Cum să utilizați formulele în Airtable

Airtable este un instrument de productivitate versatil care combină puterea unei baze de date cu flexibilitatea unei foi de calcul pentru a supraalimenta modul în care stocați și interacționați cu datele dvs.

Una dintre cele mai de bază caracteristici ale unei foi de calcul sunt formulele și s-ar putea să vă întrebați cum să le încorporați în bazele dvs. în Airtable. Iată cum puteți începe cu câmpul Formula al Airtable.

Adăugarea câmpului de formulă la tabelul dvs

Pentru a începe să lucrați cu formule în Airtable, mai întâi va trebui să adăugați Formulă câmp la masa dvs.

În vizualizarea Grilă a tabelului, faceți clic pe butonul semn plus ("+") situat la sfârșitul rândului de titluri de câmp din partea de sus a tabelului. Dacă aveți o mulțime de câmpuri, poate fi necesar să derulați spre dreapta până când îl vedeți. Selectați Formulă din lista de opțiuni de câmp. Vei vedea apoi Editați câmpul meniu pentru a introduce formula.

În funcție de ceea ce ați introdus în formula dvs., Airtable va detecta automat anumite tipuri de valori, cum ar fi numere, procente și date și, dacă se întâmplă, puteți modifica modul în care acestea sunt afișate în câmpul dvs. făcând clic pe Formatare fila.

Când ați terminat de introdus formula, faceți clic pe Creați câmp butonul pentru a adăuga câmpul la tabelul dvs. Dacă aveți experiență în lucrul cu funcții și formule în Microsoft Excel, probabil că veți avea o idee despre cum funcționează câmpul Formula în Airtable.

Cu toate acestea, există unele diferențe: multe dintre funcțiile mai specializate, cum ar fi pentru finanțe sau inginerie, nu sunt disponibile. Și mai important, câmpul Formula aplică aceeași formulă pentru fiecare înregistrare din tabel; nu puteți ajusta formula sau utiliza o formulă diferită în întregime, doar pentru anumite celule.

Cum să faci referințe de celule în câmpul de formule al Airtable

În conformitate cu comparația cu Excel, s-ar putea să vă întrebați cum să faceți referințe în formulele dvs. la anumite valori situate în altă parte în tabel. Airtable nu are celule ca A1 sau C5, deci cum vă referiți la alte valori de câmp?

În Airtable, puteți face referiri la alte câmpuri doar tastând numele acestora. Deci, de exemplu, dacă ați avea un câmp numit „Preț”, ar trebui doar să tastați:

Price

Dacă numele câmpului la care doriți să faceți referire are mai multe cuvinte, va trebui să includeți numele câmpului între paranteze ( { și } paranteze) pentru a se referi la ele. Deci, dacă ați avea un câmp numit „Cantitatea comandă”, ați tasta:

{Order quantity}

Puteți utiliza și paranteze în jurul numelor de câmpuri cu un singur cuvânt, dar acestea nu sunt necesare în același mod în care sunt pentru câmpurile cu nume mai lungi.

În acest fel, referințele de celule din Airtable sunt similare cu folosind intervale denumite în Excel, deși convenabil, numele sunt setate pentru dvs., spațiile sunt permise și vă puteți referi la ele imediat, fără a fi nevoie să le configurați mai întâi.

Utilizarea operatorilor în câmpul de formule

Airtable acceptă o serie de simboluri care vă permit să efectuați rapid o serie de funcții logice, text și numerice. În mod colectiv, aceștia sunt numiți „operatori”.

Operatorii pe care i-ați putea recunoaște cu ușurință sunt operatorii pentru ecuațiile matematice comune. Puteți folosi tasta plus ( + ) pentru adunare, cratima, liniuța sau tasta minus ( - ) pentru scădere, tasta asterisc ( * ) pentru înmulțire și bara oblică ( / ) pentru împărțire. Puteți folosi și paranteze ( ( și ) ) în jurul ecuațiilor pentru a împărți ecuațiile mai complexe în părți mai mici, după cum este necesar.

Tasta ampersand ( & ) este utilă pentru combinarea rapidă a textului, similar cu funcția CONCAT din Excel-deși Airtable are propria sa versiune a acelei funcții, CONCATENATE(), cu aceeași funcționalitate.

