Elementele de bază ale utilizării câmpurilor în Airtable

Printre numeroasele instrumente de productivitate disponibile, Airtable a câștigat în mod constant popularitate și din motive întemeiate.

Combinația unică a Airtable de funcționalitatea unei foi de calcul, densitatea informațiilor unei baze de date și diversitatea vederilor sale multiple l-a făcut atractiv pentru mulți ca parte integrantă a productivității lor arsenal.

Deci, de unde începi când tocmai ți-ai înființat prima bază? Acordați-vă timp pentru a explora diferitele opțiuni și a vedea cum acestea vă pot satisface cel mai bine nevoile.

Ce sunt câmpurile în Airtable?

Fie că vrei utilizați Airtable pentru a gestiona proiecte, organizați datele sau urmăriți sarcinile, va trebui să vă familiarizați cu câmpurile Airtable pentru a profita la maximum de Airtable.

Câmpurile sunt piatra de temelie a gestionării datelor în Airtable, servind drept containere pentru informații, formule și formatare. Fiecare câmp ocupă propria sa coloană în vizualizarea implicită Grid a noii baze. Câmpurile se aplică în același mod pentru fiecare înregistrare din tabelul dvs. Nu puteți specifica diferite stiluri de formatare pentru fiecare celulă, ceea ce poate părea limitativ pentru utilizatorii de foi de calcul.

Cu toate acestea, puteți avea mai multe vizualizări și tabele Grid în orice bază, puteți ascunde câmpuri dacă este necesar și chiar puteți lega informații între tabele. Compensațiile ar putea părea restrictive inițial, dar asta s-ar putea schimba odată ce vă familiarizați cu Airtable.

Rolul câmpului primar în Airtable

Pe măsură ce începeți noua bază, veți observa că unele câmpuri sunt deja în primul dvs. tabel. Câmpul cel mai îndepărtat din stânga este special evidențiat și blocat în partea stângă. Acesta este câmpul principal și are un rol important ca identificator unic pentru înregistrarea dvs. - aproape ca un titlu sub care se află toate celelalte informații.

Câmpul principal este folosit ca titlu de înregistrare în întreaga Vederi cu aer liber și în multe alte locuri, cum ar fi numele fiecărui card în vizualizarea Kanban sau numele de referință în înregistrările legate. Câmpul principal este un câmp text cu o singură linie în mod implicit. Totuși, conform Documentație de suport Airtable, puteți schimba câmpul principal cu alte tipuri de câmp, dacă este necesar.

Cum să adăugați un câmp nou în Airtable

Există două moduri de a adăuga un câmp în Airtable; prima metodă este prin vizualizarea Grid a Airtable. Lângă anteturile câmpurilor existente, veți vedea un antet cu semnul plus pe el. Făcând clic pe acel semn plus, se deschide un meniu care afișează toate câmpurile disponibile. Selectați un tip de câmp, urmați orice instrucțiuni suplimentare pentru a vă configura câmpul și faceți clic Creați câmp.

A doua modalitate de a adăuga un câmp este în orice înregistrare individuală din baza dvs., accesibilă în majoritatea vizualizărilor făcând clic pe înregistrare. În partea de jos a înregistrării, faceți clic Adăugați un câmp nou la acest tabel.

Va apărea o fereastră pop-up, permițându-vă să adăugați un nou câmp de text cu o singură linie la înregistrare. Introduceți un nume pentru câmp, apoi utilizați meniul derulant de selecție pentru a schimba tipul câmpului, dacă este necesar. Urmați orice instrucțiuni suplimentare afișate pentru a vă configura câmpul și faceți clic Salvați.

Rețineți că adăugarea unui câmp nou îl adaugă la fiecare înregistrare din tabelul dvs., așa că probabil veți găsi o coloană plină de spații goale la următoarea intrare în vizualizarea Grilă a tabelului respectiv.

1. Câmpuri de introducere a textului

Există mai multe formate de text cu tipuri de câmp corespunzătoare în Airtable. Câmpul implicit de text pe o singură linie este cel mai elementar câmp și este potrivit pentru descriptori conciși. Dacă trebuie să tastați mai multe, luați în considerare câmpul Text lung, care permite introducerea a până la 100.000 de caractere text, întreruperi de linie și formatare text îmbogățit atunci când este comutat.

