6 instrumente de productivitate prin e-mail care vă vor economisi ore

E-mailul încă deține un loc esențial în locul de muncă de astăzi, în ciuda proliferării instrumentelor de comunicare cu funcții utile. Ca instrument de încredere pentru comunicarea internă, contactul cu clienții și un ID online folosit pentru înscriere pentru diverse servicii, este vital să folosiți cele mai bune instrumente de productivitate prin e-mail pentru a maximiza acest lucru tehnologie.

De ce este acest lucru important? Îmbunătățindu-vă productivitatea e-mailului, vă puteți eficientiza procesul de comunicare, puteți evita un aflux de e-mailuri care vă aglomerează căsuța de e-mail și vă puteți elibera mai mult timp pentru a vă concentra pe alte sarcini. Mai jos, vom acoperi cele mai bune instrumente pentru a vă crește productivitatea e-mailului.

1. ChatGPT pentru a scrie e-mailuri

ChatGPT este un chatbot alimentat de AI care poate simula conversații asemănătoare oamenilor și poate genera răspunsuri care sună naturale. Unul dintre modalitățile incredibile prin care poți folosi ChatGPT pentru a-ți îmbunătăți ziua de lucru este folosindu-l ca asistent de scriere sau, mai precis, pentru a redacta e-mailuri.

Tot ce trebuie să faci pentru utilizați ChatGPT pentru a scrie e-mailuri dificile la locul de muncă este să mergi la Site-ul OpenAI și creați un cont dacă nu aveți unul. Apoi, oferiți context pentru ceea ce doriți să scrieți în e-mailul dvs.

De exemplu, rolul dvs., cui este trimis e-mailul și ce doriți să realizați cu conversația. Apoi, solicitați ChatGPT să scrie o schiță a e-mailului pentru dvs. Puteți utiliza această schiță ca atare sau puteți face modificări dacă este necesar.

Alternativ, puteți utiliza Bing Chat de la Microsoft, un chatbot conversațional încorporat alimentat de sistemul de limbaj natural GPT al OpenAI, aceeași tehnologie care alimentează ChatGPT.

Unul dintre avantajele utilizării Bing Chat este că este încorporat în browserul Microsoft Edge. Tot ce trebuie să faci este înscrieți-vă pentru căutarea Bing bazată pe inteligență artificială în Edge și folosiți-l Compune funcția din bara laterală pentru a vă scrie e-mailul.

2. GrammarlyGO pentru a edita și compune e-mailuri

După ce ați redactat e-mailul, următorul pas ar trebui să fie să îl editați pentru greșeli de scriere și alte erori. GrammarlyGo este următorul instrument de productivitate prin e-mail care merită luat în considerare. Asa de, ce este GrammarlyGO? Este un instrument de editare cu capacități AI generative care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți fluxul de lucru și productivitatea de scriere.

Puteți utiliza GrammarlyGO pentru a verifica semnele de punctuație și greșelile de ortografie, pentru a corecta greșelile gramaticale și pentru a vă îmbunătăți scrisul. În plus, puteți profita de capacitățile AI generative ale Grammarly pentru a vă compune sau rescrie e-mailurile.

Tot ce trebuie să faceți este să vă înscrieți pentru un cont Grammarly gratuit, care vă va oferi acces la sugestii de bază de scriere și editare, precum și la 100 de solicitări pe lună. În plus, puteți descărca și extensia Grammarly în browser pentru a edita și genera conținut direct din browser, fără a fi nevoie să părăsiți pagina.

3. Spike pentru a simplifica și îmbunătăți experiența dvs. prin e-mail

Dacă sunteți în căutarea unei soluții inovatoare care să depășească ceea ce oferă clienții de e-mail convenționali, Spike este o soluție inovatoare care vă poate îmbunătăți experiența prin e-mail si productivitate.

Să începem cu unele dintre problemele principale asociate adesea cu mulți clienți de e-mail, cum ar fi o căsuță de e-mail aglomerată și capacitatea limitată de a sorta automat e-mailurile.

Cu caracteristica de organizare încorporată a lui Spike, Mesaje prioritare, puteți sorta cu ușurință e-mailurile mai puțin importante, cum ar fi e-mailurile promoționale și notificările din aplicațiile de rețele sociale, într-o altă căsuță de e-mail numită Alte în timp ce păstrează e-mailurile importante în Mesaje prioritare.

