10 moduri mai bune de a cere urmăriri decât de a spune „Nu am auzit de tine”

Oamenii încep adesea e-mailuri de urmărire cu aceeași linie de deschidere: „Nu am auzit încă de la tine”. Deși simplu, pare și nepoliticos. Trebuie să vă alegeți cu atenție formularea pentru a transmite un ton asertiv, dar politicos atunci când trimiteți e-mailuri de serviciu.

Destinatarii primesc probabil zeci de mesaje care încep cu „Încă nu am de la tine”, așa că încearcă să folosești o altă linie de deschidere. Iată câteva modalități profesionale și prietenoase de lucru de a solicita urmăriri.

1. „Doar urmăriți dacă ați avut șansa de a [Inserați cererea anterioară]”

„Doar urmăriți dacă ați avut șansa de a [solicita]” este un mesaj de urmărire modest, dar proactiv. Încurajează răspunsurile prompte fără a suna pasiv-agresiv. Destinatarii preferă ghiviturile blânde și referințele subtile la cererile anterioare mai bine decât deschiderile care induc vinovăția.

Mai mult, această linie implică faptul că orice răspuns întârziat este neintenționat. O abordare empatică creează relații – este mai probabil să evocați o reacție pozitivă dacă arătați considerație față de situația celeilalte părți.

Luați e-mailul de mai jos ca exemplu. Expeditorul evită un ton de vânzări și punând o întrebare atentă, dar proactivă, înainte de a introduce un scurt îndemn (CTA).

2. „A fost grozav să te văd la [eveniment sau adunare]”

Linia „A fost grozav să te văd la [eveniment sau adunare]” este un spărgător de gheață convenabil. Stabilește că ați întâlnit deja destinatarul în persoană și reamintește momentele împărtășite. Oamenii acordă prioritate e-mailurilor de la cei pe care îi cunosc, mai degrabă decât de la străini.

Referirea la conversațiile anterioare vă ajută, de asemenea, să treceți la orice oferte sau propuneri fără a suna vânzări. Aruncarea bruscă a CTA nu va face decât să alunge cititorii. Pentru a obține un răspuns favorabil, construiți o relație profesională și câștigați mai întâi încrederea celeilalte părți.

Rețeaua depășește doar trimiterea de invitații LinkedIn. Utilizați eficient sfaturi de rețea pentru avansarea în carieră, cum ar fi construirea unei prezențe online și definirea unor obiective clare.

3. „Doar trimiteți acest mesaj în partea de sus a căsuței primite”

Spuneți „Doar trimiteți acest mesaj în partea de sus a căsuței primite” pentru o deschidere uşoară, dar urgentă. Subliniază importanța răspunsurilor prompte fără a te face să pari nerăbdător. Destinatarii vor aprecia considerația dvs. pentru căsuțele lor aglomerate.

Utilizarea acestei linii vă scutește și de bătaia de cap de a retrimite mesajele. Doar asigurați-vă că răspundeți la firul corect, astfel încât destinatarii să poată face referire rapid la părți anterioare ale conversației.

4. „Inbox-ul dvs. trebuie să fie încărcat chiar acum. Ați prefera să discutați [Inserați subiectul] într-un apel rapid?”

Urmăririle pe subiecte mai complexe necesită planuri de acțiune specifice. În loc să trimiteți doar un alt mesaj, sugerați o soluție clară și simplă pentru a atinge obiectivele comune. Să presupunem că prezentați un proiect critic. Puteți grăbi procesul spunând: „Inbox-ul dvs. trebuie să fie încărcat chiar acum. Ați prefera să discutați [chestia] într-un apel rapid?” Este direct și proactiv, dar respectuos.

Utilizare aplicații de programare a întâlnirilor cum ar fi Calendly sau Rally atunci când decideți cu privire la ora și data apelului dvs. Acestea elimină e-mailurile dus-întors inutile în rezervarea de întâlniri.

5. „Trimit doar un memento blând despre [Insert Task], deoarece este sensibil la timp”

Preluați controlul asupra conversației spunând: „Trimit doar un memento blând despre [sarcină], deoarece este sensibil la timp.” Este o deschidere cu autoritate, dar respectuoasă, care atrage atenția cititorului. Și explicând urgența situației, ei vor înțelege mai bine de ce ați trimis o continuare.

