10 abilități de bază de care aveți nevoie pentru a gestiona orice fișier PDF

PDF-ul se clasează printre cele mai utilizate formate de fișiere pentru documente, de la CV-uri și formulare oficiale până la cărți electronice. Acestea fiind spuse, este esențial pentru tine să posezi abilitățile de bază în manipularea PDF-urilor. Vom trece peste câteva dintre cele cheie cu tine mai jos.

1. Modificați textul într-un PDF

Unul dintre cele mai frustrante lucruri atunci când utilizați un PDF este atunci când trebuie să îl editați sau să îl actualizați. Acest lucru se poate întâmpla atunci când oamenii convertesc un fișier Excel, Word sau PowerPoint într-un PDF înainte de a vi-l trimite.

În mod implicit, nu puteți modifica fișierele PDF decât dacă aveți fișierul original într-un format modificabil și îl editați acolo înainte de a-l converti din nou în PDF. Lucrurile devin complicate dacă nu aveți fișierul original.

Din fericire, există câteva soluții pentru a depăși această limitare frustrantă. Deoarece Adobe a creat PDF, este logic să aibă instrumentul pentru a-l edita. Cu toate acestea, veți avea nevoie de versiunea completă a Adobe Acrobat pentru a edita un PDF. Dacă îl aveți, puteți edita un PDF făcând următoarele:

1. Lansa Acrobat și deschideți un fișier.
2. Apasă pe Editați PDF instrument în panoul din dreapta.
3. Utilizați instrumentele de editare Acrobat pentru a adăuga și edita text, inclusiv pentru a schimba fonturile textului.
4. După ce ați terminat, faceți clic Salvați.

Dacă nu aveți acces la Adobe Acrobat, puteți utiliza Editorul PDF online gratuit de la Adobe. Dacă găsiți că funcționalitățile sale sunt limitate, puteți încerca și alte software-uri precum PDFelement. O altă alternativă este transformarea PDF-ului într-un format editabil, cum ar fi un document Word. După ce faceți modificările necesare, reconvertiți-l într-un PDF.

2. Salvați o anumită pagină

Majoritatea fișierelor PDF conțin multe pagini. Dacă aveți nevoie doar de câteva pagini din fișier, le puteți extrage și le puteți salva ca PDF nou. Dacă utilizați un Mac, puteți adăugați, eliminați sau extrageți pagini dintr-un fișier PDF utilizând Previzualizare. Pentru a face acest lucru:

1. Deschideți PDF-ul cu Preview. Asigurați-vă că bara laterală este prezentă. Faceți acest lucru mergând la Vedere > bifă Afișați întotdeauna bara laterală.
2. Selectați paginile pe care doriți să le extrageți. Control-clic și selectați Exportați ca în meniul contextual.
3. Introduceți un nume de fișier și unde doriți să-l salvați. Clic Salvați.

Dacă sunteți utilizator Windows:

1. Deschideți fișierul. Selectați Fişier > Imprimare.
2. Alegeți paginile pe care doriți să le salvați introducând paginile. Dacă paginile nu sunt consecutive, separați-le prin virgule (ex. 2, 5, 7 ).
3. Clic PDF > selectați Salvați ca PDF din meniul derulant.
4. Alege Salvați.

3. Convertiți fișiere PDF

Puteți converti fișiere PDF în formate precum TXT, HTML, DOCX și tipuri de fișiere imagine precum PNG și JPG. Există o mulțime de moduri de a face acest lucru pe desktop. De exemplu, puteți utiliza Previzualizare pe Mac pentru a vă converti PDF-ul în diferite tipuri de fișiere imagine:

1. Deschideți fișierul PDF pe Previzualizare.
2. Selectați Fişier > Export. Selectați formatul preferat din meniul derulant de lângă Format. Puteți apăsa Opțiune pentru a vizualiza mai multe opțiuni de format de fișier.

Deoarece Windows nu are o contraparte de previzualizare, este de utilizat o soluție Convertorul PDF gratuit de la Adobe sau aplicații terță parte. Poti de asemenea utilizați Google Drive pentru a vă converti PDF în Word.

4. Salvați paginile web ca fișiere PDF

Salvarea paginilor web ca fișiere PDF este utilă atunci când vă așteptați să nu aveți o conexiune la internet, dar încă aveți nevoie de acces la anumite pagini web. Din fericire, majoritatea browserelor vă permit să salvați pagini web ca fișiere PDF.

Dacă utilizați Google Chrome, apăsați Ctrl + P pe Windows sau Cmd + P pe Mac. Asigurați-vă că selectați Salvați ca PDF dupa cum Destinaţie și apăsați Salvați.

Între timp, există mai multe moduri de a salva pagini web ca fișiere PDF în Safari, in functie de preferinta dvs. Cel mai simplu mod de a salva o pagină web ca PDF în Safari este să folosești următoarea metodă:

1. Deschideți pagina web pe care doriți să o salvați în Safari.
2. Apasă pe Fişier meniul.
3. Selectați Exportați ca PDF...
4. În caseta de dialog, introduceți un nume pentru fișierul PDF și selectați o locație pentru a-l salva.
5. Apasă pe Salvați buton.

De asemenea, îl puteți salva în Vizualizare cititor pentru a elimina dezordinea web inutilă sau pentru a o salva exact așa cum arată în browser.

