10 sfaturi și funcții inteligente pentru apeluri eficiente cu zoom

Recomandări cheie

• Programați întâlniri recurente cu un singur link pentru a economisi timp și pentru a permite participanților să planifice în avans.
• Începeți întâlnirile cu participanții pe sunet pentru a elimina distracția și a permite o comunicare eficientă.
• Dezactivați actualizările automate ale software-ului pentru a evita întârzierile în timpul apelurilor și pentru a asigura o experiență actualizată a aplicației.

Pe măsură ce locul de muncă virtual a devenit din ce în ce mai mult o normă, tot mai mulți oameni se bazează pe Zoom pentru apelurile online. Apelurile Zoom au devenit standardul de facto pentru întâlniri și colaborare la distanță.

De la începuturi, Zoom a introdus în mod constant noi funcții pe care utilizatorii ca noi le pot folosi pentru a face întâlnirile noastre mai eficiente. Cu toate acestea, în ciuda creșterii popularității sale, nu mulți dintre noi știu cum să folosească cel mai bine aplicația.

În acest articol, să ne uităm la câteva sfaturi și trucuri pentru a vă face apelurile Zoom mai eficiente.

Dacă aveți întâlniri care au loc la intervale regulate de timp (zilnic, săptămânal, lunar etc.), stabilirea de întâlniri recurente este calea ideală. Cu întâlnirile recurente ale Zoom, puteți utiliza același ID de întâlnire și setări pentru fiecare apariție.

Programarea întâlnirilor recurente vă poate ajuta să rezervați mai multe întâlniri în avans, reducând astfel timpul pierdut în crearea unor noi de fiecare dată. De asemenea, le permite participanților să-și planifice evenimentele cu mult înainte, deoarece își pot vedea toate întâlnirile viitoare atunci când conectați-le calendarul la Zoom.

Puteți programa întâlniri recurente făcând clic Programați un eveniment pe clientul Zoom.

2. Întâlniri Kickstart cu participanții dezactivați

Discuțiile care distrag atenția și zgomotele de fundal pot împiedica cu ușurință apelul dvs., altfel productiv. În calitate de gazdă a unei întâlniri, puteți alege ca toți cei care participă la apel să înceapă cu sunetul. Acest lucru asigură un spațiu liniștit în care participanții pot alege să dezactiveze sunetul doar atunci când doresc să vorbească.

Puteți alege fie să cereți tuturor participanților să activeze sunetul atunci când este necesar, fie să configurați un proces de preaprobare pentru a activa sunetul participanților individuali.

Puteți activa acest lucru accesând Setări > Vedeți mai multe setări > Programează întâlnirea, apoi activarea Dezactivați sunetul tuturor participanților când se alătură unei întâlniri.

3. Dezactivați actualizările automate de software

Zoom își actualizează adesea software-ul pentru a remedia erorile și pentru a adăuga noi capabilități, ceea ce este grozav! Dar așteptarea ca actualizările să ruleze atunci când trebuie să accesați un apel poate fi extrem de enervant. Pentru a evita această problemă, puteți pur și simplu să dezactivați actualizările automate.

După încheierea întâlnirii, puteți verifica și instala toate actualizările disponibile. Acest lucru reduce întârzierile apelurilor, asigurând totodată că beneficiați de cea mai actualizată experiență în aplicație.

Pentru a dezactiva actualizările automate de software, accesați Setări > General și debifați caseta de selectare pentru Țineți automat actualizat clientul desktop Zoom.

4. Controlați-vă spațiul cu sălile de așteptare

Cu funcția de cameră de așteptare Zoom, gazda poate stabili când un oaspete se alătură apelului. Aveți opțiunea de a primi participanții unul câte unul sau de a admite pe toți odată din Sala de așteptare.

Dacă ați configurat o sală de așteptare pentru întâlnirea dvs., participanții vor vedea un ecran implicit când se alătură apelului. Zoom vă permite, de asemenea, să personalizați acest ecran. Puteți adăuga sigla companiei dvs., ceva text și un videoclip introductiv pe care participanții îl pot viziona înainte de a se alătura.

Pentru a activa sălile de așteptare, accesați Setări > Vedeți mai multe setări > Securitateși activați butonul de comutare pentru Sală de așteptare.

5. Valorificați potențialul camerelor de lucru

Caracteristica sălilor de lucru Zoom este foarte recomandată pentru întâlniri care pot necesita participarea și colaborarea mai multor grupuri mai mici.

Acest lucru poate fi ideal pentru sesiuni de brainstorming sau proiecte de grup. O întâlnire Zoom poate fi împărțită în până la 50 de săli de lucru. Gazda poate alege să aloce automat sau manual participanții sălilor de lucru.

Pentru a activa sălile de grup, accesați Setări > Vedeți mai multe setări > În întâlnire (avansat)și activați butonul de comutare pentru Breakout Room - Camere.