Apoi, firele de discuție ale lui Spike, similare cu cele văzute în aplicațiile de mesagerie, vă permit să urmăriți cu ușurință conversațiile cu persoanele de contact. Această abordare conversațională simplifică și îmbunătățește experiența prin e-mail, permițându-vă să vă deplasați rapid prin e-mailuri.

În plus, puteți folosi Spike pentru a vă unifica toate conturile de e-mail într-un singur portal pentru a ține evidența e-mailurilor de la diferite conturi fără a comuta între ele. În timp ce este Super căutare caracteristica face mai ușor să găsiți ceea ce căutați.

4. Zapier pentru a automatiza fluxurile de lucru prin e-mail

Integrarea celor mai frecvent utilizate instrumente în stiva dvs. de productivitate vă poate ajuta să economisiți timp și să vă îmbunătățiți productivitatea, deoarece vă permite să sincronizați datele pe diferite aplicații și platforme. Având în vedere cât timp petreci în căsuța de e-mail, conectarea e-mailului cu alte aplicații și servicii pe care le folosești în mod regulat are sens.

Puteți utiliza un instrument de automatizare a fluxului de lucru precum Zapier pentru a vă conecta e-mailul cu alte instrumente de productivitate populare. De exemplu, ai putea folosi E-mail prin integrare Zapier pentru a vă conecta e-mailul cu Slack și a trimite toate e-mailurile primite către un anumit canal Slack. Sunteți utilizator Google Calendar? Puteți folosi Zapier pentru a crea automat evenimente Google Calendar din e-mailurile primite.

Zapier vă permite, de asemenea, să creați fluxuri de lucru automatizate personalizate pentru a gestiona orice sarcini repetitive asociate cu e-mailurile și alte instrumente. Aceste integrări Zapier vă pot spori semnificativ productivitatea e-mailului.

5. SaneBox pentru a vă organiza Inbox

Este o provocare să realizezi ceva atunci când căsuța de e-mail este aglomerată și îți petreci cea mai mare parte a timpului sortând e-mailurile. SaneBox este o soluție inteligentă de e-mail care vă ajută să vă organizați automat căsuța de e-mail.

Puteți folosi SaneBox pentru a vă curăța căsuța de e-mail prin scanarea e-mailurilor pentru a găsi aplicațiile, site-urile web și buletinele informative la care v-ați abonat și selectând pe cele pe care doriți să le aruncați la gunoi.

Apoi, SaneBox folosește inteligența artificială pentru a vă sorta căsuța de e-mail prin identificarea e-mailurilor care necesită atenție imediată, în timp ce le clasifică pe cele mai puțin importante în @SaneLater pliant. În plus, puteți instrui SaneBox să organizeze e-mailurile trimițând manual e-mailuri către anumite foldere.

De exemplu, puteți trimite e-mailuri spam către @SaneBlackHole sau creați un dosar separat pentru e-mailurile de la membrii familiei. SaneBox își va aminti și va adăuga automat toate e-mailurile primite în folderele corespunzătoare.

6. Todoist pentru a transforma e-mailurile în sarcini

Una dintre cele mai bune modalități de a vă îmbunătăți productivitatea e-mailurilor este să vă transformați e-mailurile în sarcini pe care le puteți realiza. Todoist este o aplicație eficientă pentru lista de activități care vă poate ajuta să vă organizați sarcinile și să faceți mai multe.

Puteți instala Todoist pentru Gmail sau Todoist pentru Outlook suplimente pentru a transforma rapid e-mailurile direct din căsuța de e-mail în sarcini. Odată instalat, deschideți orice e-mail pe care doriți să îl transformați într-o sarcină Todoist, faceți clic pe Todoist pictograma, denumiți proiectul, setați o dată scadentă și un nivel de prioritate și faceți clic pe Adăugați sarcină.

Petreceți mai puțin timp în căsuța dvs. de e-mail și faceți mai multe

Ca instrument de comunicare, e-mailul ar trebui să vă ofere informațiile de care aveți nevoie pentru a lua decizii și a lua măsuri. Dacă petreci prea mult timp în căsuța de e-mail, îți va împiedica capacitatea de a-ți finaliza munca în mod eficient.

Așadar, este timpul să adoptați o abordare proactivă utilizând instrumentele de productivitate prin e-mail enumerate mai sus. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați căsuța de e-mail și să reduceți supraîncărcarea e-mailurilor, să țineți pasul cu cele mai importante e-mailuri, să răspundeți mai rapid și să vă eliberați timp pentru a vă concentra pe sarcini mai importante.