Cum să utilizați Instrumentul de analiză rapidă în Excel

Instrumentul de analiză rapidă din Excel vă permite să analizați și să vizualizați rapid datele într-o foaie de calcul. Vă oferă acces la funcții comune de analiză a datelor, fără a avea nevoie de formule sau funcții complexe.

Selectând datele pe care doriți să le analizați, puteți accesa instrumentul de analiză rapidă fie făcând clic pe butonul rapid Pictograma Analiză din colțul din dreapta jos al selecției sau făcând clic dreapta și alegând Analiză rapidă din context meniul.

Instrumentul de analiză rapidă oferă cinci (5) categorii cu diferite opțiuni de analiză. Să pătrundem în fiecare categorie.

1. Formatare

Această categorie oferă bare de date, scale de culori și seturi de pictograme. Puteți aplica reguli de formatare condiționată pentru a evidenția celulele pe baza unor criterii specifice. De exemplu, puteți evidenția valorile peste un anumit prag, puteți identifica duplicatele sau puteți sublinia datele pe baza unor reguli personalizate.

2. Diagrame

Acest lucru vă permite să creați diferite tipuri de diagrame, inclusiv diagrame cu linii, diagrame circulare, diagrame grupate și multe altele. Acesta recomandă diferite tipuri de diagrame pe baza datelor dvs.

3. Totaluri

Această categorie oferă opțiuni pentru a calcula măsuri statistice comune pentru datele dvs., cum ar fi suma, medie, numărare, minim, maxim, procentaj total și multe altele.

4. Mese

Fila Tabele oferă diverse opțiuni pentru a lucra cu tabele în Excel. Acesta analizează automat datele și sugerează configurații utile PivotTable.

5. Sparkline

Instrumentul de analiză rapidă vă permite să creați diagrame mici, inline, numite sclipici, care reprezintă vizual tendințele și modelele din datele dvs. Categoria Sparklines oferă opțiuni pentru a crea linii sparkline, coloane sau câștig/pierdere.

Acum, haideți să explorăm câteva scenarii în care puteți utiliza instrumentul de analiză rapidă din Excel.

Obținerea sumei mai multor coloane sau rânduri

Să presupunem că aveți o foaie de calcul pentru buget cu diferite categorii de cheltuieli, cum ar fi chirie, utilități, produse alimentare și divertisment. Fiecare categorie are valori lunare ale cheltuielilor pentru luni diferite. Doriți să obțineți cheltuielile totale pentru fiecare categorie. Iată pașii de urmat:

1. Selectați întregul interval de celule.
2. Faceți clic pe Analiză rapidă pictograma din colțul din dreapta jos al intervalului selectat.
3. În meniul Analiză rapidă, accesați Totaluri fila.
4. Selectați primul Sumă opțiunea (în albastru). Aceasta va adăuga un rând nou care afișează cheltuielile totale pentru fiecare categorie.
5. Pentru a calcula cheltuielile totale pe lună, selectați a doua Sumă opțiunea (în galben). Veți vedea o nouă coloană care arată cheltuielile lunare.

Calcularea procentului total pentru rânduri/coloane

Folosind foaia de calcul bugetară din exemplul de mai sus, să presupunem că doriți să obțineți totalul procentual pentru fiecare categorie de cheltuieli. Urmați acești pași:

1. Selectați setul de date.
2. Faceți clic pe Analiză rapidă pictograma.
3. Du-te la Totaluri fila și selectați primul % Total opțiune.
4. Pentru a obține procentul total pentru fiecare lună, selectați a doua % Total opțiunea (în galben).

Formatarea celulelor care conțin text specific

Să presupunem că aveți un set de date care conține o listă de angajați și departamentele respective. Doriți să utilizați instrumentul de analiză rapidă pentru a identifica angajații din departamentul de inginerie.

