Cum să alegi instrumentul potrivit de management de proiect

Dacă lucrezi la ceva important cu o echipă mică sau la un proiect personal, este important să fii la curent cu lucrurile și să-ți organizezi fluxul de lucru. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să investești într-un instrument de management de proiect. Utilizarea software-ului specializat vă poate ajuta să vă eficientizați fluxul de lucru și să mențineți toate acele părți în mișcare organizate.

Cu toate acestea, având atâtea opțiuni, cum o alegeți pe cea potrivită? Primul pas este să știi ce caracteristici și aspecte să cauți. Concentrează-te pe ceea ce contează cu adevărat pentru tine și echipa ta. Gândiți-vă la funcționalitate, flexibilitate, interfață, securitate și asistență.

1. Caracteristici și funcționalitate

Înainte de a căuta un instrument de management de proiect, ar trebui să vă dați seama care sunt caracteristicile care vă vor ajuta să faceți lucrurile în mod eficient. Pune-ți câteva întrebări înainte de a merge mai departe. De exemplu, vei lucra singur sau cu o echipă? Dacă este vorba din urmă, care este dimensiunea și scopul echipei tale? De ce instrumente aveți nevoie și fără de ce vă puteți descurca?

În general, veți dori opțiuni pentru crearea de sarcini, etape, programe și cronologie pentru a menține toată lumea pe drumul cel bun. Cu cât aceste instrumente sunt mai personalizabile și mai flexibile, cu atât mai bine. Unele instrumente vă permit să configurați sarcini recurente, dependențe și notificări pentru a menține proiectele în mișcare eficientă.

Anumite instrumente sunt mai versatile decât altele. De exemplu, poți utilizați ClickUp ca instrument de productivitate personală precum și pentru echipe mici. Deci, primul pas este evaluarea nevoilor fluxului de lucru și apoi alegerea instrumentului care i se potrivește cel mai bine.

2. O interfață pe care o vei folosi cu adevărat

O mulțime de instrumente de management de proiect sunt extrem de versatile și se pot adapta la diferite situații. De exemplu, poti face multe cu Notion, cum ar fi luarea de note, crearea de liste de sarcini sau chiar construirea unui CRM personalizat. Deși este poate unul dintre cele mai bune instrumente pentru productivitate, unii ar putea prefera ceva mai simplu cu care se pot simți confortabil.

Dacă acesta este cazul, căutați un design simplu și intuitiv, ușor de navigat cu câteva clicuri. Caracteristicile ar trebui să fie ușor accesibile și să nu fie îngropate sub straturi de meniuri. Punctele marcatoare, listele numerotate și o mulțime de spațiu alb fac ca instrucțiunile și informațiile să fie ușor de scanat.

Aplicația ar trebui să aibă, de asemenea, un tablou de bord care oferă o privire de ansamblu asupra sarcinilor, programelor și notificărilor pentru a vă ajuta să rămâneți la curent cu totul în mod eficient. Amintiți-vă, veți folosi acest instrument aproape în fiecare zi, așa că găsiți ceva pe care s-ar putea să-ți facă plăcere.

3. Opțiuni de personalizare

Instrumentul ideal ar trebui să vă ofere control complet asupra caracteristicilor și vizualizărilor care sunt vizibile pentru dvs. sau pentru echipa dvs. Unii dintre voi ar putea avea nevoie de o simplă tablă Kanban și o listă de sarcini, în timp ce alții preferă diagrame, grafice și instrumente de urmărire a timpului pentru a ajuta la vizualizarea tuturor acestor date. În orice caz, secțiunile ar trebui să fie personalizabile și ușor de activat sau dezactivat.

De asemenea, ar trebui să puteți adăuga câmpuri personalizate, vizualizări și filtre pentru a urmări progresul care contează cu adevărat. De exemplu, este posibil să doriți să etichetați anumite sarcini cu numele unui client sau nivelul de prioritate. În mod similar, s-ar putea să doriți o vizualizare personalizată care să afișeze doar sarcinile cu prioritate ridicată atribuite echipei dvs.

4. Colaborare și comunicare

Colaborarea este cheia oricărui instrument bun de management de proiect. Doriți ceva care vă permite să lucrați cu ușurință cu membrii echipei și cu clienții, astfel încât toată lumea să poată urmări progresul și să rămână informat. Asigurați-vă că puteți adăuga utilizatori și specificați nivelul lor de acces.