Dacă aveți orice text suplimentar pe care doriți să îl adăugați la ieșirea câmpului cu oricare dintre funcții, va trebui să-l puneți între ghilimele ( " " ), inclusiv spații sau alte caractere speciale. Dacă doriți să adăugați ghilimele în afișajul de ieșire, va trebui să adăugați o bară oblică inversă, apoi caracterul ghilimelelor, între ghilimele; ar trebui să citească ca "\"" în cadrul formulei.

Airtable conține și un set de operatori logici. Acestea vor returna „TRUE” dacă sunt îndeplinite condițiile lor și „FALSE” dacă nu sunt îndeplinite. Acestea sunt „mai mari decât” ( > ), "mai puțin decât" ( < ), „mai mare sau egal cu” ( >= ), "mai mic sau egal cu" ( <= ), "egal cu" ( = ), și „nu este egal cu” ( != ).

Câteva funcții de bază pe care le puteți utiliza în Airtable

Dacă sunteți în căutarea unor modalități ușoare de a începe cu formulele, iată câteva funcții de bază pe care le puteți utiliza în Airtable pentru a începe.

Acest lucru abia zgârie suprafața capabilităților disponibile; Documentația Airtable oferă o listă completă de funcții. Ei chiar au construit o bază care conține exemple de ieșiri pe care le puteți copia în spațiul de lucru și edita.

Funcția IF

Funcția IF este una dintre cele mai de bază funcții din foile de calcul, iar implementarea sa în Airtable este în esență aceeași cu modul în care funcționează funcția IF în Excel.

IF(expression, value1, value2)

Funcția testează logica introdusă în expresie câmp, apoi revine valoare1 dacă acea logică este adevărată, sau valoarea2 daca este fals. Ca și în Excel, puteți crea instrucțiuni IF imbricate și puteți introduce alte funcții în formula IF.

Instrucțiunile IF deosebit de complexe pot fi mai ușor de vizualizat, profitând de funcționalitatea de „editare pe mai multe linii” a Airtable, care vă permite să tastați formulele dvs. mai asemănător cu scrierea codului, cu indentări reprezentând instrucțiuni imbricate și culori multiple reprezentând diferite părți ale sintaxă.

O diferență notabilă este că nu există echivalent cu Funcția ISBLANK din Excel; în schimb, trebuie să întrebați dacă valoarea este egală cu BLANK().

Funcția SUM

În mod similar, la fel de comună ca IF, funcția SUM funcționează la fel ca în orice altă foaie de calcul, adunând toate a valorilor conținute în funcție (fie ele valori de câmp sau numere definite direct în formulă).

SUM(number1, [number2, ...])

Funcția DATEADD

Pentru o funcție puțin mai neobișnuită, dar care s-ar putea găsi impresionant de utilă, puteți folosi funcția DATEADD pentru a adăuga o anumită perioadă de timp la date și ore.

DATEADD([date or date and time], [#], 'units')

În primul segment al sintaxei, specificați fie o dată singură, fie atât o dată, cât și o oră, fie în linie, fie dintr-un câmp „Dată și oră”. (Nu puteți adăuga o oră la această formulă de la sine, fără o dată; va afișa o eroare și va trebui să reeditați formula).

Apoi, specificați o valoare numerică și o unitate de timp din următoarele: „milisecunde”, „secunde”, „minute”, „ore”, „zile”, „săptămâni”, „luni”, „sferturi” (de an ), sau „ani”.

Dacă este necesar, funcții precum TODAY() (care afișează data curentă) sau NOW() (care returnează data curentă și timp, actualizat la fiecare 15 minute și oricând baza este recalculată) funcționează și cu DATEADD în locul unui câmp sau al unui anumit valoare.

O funcție DATEADD completată ar putea arăta similar cu acesta:

DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes")

Accelerează-ți fluxul de lucru în Airtable

Câmpul Formula adaugă o modalitate puternică de a analiza și de a interacționa cu datele dvs. în Airtable. De la declarații simple la creații complexe cu funcții multiple, versatilitatea formulelor aduce în baza ta unele dintre cele mai utile funcționalități ale unui instrument de calcul.

Dacă sunteți deja familiarizat cu foile de calcul, vă puteți adapta rapid abilitățile pentru a debloca noi perspective, toate în același timp profitând de avantajele modelului de bază de date Airtable. Aceasta este doar una dintre numeroasele caracteristici unice care fac din Airtable un instrument atât de convingător de popular pentru a vă crește productivitatea.