afara biroului te face să arăți neprofesionist. Păstrează-ți viața personală privată. Cea mai mare parte a mesajului dvs. ar trebui să cuprindă data de întoarcere și punctul de contact temporar, nu motivul pentru care vă luați concediul.

În plus, nu datorezi colegilor tăi o explicație. Păstrați secretul motivului pentru care mergeți la pauză, dacă nu afectează operațiunile de afaceri. Să presupunem că partenerul tău este supus unei intervenții chirurgicale. Spuneți doar că aveți câteva chestiuni personale de care să vă ocupați în loc să spuneți tuturor despre urgența medicală.

8. Spunând că îți vei verifica căsuța de e-mail intermitent

Evitați să spuneți că vă veți verifica mesajele. Oferirea de disponibilitate continuă din considerație înfrânge scopul de a trimite e-mailuri în afara biroului. Destinatarii s-ar putea să nu vă respecte concediul. Ei vor crede că este în regulă să vă sune și să vă trimită mesaje așa cum fac în mod regulat.

Respectați data de returnare specificată. Desigur, puteți să vă verificați căsuța de e-mail, să răspundeți la mesaje critice și să gestionați sarcini, dar nu vă garantați niciodată disponibilitatea. Colegii tăi nu au control asupra treburilor tale personale.

9. Reciclarea acelorași șabloane generice în afara biroului

Lucrătorii ocupați tind să-și recicleze e-mailurile în afara biroului. Pur și simplu își vor copia și edita mesajele vechi, scutindu-le de necazul scrisului de la zero. Deși convenabil, pare leneș. Unii destinatari s-ar putea chiar să simtă că le-ai trimis un mesaj ca o idee ulterioară.

În schimb, dați dovadă de profesionalism compunând noi e-mailuri OOO ori de câte ori plecați în concediu. Scrisul nu este atât de consumator de timp pe cât ți-ai putea teme. Te-ai putea inspira chiar din șabloane online sau ChatGPT atunci când scrieți e-mailuri dificile- pur și simplu nu le copiați și lipiți.

10. Trimiterea de e-mailuri numai în afara biroului printr-o singură platformă de comunicare

Configurați mesaje în afara biroului pe platformele dvs. de lucru. Cu companiile moderne care maximizează instrumentele digitale, este obișnuit ca lucrătorii de birou să jongleze cu mai multe canale de comunicare în zilele noastre. Ei folosesc diferite aplicații pentru e-mailuri, mesaje instantanee și apeluri video. Acoperiți toate aceste platforme pentru a vă comunica eficient concediul; în caz contrar, unii s-ar putea să nu-ți primească nota.

De asemenea, variați mesajele în afara biroului. E-mailurile necesită formularea formală, dar puteți urma o abordare obișnuită în aplicațiile de mesagerie instantanee. Să presupunem că biroul tău folosește Slack. În loc să lipiți același e-mail în afara biroului, compuneți un mesaj scurt și relaxat și actualizați starea profilului la „Deplasat”.

Gestionarea mai multor aplicații de lucru este ineficientă. Cel mai lucrătorii pierd ore comutând între platforme— eficientizați-vă sistemul de management al sarcinilor.

Nu trimiteți niciodată un alt e-mail neprofesional în afara biroului

Străduiți-vă pentru un e-mail personalizat în afara biroului. Ar trebui să răspundă la întrebările pe care supervizorii, partenerii și colegii dvs. le-ar putea adresa. În acest fel, absența dumneavoastră nu va afecta operațiunile de afaceri.

Și încercați să utilizați noi linii de închidere pentru a vă face e-mailurile în afara biroului și mai profesionale. Spunând: „Aștept cu nerăbdare vești de la tine!” sună îndepărtat. Destinatarii dvs. de e-mail vor aprecia o ieșire personalizată, dar adecvată pentru muncă.