5. Creați un portofoliu PDF

Deoarece fișierul PDF acceptă o gamă largă de tipuri de fișiere, puteți crea un portofoliu PDF pentru a îmbina diferite tipuri de fișiere într-o singură unitate PDF integrată. Un portofoliu PDF permite fișierelor să-și păstreze identitatea individuală, dar sunt colectate într-un singur fișier PDF.

Într-un portofoliu PDF, puteți deschide, formata și edita fiecare fișier component independent de celelalte fișiere din portofoliu. Când editați un fișier non-PDF, fișierul, să zicem o foaie de calcul, se deschide în aplicația sa nativă din portofoliul dumneavoastră PDF. Apoi salvează toate modificările pe care le faci în portofoliul tău.

Avertismentul este că puteți face acest lucru numai în Adobe Acrobat. Alte instrumente similare includ Nitro PDF Editor și PDFelement. Dacă aveți Adobe Acrobat pe desktop, iată cum să creați un portofoliu PDF:

1. Deschis Acrobat > Fişier > Crea.
2. Selectați Portofoliu PDF.
3. Trageți fișierele în caseta de dialog sau faceți clic Adăugați fișiere și selectați dintre opțiunile disponibile.
4. Clic Crea.
5. Rearanjați și eliminați fișierele mutând miniaturile fișierelor din panoul din stânga.

6. Îmbinați fișierele PDF

Dacă nu aveți probleme la conversia tuturor fișierelor în PDF, puteți utiliza Adobe Acrobat Combinați fișiere instrument. Aceasta convertește toate celelalte tipuri de fișiere în PDF și le îmbină. Există soluții dacă nu aveți Adobe Acrobat. Puteți combina imagini și fișiere PDF de pe Mac într-un singur PDF.

Pentru a face acest lucru, selectați elementele, faceți dublu clic pentru a vizualiza meniul contextual și selectați Acțiuni rapide > Creați PDF. Cu toate acestea, acest lucru nu funcționează dacă adăugați documente și foi de calcul Word. Dacă intenționați să adăugați aceste tipuri de fișiere, trebuie mai întâi să le convertiți în PDF înainte de a le îmbina.

De asemenea, puteți utiliza Instrumentul gratuit de îmbinare PDF de la Adobe.

7. Rotiți și decupați paginile PDF

Uneori, o anumită vizualizare (portret sau peisaj) se potrivește mai bine textului din documentul PDF. O modalitate ușoară de a schimba vizualizarea textului este rotirea paginii sau a întregului document. Din fericire, majoritatea cititorilor PDF au această caracteristică. Pur și simplu deschideți documentul cu cititorul dvs. și căutați Roti opțiune.

Dacă utilizați Adobe Acrobat, puteți apăsa Shift + Ctrl + Plus (+) să se rotească în sensul acelor de ceasornic și Shift + Ctrl + Minus (-) să se rotească în sens invers acelor de ceasornic. Alternativ, puteți încerca Instrumentul gratuit de rotație PDF de la Adobe.

Pe Mac, puteți utiliza Previzualizare pentru a roti paginile din fișierul PDF. Deschideți fișierul PDF în Previzualizare, selectați anumite pagini sau toate paginile din bara laterală, apoi faceți clic pe Rotiți instrumentul în bara de instrumente.

8. Redactați informațiile confidențiale

O greșeală pe care o fac mulți oameni când încearcă să protejeze informațiile sensibile din părți ale documentelor (cum ar fi licența numere și detalii de contact) este prin utilizarea unui instrument de marcare și desenarea unui dreptunghi negru cu umplere solidă lor.

Cel mai bun mod de a acoperi aceste informații este printr-un instrument de redactare, care este prezent în majoritatea software-ului PDF. În loc să acopere textul sau imaginile, acestea înlocuiesc zonele selectate pixel cu pixel utilizând umplerea redacției.

9. PDF-uri protejate cu parolă

PDF-urile fac partajarea mult mai ușoară, dar riscați să cadă în mâini greșite. Protejarea prin parolă a PDF-urilor dvs. criptează conținutul documentului și necesită ca destinatarii să introducă o parolă înainte de a obține acces.

La fel ca majoritatea funcțiilor menționate mai sus, majoritatea cititoarelor PDF vă permit să adăugați o parolă documentului dvs. Dacă nu aveți un cititor PDF, puteți utiliza Instrumentul gratuit de protecție prin parolă PDF de la Adobe sau creați un PDF protejat prin parolă în Word.

10. Adăugați filigrane

Adăugarea de filigrane în fișierele PDF este cea mai simplă modalitate de a vă proteja proprietatea intelectuală. De asemenea, informează oamenii dacă documentul este original sau o copie. Adăugarea acestora poate acționa și ca „ștampile” și poate spori recunoașterea mărcii.

Majoritatea cititoarelor PDF vă cer să plătiți niște bani pentru această funcție. Din fericire, există modalități gratuite de a adăuga un filigran la fișierele PDF online.

Stăpânește-ți PDF-urile

Cu instrumentele și tehnicile potrivite, de la editare la securizare, puteți naviga și optimiza fără efort documentele PDF. Valorificarea acestor abilități vă poate ajuta să vă creșteți eficiența și productivitatea atunci când vine vorba de gestionarea documentelor digitale.