Cum să colaborezi în timp real pe un document Word

Lucrul cu alte persoane pe un document Word poate fi o adevărată provocare. Chiar și utilizatorii Microsoft 365 cu experiență le poate fi dificil să editeze și să revizuiască documente partajate.

Cu toate acestea, puteți colabora cu ușurință în timp real la un document Word, ținând evidența oricăror modificări și aprobând sau respingându-le. Vom arunca o privire la instrumentele necesare și la modul în care le puteți utiliza pentru cea mai eficientă colaborare.

De ce aveți nevoie pentru a colabora la un document Word?

Dacă doriți să colaborați în timp real la un document Word, trebuie să îl salvați în contul dvs. OneDrive. Pentru a face acest lucru, deschideți documentul, accesați Fișier > Salvare ca, și salvați-l în OneDrive.

În plus, vă recomandăm să utilizați o versiune mai recentă a Microsoft 365 și să aveți un abonament activ. Conform Microsoft, puteți edita în continuare documentul simultan cu alte persoane, dar nu veți avea funcția de colaborare în timp real.

Pentru a vedea modificările altor persoane, trebuie să reîmprospătați documentul periodic. Dacă abonamentul dvs. a expirat, există câteva modalități de a face acest lucru obțineți o reducere la un nou abonament Microsoft 365.

Cum să partajați un document Word

Acum că știți de ce aveți nevoie pentru a lucra cu alte persoane pe același document Word, să aruncăm o privire la cum îl puteți partaja. Prima opțiune este să o partajați din Word. Deschide Fişier meniu și selectați Acțiune.

Veți observa că există două opțiuni diferite:

• Distribuie prin e-mail. Trebuie să introduceți adresele de e-mail ale persoanelor cărora doriți să partajați documentul.
• Distribuie cu link. În acest fel, toți cei care au linkul pot accesa documentul. Dacă trebuie să partajați documentul cu o mulțime de oameni, această opțiune poate fi mai eficientă. Cu toate acestea, dacă lucrați la ceva confidențial, ar putea fi mai bine să adăugați manual fiecare colaborator.

Indiferent de metoda pe care o utilizați, acordați-vă timp și setați permisiunile potrivite. Apasă pe Editați | × pictograma și alegeți dacă persoanele cărora le partajați documentul îl pot vizualiza sau edita doar.

Apoi, faceți clic pe Setări de partajare opțiune. Acolo, puteți seta o dată de expirare pentru document și chiar puteți seta o parolă pentru a păstra informațiile în siguranță. După ce sunteți mulțumit de setările de partajare, faceți clic Aplica.

Alternativ, puteți partaja documentul Word prin OneDrive făcând clic dreapta pe fișier și selectând OneDrive > Partajare. Apoi, va trebui să setați setările de partajare așa cum se arată mai sus.

Cum să urmăriți și să revizuiți modificările în Microsoft Word

În funcție de permisiunea setată, persoanele cărora le-ați partajat documentul pot edita documentul. Pentru a fi cu ochii pe modificările făcute de toată lumea, ar trebui să activați Urmareste schimbarile caracteristică.

Pentru a face acest lucru, deschideți Revizuire fila și mergeți la Urmărire meniul. Acolo, deschide Urmareste schimbarile meniu și selectați Pentru toti. Când funcția este activată, Word va sublinia textul adăugat, în timp ce textul eliminat va fi marcat cu un baraj.

Acum, dacă doriți să opriți pe oricine altcineva să dezactiveze accidental această funcție, faceți clic pe Blocare urmărire opțiunea și configurați o parolă. În acest fel, vă puteți asigura că nu pierdeți nicio modificare adusă documentului.

