7 funcții Excel esențiale pentru proprietarii de afaceri mici

Excel este un instrument puternic pentru gestionarea finanțelor tale ca proprietar de afaceri mici. Arsenalul său de instrumente de manipulare a datelor vă poate economisi timp și efort pentru a vă urmări cheltuielile, veniturile și alte date financiare.

Funcțiile sunt coloana vertebrală a Excel și sursa superputerilor sale. Dacă sunteți nou în Excel, iată câteva funcții esențiale pe care ar trebui să le învățați să vă gestionați eficient finanțele.

1. SUMĂ

SUM este poate cea mai folosită funcție în Excel și este și mai utilă în finanțe. Vă permite să adăugați o serie de celule și să obțineți totalul.

=SUM(values)

Puteți introduce valorile direct în funcția SUM sau vă puteți referi la ele ca celule și intervale.

De exemplu, puteți utiliza funcția SUM pentru a aduna vânzările totale ale fiecărui articol într-o anumită perioadă.

=SUM(D2:D8)

În acest exemplu, D2:D8 este intervalul de celule care conține valoarea vânzărilor pe care doriți să o adăugați. Funcția SUM ia toate valorile din acest interval și calculează vânzările totale ale tuturor articolelor.

2. IN MEDIE

Funcția AVERAGE este o altă funcție utilă atunci când aveți de-a face cu numere. AVERAGE calculează valoarea medie a unui interval de celule.

=AVERAGE(range)

De exemplu, puteți utiliza funcția MEDIE pentru a calcula prețul mediu pentru diferite articole.

=AVERAGE(B2:B8)

În această formulă, B2:B8 este intervalul de celule care conțin prețurile articolelor pentru care doriți să calculați media. Funcția AVERAGE va calcula valoarea medie a tuturor numerelor din acel interval și va afișa prețul mediu al articolului.

3. NUMARA

Funcția COUNT numără numărul de celule care conțin o valoare numerică.

=COUNT(range)

Puteți utiliza această funcție pentru a obține numărul articolelor care au avut vânzări. Dacă numărul de vânzări al articolului este necompletat sau nu este numeric, atunci COUNT nu îl va număra.

=COUNT(C2:C8)

În acest exemplu, COUNT analizează vânzările în C2:C8 și returnează numărul de articole cu vânzări. Produsul A și Produsul D nu au vânzări, așa că COUNT le va omite.

Zero este, de asemenea, un număr și COUNT îl va include în rezultatul său. Ca rezultat, această configurare funcționează numai dacă nu introduceți zero pentru articolele fără vânzări și le lăsați necompletate. Puteți utilizați COUNTIF și COUNTIFS pentru a specifica condiții personalizate pentru celulele pe care doriți să le numărați.

4. COUNTIF

COUNTIF este o versiune mai avansată a COUNT. În cazul în care COUNT numără numai celulele cu valori numerice în ele, COUNTIF numără celulele care îndeplinesc o anumită condiție.

=COUNTIF(range, criteria)

În această sintaxă, gamă este intervalul în care doriți ca COUNTIF să caute valori care îndeplinesc criterii.

Puteți folosi COUNTIF pentru a număra numărul de articole care s-au vândut mai mult decât o anumită sumă.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

În acest exemplu, COUNTIF examinează vânzările în D2:D8 și returnează numărul de articole care s-au vândut egal cu sau mai mult de 600 USD.

5. DACĂ

Funcția IF testează o condiție și returnează o valoare bazată pe rezultatul testului. Puteți seta ieșiri personalizate pentru ambele rezultate ale testului.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

În sintaxă, expresie_logică este condiția pe care doriți să o testați. IF se va întoarce ieșire_dacă_adevărat sau ieșire_dacă_fals, în funcție de rezultatele testelor. Puteți imbrica mai multe funcții IF unele în altele pentru a specifica diverse condiții.

De exemplu, puteți utiliza funcția IF pentru a verifica dacă un anumit articol și-a atins ținta de vânzări și pentru a returna un mesaj bazat pe rezultat.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

În această formulă, D2 este celula cu vânzările totale ale unui articol și E2 este celula cu obiectivul de vânzări al articolului respectiv. Dacă valoarea din D2 este mai mare sau egală cu E2, funcția IF va reveni Atins țintă. Dacă valoarea din D2 este mai mică decât E2, funcția IF va reveni Ținta eșuată.

Puteți trage mânerul de completare automată peste restul celulelor pentru a le popula. Pentru un accent suplimentar, puteți utiliza formatare condiționată în Excel pentru a afișa rezultatele IF în stiluri distincte.

6. CĂUTARE V

The Funcția VLOOKUP poate găsi o valoare într-un tabel și returnează valoarea corespunzătoare în același rând.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

În sintaxă, valoare_căutare este ceea ce vrei să cauți, table_array este locul unde vrei să cauți și col_index_num este numărul coloanei table_array care conține valoarea returnată. interval_lookup este un argument opțional care vă permite să decideți dacă căutați rezultate aproximative. Introducerea ADEVĂRAT permite potriviri aproximative și introducere FALS permite doar potriviri exacte.

De exemplu, dacă aveți un tabel care conține nume de produse și prețuri și doriți să afișați prețul unui anumit produs în altă parte, puteți utiliza funcția CĂUTARE V.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

În acest exemplu, produsul A în celulă A2 este valoarea pe care doriți să o găsiți în tabelul de referință, L2:N8 este intervalul de celule care conține tabelul, 2 este numărul coloanei care conține prețurile produselor și FALS spune VLOOKUP să returneze o potrivire exactă.

7. ÎNLĂNŢUI

Funcția CONCATENATE unește mai multe valori sau celule împreună și le afișează într-o singură celulă.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Sintaxa pentru CONCATENATE este simplă. Apelați funcția și introduceți valorile pe care doriți să le alăturați, separate prin virgulă.

Puteți utiliza această funcție pentru a combina și a rezuma datele din mai multe celule. De exemplu, să presupunem că aveți o foaie de calcul cu date financiare pentru afacerea dvs. Puteți crea un rezumat pentru fiecare articol, inclusiv eticheta acestuia, vânzarea țintă și vânzarea reală.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Nu vă alarmați de lungimea acestei formule. Toate argumentele sunt de același tip și reprezintă părți ale unei propoziții complete. În această formulă, CONCATENATE preia numele articolului de la A2, categoria din F2, numărul de unități vândute din C2, și vânzările totale de la D2. Șirurile de text conectează valorile împreună pentru a forma o propoziție.

Când lucrați cu formule lungi ca aceasta, este important să acordați atenție virgulelor și ghilimelelor. Puneți șirurile de text între ghilimele și verificați de două ori dacă închideți fiecare ghilimele și puneți o virgulă între argumente. Puteți adăuga spații sau simboluri precum semnul dolar în șirul de text înainte sau după valoare.

Dezvoltați-vă afacerea cu Excel

Gestionarea și manipularea datelor financiare este esențială pentru orice afacere; a ta nu face excepție. Excel este o putere în acest scop. Cu o cunoaștere adecvată a funcțiilor și capabilităților Excel, puteți transforma Excel dintr-un adversar intimidant într-un partener de afaceri prietenos.

Prin stăpânirea funcțiilor esențiale Excel prezentate aici, veți fi pe cale să vă gestionați eficient finanțele micii afaceri. Practica consecventă cu Excel vă poate ajuta să deveniți un expert în utilizarea acestui program și să vă dezvoltați afacerea dincolo de limitele actuale.