Câmpul Data permite introducerea manuală sau pe bază de calendar a datei și orei. În plus, există multe alte domenii specializate, cum ar fi Număr de telefon, E-mail, URL, Număr, Monedă, Durată și Procent. Fiecare câmp este conceput pentru a stoca și formata tipurile de date respective.

2. Câmpuri bazate pe selecție

Airtable oferă mai multe câmpuri bazate pe selectarea diferitelor opțiuni. Acestea sunt modalități utile de a vă clasifica înregistrările, de a urmări sarcinile sau de a urma un proces.

Câmpul Casetă de selectare adaugă pur și simplu o casetă de selectare pe care se poate face clic în înregistrările dvs. Câmpul Evaluare adaugă un sistem de clasare vizuală de la unu la zece puncte, setat implicit la cinci stele. Câmpurile Selectare unică și Selectare multiplă permit meniuri derulante pentru clasificare, acestea din urmă permițând selecții multiple pentru o singură înregistrare.

3. Câmpuri de căutare și numărare

Câmpurile de căutare și numărare prezintă cea mai distinctivă funcționalitate a Airtable: capacitatea sa puternică de a se conecta și de a interacționa cu diferite seturi de date prin modelul bazei de date relaționale.

Câmpul Link la înregistrare conectează înregistrările din tabele, creând straturi bogate de informații asociate. Pe baza acestui fapt, câmpul Cumpărare vă permite să creați calcule și rezumate pe baza câmpurilor din înregistrările legate.

Câmpul Count vă permite să numărați numărul de înregistrări conectate la un câmp Link to record. Câmpul Căutare preia date din înregistrările legate, facilitând schimbul de informații între tabele fără redundanță.

Airtable include un set de câmpuri care stochează metadate despre înregistrările dvs. Aceste câmpuri sunt de neprețuit atunci când gestionați date mari care se schimbă frecvent.

Câmpurile Ora creată și Ora ultimei modificări urmăresc când înregistrările au fost create sau editate ultima dată. Creat de și Ultima modificare de către identificați respectivii utilizatori responsabili pentru aceste acțiuni. Puteți alege condiții specifice în care acest câmp se actualizează dacă este necesar.

Câmpul Autonumber atribuie un număr secvenţial înregistrărilor, oferind un sistem de numerotare consecvent în întregul tabel. În timp ce Airtable în sine numește înregistrările dvs. pe marginea din stânga a vizualizării Grid, această numerotare numără doar numărul de înregistrări vizibile

5. Alte câmpuri Airtable

Pe lângă câmpurile de mai sus, Airtable oferă și câteva câmpuri distinctive care funcționează într-o ligă proprie. Câmpul Formula aduce în baza dvs. una dintre cele mai utile caracteristici ale foii de calcul. Acest câmp vă permite să efectuați calcule, să creați date compuse și să construiți funcționalități bazate pe logică.

Dacă sunteți obișnuit cu instrumente precum Microsoft Excel, veți ști deja cum funcționează câmpul Formula, dar poate doriți să citiți cum să folosiți formulele în Airtable pentru a vă asigura că profitați la maximum de capacitățile acestui domeniu.

Câmpul Utilizator vă permite să adăugați pe altcineva care folosește Airtable la o înregistrare, selectându-i numele dintr-o listă verticală sau invitându-l la bază prin e-mail. Unele funcționalități din acest domeniu pot necesita unul dintre planurile plătite ale Airtable.

Câmpul Cod de bare stochează coduri de bare și coduri QR scanate prin aplicațiile mobile Airtable. În cele din urmă, câmpul Button vă permite să adăugați butoane personalizabile în înregistrările dvs., care pot previzualiza pagini web, rula scripturi, încărca extensii Airtable personalizate și multe altele.

Organizați, adnotați și fiți mai productiv cu câmpurile din Airtable

Câmpurile vă ajută să profitați la maximum de datele din baza dvs. Airtable și sunt poarta de acces către eliberarea întregului potențial al Airtable pentru fluxul dvs. de lucru. Indiferent dacă stocați informații, obțineți noi perspective sau creați fluxuri de lucru personalizate, Airtable este un instrument versatil care vă ajută să lucrați mai inteligent.

Dacă întâlniți un tip de câmp pe care nu l-ați folosit până acum, nu ezitați să experimentați și să vedeți dacă vă poate ridica procesele.