Folosiți această linie cu moderație — în mod constant sâcâitor și microgestionarea echipei dumneavoastră împiedică productivitatea.

6. „Ne pare rău pentru inconvenient, dar [Inserați cererea]”

Rândul „Ne pare rău pentru inconvenient, dar [solicitare]”. este o deschidere blândă și politicoasă pentru urmăriri. Folosiți-l atunci când cereți favoruri sau asistență. Destinatarii te pot ignora cu totul dacă e-mailul tău îi bombardează doar cu solicitări.

Deși respectuos, vă sfătuim să nu spuneți acest lucru devreme în conversații. Oamenii cu intenții rele profită de cei care se scuză inutil sau prea politicoși. Ține minte: nu toată lumea merită bunătatea ta.

7. „Am vrut doar să verificați dacă [Inserați întrebarea]?”

„Am vrut doar să verific din nou dacă [inserați întrebarea]?” este neutru. Spre deosebire de alte deschideri, nu presupune că cititorul a trecut cu vederea e-mailurile tale anterioare. Este o urmărire simplă, directă, care permite celeilalte părți să își ceară scuze pentru întârziere sau să explice situația.

Liniile scurte de deschidere elimină, de asemenea, dezordinea din e-mailurile tale. Destinatarii întârzie adesea citirea și răspunsul la mesaje cu o introducere lungă și plictisitoare. Nu mai bătuți prin tufiș, altfel le veți pierde atenția.

8. „Există altceva cu care ne-am putea ajuta cu [Inserați proiect sau sarcină] pentru ca mingea să ruleze?”

Puteți spune: „Mai putem ajuta cu [inserați proiect sau sarcină] pentru a pune mingea în mișcare?” pentru pitch-uri mai agresive, directe. Le spune destinatarilor că sunteți gata să încheie afacerea în orice moment. Având în vedere tonul său de vânzări, folosește-l doar pentru cei care sunt deja interesați să facă afaceri cu tine.

9. „Am vrut să vă întreb dacă mai sunteți interesat de [Inserați oferta] și să vă verific înainte de a finaliza totul din partea noastră”

„Voiam să vă întreb dacă mai sunteți interesat de [ofertă] și să vă verific înainte de a finaliza totul din partea noastră.” Acesta este un mod proactiv, dar politicos de a încheia tranzacții. Prima parte cere confirmare directă. Aceasta implică faptul că ați contactat deoarece destinatarul este interesat de oferta dvs.

Între timp, a doua afirmație demonstrează o mentalitate centrată pe client. Indiferent de natura tranzacției dvs., partenerii de afaceri au mai multe șanse să reacționeze pozitiv dacă prioritizați nevoile lor.

Eficientizați procesul de închidere cu programe software de gestionare a contractelor. Acesta creează copii digitale sigure ale acordului dvs. pe care toate părțile le pot semna.

10. „Tocniți acest mesaj în cazul în care s-a strecurat prin net”

A spune expresia „doar să lovesc acest mesaj în cazul în care s-a strecurat prin net” sună abordabil. Trimite un memento blând, menținând în același timp un ton pozitiv. Cealaltă parte nu se va simți jenată de răspunsul său prematur, stimulând astfel o relație de colaborare și înțelegere.

Acestea fiind spuse, alegeți-vă cu atenție idiomurile. Deși adaugă culoare conversațiilor, frazele neobișnuite creează neînțelegeri. Folosiți doar unul din câteva mesaje și asigurați-vă că cititorii îl vor înțelege în funcție de context.

Trimiteți e-mailuri politice și profesionale de urmărire

Nu există un șablon unic pentru comunicarea de serviciu, așa că personalizați liniile de deschidere de mai sus în consecință. Tonul tău general ar depinde de natura conversației tale. De exemplu, puteți folosi o frază obișnuită cu colegii dvs., dar e-mailurile serioase de lucru necesită un limbaj formal.

Și nu opriți editarea la linia de deschidere. E-mailul dvs. trebuie să aibă o introducere solidă, un corp antrenant și o linie de închidere puternică pentru a lăsa o impresie solidă. În caz contrar, este posibil ca destinatarii să nu te ia în serios. Editați-vă schița de mai multe ori pentru probleme care vă fac să pari neprofesionist, de exemplu, greșeli de scriere, puf și atașamente inutile.