9 greșeli neprofesionale atunci când găzduiți apeluri video pentru muncă

Mulți profesioniști încă subestimează întâlnirile virtuale. Ei se pregătesc puțin sau deloc, deoarece aceste apeluri au loc pe platforme de videoconferință, plus că își pot opri camera și microfonul.

Deși întâlnirile virtuale sunt mai convenabile decât întâlnirile în persoană, ele nu sunt mai puțin importante. A fi prost pregătit ar putea cauza întârzieri, împiedica colaborarea sau încurcă mesajele. Pentru a asigura întâlniri virtuale profesionale și eficiente, urmați aceste sfaturi atunci când găzduiți și participați la apeluri video pentru serviciu.

1. Trecând cu vederea Măsurile de Securitate

Neglijarea măsurilor de confidențialitate înainte de a trece la apeluri video legate de muncă este neprofesională și nesigură. Vă veți expune întâlnirile în pericol de atacuri de intruziune în cazul în care terțe părți deturnează apeluri video-conferințe aleatorii, de exemplu, bombardarea Zoom. Rețineți că intrușii au motive diferite. Unii sunt doar troli de internet care caută să enerveze oamenii, dar alții sunt infractori cibernetici pricepuți care execută furturi de date.

Cea mai bună abordare este de a proteja întâlnirile prin:

• Setarea parolelor: Setați o parolă unică pentru fiecare întâlnire - asigurați-vă că le trimiteți participanților în mod privat.
• Activarea sălilor de așteptare: Vă vor permite să verificați și să confirmați participanții înainte de a vă alătura.
• Limitarea participanților: Este mai ușor să gestionați întâlnirile virtuale cu participanți limitati.

Merită să citiți despre modalități de a face păstrați-vă confidențialitatea intactă atunci când utilizați platforme de videoconferință.

2. Lăsând microfonul pornit pe tot parcursul întâlnirilor

Nu mai lăsați microfonul activat în timpul întâlnirilor video. Acesta va capta zgomote aleatorii de la oamenii din apropiere, de la animalele dvs. de companie și de la aparatele care rulează, pe care participanții le-ar putea distra atenția. În cazuri mai rele, sunetul de la capătul tău ar putea îneca vocile altora.

Pentru a asigura claritatea sunetului și a vocii, utilizați în mod judicios funcția de sunet. Porniți microfonul când vorbiți, opriți sunetul când ascultați și faceți clic pe emoji-urile de pe ecran dacă trebuie să întrerupeți difuzoarele.

Desigur, activarea și dezactivarea microfonului ar putea deveni enervant în timpul întâlnirilor lungi. Dar este o modalitate simplă, dar eficientă de a arăta respect față de contribuțiile și atenția celorlalți în timpul conversațiilor.

3. Setarea fundalurilor necorespunzătoare pentru apeluri video

Angajații ar trebui să găsească un fundal îngrijit și profesionist pentru întâlnirile virtuale - va îmbunătăți impresia pe care o lăsați celorlalți. Ei te vor vedea ca o persoană organizată, care este mereu în fruntea lucrurilor. Alternativ, un mediu dezordonat și murdar te face să pari ca cineva care abia participă la întâlniri sau colaborări online.

Desigur, acest lucru nu înseamnă că ar trebui să construiți rafturi de bibliotecă în biroul dvs. de acasă. Un perete simplu, curat, cu obstacole minime pare simplu și minimalist, plus că nu include elemente care distrag atenția.

Dar dacă lucrați cu spațiu limitat, editați-vă fundalul. Să presupunem că folosiți adesea Zoom. Puteți derula prin fundalurile virtuale Zoom sau puteți estompa împrejurimile chiar înainte de începerea apelului Zoom. Poate doriți să învățați cum să vă proiectați propriul fundal Zoom.

4. Utilizarea funcțiilor de chat privat pentru conversații personale

Evitați să utilizați funcția de chat privat în aplicațiile de videoconferință pentru conversații personale, în special atunci când partajați chestiuni care nu sunt legate de muncă. Există șansa ca supervizorii dvs. să vadă aceste mesaje. În timp ce gazdele nu pot vedea chaturile private în timp real, unele aplicații le arată în înregistrările întâlnirilor post-apel. Este sigur să presupunem că angajatorii au control total asupra conturilor furnizate de companie.

Dar chiar dacă managerii dvs. nu examinează manual conversațiile private, a face comentarii denigratoare în timpul apelurilor de serviciu este inadecvat. Ai putea fi penalizat dacă cineva vă vede mesajele. Concentrează-te pe menținerea unei atmosfere respectuoase și productive - păstrează-ți glumele pentru canalele adecvate.