6. Alungați zgomotul de fundal

Întâlnirile online sunt foarte susceptibile la întreruperi din cauza zgomotului de fundal. Zgomotul din traficul de afară, copiii care plâng în altă cameră sau alertele de la aparatele de uz casnic pot diminua cu ușurință eficiența apelului.

Utilizarea funcției de anulare a zgomotului din Zoom vă poate ajuta îmbunătățiți-vă calitatea audio Zoom prin reducerea zgomotului de fond. Funcția de anulare a zgomotului de la Zoom oferă diferite niveluri de anulare a zgomotului pe care le puteți alege în funcție de utilizare.

Pentru a utiliza anularea zgomotului încorporată în Zoom, accesați Setări > Audio > Suprimarea zgomotului de fundal, și selectați butonul radio optim pentru configurarea dvs. (Automat, Scăzut, Mediu, Înalt).

7. Obțineți subtitrări la îndemână

Transcrierea întâlnirilor devine din ce în ce mai esențială în locurile de muncă care se străduiesc să fie accesibile și incluzive. Transcrierile sunt, de asemenea, excelente pentru crearea de note, rapoarte și alte materiale scrise în urma unei întâlniri.

Instrumente de transcriere precum Vidra sau caracteristica de transcriere încorporată în Krisp, utilizați AI pentru transcrierea în timp real, făcând astfel întâlnirile ușor de urmărit pentru toți participanții. Asistentul de întâlnire al lui Otter poate genera și conținut pe baza datelor întâlnirii și poate răspunde la întrebări din chat.

Pentru a activa sălile de grup, accesați Setări > Vedeți mai multe setări > În întâlnire (avansat)și activați butonul de comutare pentru Subtitrări automate.

8. Îmbunătățiți accesibilitatea cu Evidențierea mouse-ului

Dacă faceți o prezentare sau o demonstrație și doriți să vă partajați ecranul, asigurați-vă că opțiunea de reflectare a mouse-ului este activată. Publicul se va putea concentra mai bine asupra conținutului de pe ecran și va urma instrucțiunile dvs folosind modul de focalizare în Zoom.

Când funcția de reflectare a mouse-ului este activată, un cerc colorat sau reflector va evidenția vizual poziția și mișcările cursorului. De asemenea, puteți utiliza funcția „Pen Dispărător” pentru a marca și a face note pe tabla albă sau pe ecranul partajat, fără să vă faceți griji cu privire la ștergerea sau anularea mâzgălirilor.

În timp ce vă partajați ecranul în timpul unei întâlniri, funcția de reflectare este disponibilă numai în bara de instrumente „Adnotare” după ce începeți să vă partajați ecranul.

9. Îmbunătățiți experiența întâlnirii cu vizualizarea captivantă

Vederea imersivă poate ajuta faceți experiența dvs. Zoom mai distractivă. Această funcție oferă mai multe fundaluri virtuale, cum ar fi un auditoriu, o sală de clasă și o cafenea, unde pot fi afișați toți participanții.

Dacă un participant folosește un client desktop, o aplicație mobilă sau o cameră Zoom care nu acceptă Vizualizarea imersivă, îi va vedea pe ceilalți participanți în Vizualizarea Galerie sau Vizualizare difuzor implicit.

Caracteristica Immersive View este disponibilă când faceți clic pe Vedere în colțul din dreapta sus al ecranului întâlnirii.

10. Întâlniri principale cu comenzi rapide de la tastatură

Puteți obține mult mai mult de la Zoom dacă vă faceți timp să învățați și să utilizați diferitele comenzi rapide de la tastatură disponibile. Acestea vă permit să faceți rapid lucruri precum dezactivarea sau activarea sunetului, accesarea ecranului complet, partajarea ecranului și multe altele.

Iată câteva comenzi rapide utile de încercat:

• Alt + V pentru a porni/opri videoclipul
• Alt + A a dezactiva/dezactiva sunetul
• Alt + F pentru a intra/ieși din modul ecran complet
• Alt + Shift + I pentru a copia linkul de invitare la întâlnire

Pentru a vizualiza toate comenzi rapide de la tastatură disponibile pe Zoom, mergi la Setări > Comenzi rapide de la tastatură.

Măriți-vă drumul prin apelurile online

Cu astfel de caracteristici uimitoare, Zoom este instrumentul ideal pentru menținerea conexiunilor într-un mediu de lucru sau de învățare la distanță. Este o modalitate excelentă de a păstra legătura cu oamenii din această eră a muncii la distanță și a izolării sociale, indiferent dacă aveți o întâlnire cu colegii de serviciu, vorbiți cu rudele sau organizați o zi de naștere virtuală parte.

Explorați sfaturile și funcțiile menționate mai sus pentru apeluri Zoom mai eficiente, care vă vor impresiona deopotrivă colegii și prietenii.