Ar trebui să puteți adăuga administratori, membri ai echipei cu permisiuni diferite și clienți cu acces limitat. Atribuirea sarcinilor și a termenelor limită ar trebui, de asemenea, să fie simplă. Atunci când o sarcină este atribuită, persoana desemnată trebuie avertizat imediat printr-o notificare. În afară de asta, membrii echipei ar trebui să poată comenta sarcinile, să partajeze actualizări, să pună întrebări și să partajeze cu ușurință fișiere.

5. Flexibilitate

Un instrument bun de gestionare a proiectelor este unul care se adaptează nevoilor dvs. pe măsură ce proiectul dvs. crește în domeniul de aplicare, complexitate și date. Instrumentul ar trebui să poată face față acestei creșteri a datelor și a complexității fără a compromite performanța sau colaborarea.

Când extindeți proiectul în continuare, veți avea nevoie de mai multe instrumente pentru a gestiona toate procesele. Ca atare, este important ca instrumentul să se poată integra bine cu alte programe, cum ar fi aplicațiile de partajare a fișierelor, serviciile de e-mail și instrumentele de afaceri.

6. Accesibilitate pe mobil

Dacă anumiți membri ai echipei lucrează de la distanță și nu au întotdeauna acces la un spațiu de lucru dedicat, o aplicație mobilă îi poate ajuta să rămână conectați de aproape oriunde. Verificați dacă instrumentul are o aplicație iOS sau Android dedicată și dacă funcțiile sunt transferate din experiența completă a desktopului.

Cel puțin, utilizatorii ar trebui să poată răspunde la comentarii, să verifice sarcinile atribuite și să țină pasul cu progresul proiectului în timp ce folosesc aplicația mobilă. Aceasta este mai puțin o problemă în zilele noastre ca unele dintre ele cele mai bune instrumente de management de proiect au deja aplicații mobile dedicate care oferă o experiență productivă.

7. Securitate și confidențialitate a datelor

Deși mulți oameni ar putea trece cu vederea aspectul de securitate, este esențial atunci când încredințați instrumentului date, documente și informații sensibile legate de proiect. Instrumente de criptare, cum ar fi Certificarile SSL sunt foarte importante. Aceasta înseamnă că datele și documentele dvs. sunt codificate pentru a preveni accesul neautorizat.

Autentificarea în doi factori este, de asemenea, importantă, necesitând nu doar o parolă, ci și un cod trimis către telefon sau o aplicație de autentificare. Acest lucru face mult mai dificil pentru hackeri să vă acceseze contul.

În cele din urmă, căutați instrumente de backup și recuperare a datelor. Este posibil ca serverele software să se defecteze sau să devină victimă a atacurilor cibernetice. Backup-urile automate regulate și un plan pentru a vă reporni și a rula datele sunt vitale în aceste situații.

8. Prețuri și planuri

O mulțime de instrumente de management de proiect sunt gratuite, dar cele mai multe dintre ele au funcții blocate în spatele unui abonament. Este posibil să puteți utiliza un anumit instrument complet gratuit, dar veți avea acces limitat la numărul de persoane pe care le puteți adăuga la bord.

Asigurați-vă că instrumentul pe care îl utilizați are un preț rezonabil, astfel încât să se potrivească perfect bugetului dvs. de proiect. În timp ce luați în considerare prețul, verificați recenziile online pentru a vedea dacă asistența pentru clienți este bună. Doriți acces ușor la chat, apel sau e-mail companiei în cazul în care ceva nu merge bine.

Un instrument de management de proiect este foarte important pentru companii sau oameni care doresc să construiască ceva cu potențial de creștere în viitor. S-ar putea să nu fie la fel de important pentru freelanceri independenți, dar totuși ajută foarte mult la eficientizarea fluxului de lucru și pentru a vă asigura că nu pierdeți termenele limită.

Cea mai bună parte este că multe dintre aceste instrumente sunt mai mult decât un simplu software de management de proiect. Le puteți folosi pentru a lua note, a crea hărți rutiere sau chiar ca calendar de lucru. Această funcționalitate all-in-one le face o valoare excelentă dacă puteți găsi cazurile de utilizare potrivite pentru fiecare caracteristică.