5. Participarea la întâlniri online în setări necorespunzătoare

In timp ce modelele de lucru la distanță și hibrid oferă flexibilitate, ar trebui să participați în continuare la întâlniri virtuale în setările corespunzătoare. Nu mai participați la apelurile de serviciu în timp ce conduceți, călătoriți sau mâncați. Vei distrage atenția celorlalți dacă răspunzi la întâmplare, fără minte atunci când atenția ta este divizată.

Cea mai bună abordare este să vă comunicați situația. Fie reprogramați întâlnirile la următoarea disponibilitate, fie renunțați complet la participare – ambele sunt mai potrivite decât să vă alăturați pentru a pretinde prezență. Dacă nu aveți o setare potrivită pentru a efectua apeluri acasă, vă recomandăm să vă alăturați unui spațiu de coworking. Dacă o faci, asigură-te că tu luați în considerare diverși factori înainte de a vă alege spațiul de coworking.

Scrieți un e-mail profesional, personalizat OOO înainte de a pleca în concediu. Asigurați-vă că colegii dvs. știu pe cine să contacteze pentru solicitări și mesaje urgente, altfel vă vor întrerupe pauză.

6. Participarea târziu la întâlnirile online

Punctualitatea este importantă atât pentru întâlnirile în persoană, cât și pentru cele virtuale. Este neconsiderat să primești apeluri prea târziu și să provoci întârzieri. Vei pierde timpul tuturor așteptându-te.

De asemenea, majoritatea aplicațiilor de videoconferință afișează alerte atunci când utilizatorii intră sau ies din cameră, ceea ce alții ar putea considera enervant. Luați Zoom ca exemplu. Se creează sunete puternice de bule ori de câte ori cineva se alătură apelului - nu vă puteți strecura în întâlniri neobservat. S-ar putea chiar să întrerupi șirul de gândire al vorbitorului principal.

Pentru a evita aceste întârzieri, programați mementouri în aplicațiile de calendar. Setați alarmele să se declanșeze cu cinci minute înainte de întâlniri, apoi sincronizați-le pe toate dispozitivele dvs. de lucru și personale.

7. Eșecul pregătirii dispozitivului pentru partajarea ecranului

Pregătiți-vă dispozitivul/dispozitivele în prealabil dacă veți folosi funcția de partajare a ecranului pentru un apel de serviciu. În mod ideal, ar trebui să ștergeți toate folderele pe care le veți naviga. Ascundeți fișierele confidențiale, fișierele personale și conținutul neadecvat, printre alte elemente care nu sunt legate de muncă, pentru prezentări fără întreruperi. Nimic nu este mai jenant decât să văd colegii ceva privat.

Profesioniștii care susțin adesea prezentări ar trebui să ceară dispozitive de lucru desemnate; în caz contrar, veți pierde timpul cu ștergerea și restaurarea fișierelor.

8. Nu pune niciun gând în aspectul tău

Nu mai presupuneți că întâlnirile virtuale sunt opționale pentru camera. Partenerii dvs. de afaceri sau supraveghetorii vă pot cere ocazional să porniți camera - ar trebui să aveți grijă de felul în care arăți. Spălați-vă fața, pieptănați-vă părul și îmbrăcați-vă un top potrivit pentru lucru. De asemenea, poziționați camera în apropierea unei surse de lumină, astfel încât fața să fie clară și vizibilă.

9. Angajarea neglijent într-o conversație ocazională

Este obișnuit ca angajații să se angajeze în discuții mici în timp ce așteaptă ca alți participanți să se alăture apelurilor de serviciu. Plăcerile rup tăcerea stânjenitoare înainte de a începe întâlnirile. Deși puteți aduce puțin în discuție subiecte care nu sunt legate de muncă, vă rugăm să vă limitați la comentarii adecvate pentru muncă. Nu fi prea entuziasmat doar pentru că prietenii tăi sunt și ei la apel. Imaginează-ți cât de jenant ar fi dacă partenerii tăi de afaceri, clienții, colegii și supervizorii s-ar alătura brusc.

Dacă găzduiți apelul, activați sala de așteptare, astfel încât să puteți monitoriza participanții și să anunțați ceilalți utilizatori. Asigurați-vă că toată lumea se compune înainte de a lăsa să intre oameni cu autoritate. Între timp, participanții ar trebui să acorde atenție notificărilor sonore pentru noii participanți.

Găzduiește apeluri de lucru ca un profesionist de afaceri

Cu tot mai multe companii care adoptă munca hibridă și la distanță, întâlnirile virtuale vor deveni treptat norma. Ar trebui să încetați să le tratați mai puțin decât la întâlnirile în persoană. Erorile aparent minore, cum ar fi oprirea camerei, aspectul neîngrijit și utilizarea unui fundal dezordonat, sunt neprofesionale. Lipsa ta de pregătire ar putea în cele din urmă să jignească colegii.

Creați o rutină simplă înainte de a trece la apeluri video. Fă-ți un obicei de a te schimba în haine de lucru, de a-ți testa dispozitivele și de a crea fundaluri decente.