1. Selectați intervalul de celule pe care doriți să îl analizați.
2. Faceți clic pe Analiză rapidă pictograma sau apăsați Ctrl + Q pe tastatura ta.
3. În Formatare grup, selectați Textul Conține opțiune.
4. În caseta de dialog care apare, introduceți Inginerie în caseta de text și apăsați Bine.

Celulele care conțin textul Inginerie va fi acum evidențiat cu un stil de formatare predefinit.

Identificarea celulelor cu valori mai mari decât o valoare specificată

Să presupunem că aveți o listă de studenți și scorurile corespunzătoare la teste. Vrei să identifici și să evidențiezi studenții care au obținut scorul mai sus 75. Urmați pașii de mai jos:

1. Selectați intervalul de celule care conține scorurile testului.
2. Faceți clic pe Analiză rapidă pictograma sau apăsați Ctrl + Q de pe tastatură pentru a deschide instrumentul de analiză rapidă.
3. Apasă pe Formatare fila și selectați Mai mare ca opțiune.
4. În caseta de dialog care apare, introduceți valoarea pragului (de exemplu, 75) și specificați formatarea.
5. Clic Bine pentru a aplica formatarea. Acest lucru va evidenția toate celulele cu scoruri la test de mai sus 75.

Inserarea unei diagrame (linii, grupate, stivuite sau diagramă circulară)

Să luăm în considerare un exemplu în care aveți un set de date care conține date lunare de trafic pe site-ul web pentru diferite canale de marketing. Puteți utiliza instrumentul de analiză rapidă pentru a crea rapid o diagramă pentru a vizualiza tendințele traficului site-ului de-a lungul timpului. Iată cum:

1. Selectați intervalul de celule pentru care doriți să creați o diagramă.
2. Faceți clic pe Analiză rapidă pictograma.
3. Du-te la Diagrame fila. Veți vedea diagramele recomandate pentru datele dvs.
4. Selectați Mai mult Diagrame pentru a vedea toate graficele disponibile.
5. Previzualizați diagrama și, odată mulțumit, faceți clic Bine pentru a adăuga diagrama selectată.

Evidențierea textului duplicat sau unic

Să presupunem că aveți o foaie de calcul cu o listă de adrese de e-mail ale clienților în coloana A și sumele comenzilor în coloana B. Doriți să identificați adresele de e-mail duplicate pentru a asigura acuratețea datelor. Utilizați pașii de mai jos:

1. Selectați coloana care conține datele pe care doriți să le analizați (în acest caz, E-mailul clientului coloană).
2. Faceți clic pe Analiză rapidă pictograma din colțul din dreapta jos al intervalului selectat.
3. Du-te la Formatare fila și selectați Valori duplicate opțiune. Aceasta va evidenția toate adresele de e-mail care apar de mai multe ori.
4. Pentru a evidenția celulele cu adrese unice, selectați Valori unice opțiune. Aceasta va evidenția toate adresele de e-mail care apar o singură dată în setul de date.

Anularea formatării condiționate într-un set de date

Iată pașii de eliminare formatare condiționată în Excel folosind instrumentul de analiză rapidă:

1. Selectați intervalul de celule care au aplicată formatare condiționată.
2. Faceți clic pe pictograma Analiză rapidă.
3. Faceți clic pe Formatare fila.
4. În fila Formatare, selectați Ștergeți formatul opțiune.

Acestea sunt doar câteva exemple de cazuri de utilizare ale instrumentului de analiză rapidă în Excel. Explorați diferitele opțiuni disponibile în instrument pentru a descoperi mai multe moduri de a vă organiza foile de calcul în Excel.

Instrumentul de analiză rapidă oferă o soluție rapidă pentru o analiză eficientă a datelor în Excel. Cu interfața sa intuitivă și caracteristicile cuprinzătoare, puteți genera rapid diagrame, aplica formatare și puteți obține informații valoroase din datele dvs. Urmând pașii simpli și explorând diferitele opțiuni din Instrumentul de analiză rapidă, puteți economisi timp și crește productivitatea.