Selectați Cum se modifică afișarea Microsoft Word

Pentru mai multă eficiență, Word vă permite să selectați modul în care ar trebui să afișeze modificările aduse documentului. În Revizuire fila, deschideți meniul derulant de lângă Afișare pentru revizuire pictograma. Acolo, alegeți una dintre următoarele opțiuni:

• Original. Vă arată documentul original. Cu toate acestea, nu va elimina comentariile sau modificările făcute de alții.
• Fără markup. Elimină marcajul și va afișa documentul cu modificările pe care le-ați aprobat deja.
• Toate markupurile. Afișează orice modificări folosind o culoare diferită pentru fiecare colaborator.
• Markup simplu. Marcajele se modifică cu o linie roșie.

Cum să acceptați sau să respingeți modificările în Microsoft Word

Pentru a accepta sau a respinge modificări, faceți clic dreapta pe modificarea urmărită și selectați oricare Acceptați inserarea sau Respingeți inserția, în funcție de dacă cineva a adăugat sau șters text. Dacă altcineva a șters o parte a documentului, veți vedea Acceptați ștergerea și Respinge ștergerea Opțiuni.

Deși procesul este simplu, este posibil să pierdeți unele modificări, dacă există o mulțime de colaboratori care lucrează la același document. Dacă doriți să vă asigurați că nu pierdeți nimic, utilizați Schimbări secțiune în loc să parcurgeți manual documentul. Acolo, folosește Anterior și Următorul butoane pentru a naviga prin modificări.

Există mai multe moduri de a gestiona modificările urmărite. De exemplu, puteți face clic Accept > Accept și trece la următorul. Dacă ați discutat deja cu colegii dvs. despre modificări, puteți utiliza Acceptați toate modificările opțiune.

În mod similar, puteți respinge modificări făcând clic pe Respinge butonul sau Respingere > Respingere și treceți la următorul. Pentru a șterge toate modificările, accesați fila Revizuire, faceți clic pe săgeata de mai jos Respinge, și selectați Respinge toate modificările. Acest lucru poate fi cu adevărat util dacă cineva a importat un volum mare de date în Word fără a te consulta mai întâi.

Utilizați panoul de revizuire pentru a urmări modificările în Microsoft Word

O altă modalitate eficientă de a ține evidența oricăror modificări este utilizarea panoului de revizuire. Acest instrument vă va arăta numărul de modificări vizibile urmărite și de comentarii din documentul dvs.

Pentru a-l accesa, accesați Revizuire > Urmărire și faceți clic pe Panoul de revizuire. Apoi, selectați unul dintre Panoul de revizuire vertical sau Panoul de revizuire orizontal Opțiuni.

Cum să urmăriți modificările efectuate de anumite persoane în Microsoft Word

Ar putea fi mai eficient să sortați modificările după autor. Pentru a face acest lucru în Microsoft Word, mergeți la Revizuire > Urmărire și extindeți Afișați marcajul meniul. Acolo, selectează Anumite persoane și debifați toate casetele, cu excepția celor corespunzătoare autorilor ale căror modificări doriți să le revizuiți.

Cum să opriți partajarea documentului sau să schimbați permisiunile în Microsoft Word

Dacă doriți să opriți partajarea documentului cu anumiți contribuitori, deschideți documentul și mergeți la Acțiune meniul. Acolo, selectează Gestionați accesul.

Pentru a elimina accesul la unul dintre colaboratori, selectați numele de utilizator al acestuia. Apoi apasa Acces direct și deschideți meniul drop-down. Selectați Eliminați accesul și confirmați acțiunea. Alternativ, utilizați același meniu pentru a schimba modul în care pot accesa documentul partajat.

Colaborați cu ușurință în Microsoft Word

Utilizarea instrumentelor de colaborare Microsoft Word vă poate economisi mult timp, deoarece nu trebuie să trimiteți prin e-mail membrii echipei despre orice modificări aduse documentului. Pe lângă capacitatea sa de colaborare, Microsoft Word are o mulțime de funcții și instrumente, astfel încât nu aveți nevoie de un alt procesor de text pentru a vă finaliza proiectele. De exemplu, puteți converti tabele în grafice sau puteți traduce limbi din mers.