Ce sunt datele în umbră și cum puteți minimiza daunele?

Nu poți fi sigur că datele organizației tale sunt ascunse de privirile indiscrete chiar și după implementarea celor mai recente soluții de securitate a datelor. Actorii amenințărilor pot viza datele umbră din compania dvs. pentru a provoca încălcări ale datelor, provocând ravagii reputației și situației financiare ale companiei dvs.

Dar ce sunt exact datele umbră și cum le puteți minimiza riscurile? Să aflăm.

Ce este Shadow Data?

Datele umbră (cunoscute și ca „umbră de date”) se referă la date care nu sunt vizibile pentru dvs. sau pentru cadrul centralizat de gestionare a datelor al organizației dvs.

Organizațiile folosesc diverse soluții de securitate a datelor pentru a descoperi, clasifica și proteja datele. Datele umbră, fiind în afara vizualizării instrumentelor pe care le utilizați pentru a monitoriza și înregistra accesul la date, ridică multe probleme severe de conformitate și securitate.

Exemple de date umbră includ:

• Echipele de dezvoltare folosesc adesea date reale ale clienților pentru testare, ceea ce poate fi riscant, deoarece securitatea necorespunzătoare poate duce la scurgeri de informații sau la utilizarea necorespunzătoare.
• O companie poate avea un software vechi pe care nu îl mai folosește, eventual deținând date importante care nu sunt gestionate (și, prin urmare, un risc de expunere).
• Aplicațiile creează fișiere jurnal care pot conține informații sensibile care ar putea fi expuse dacă nu sunt monitorizate sau nebifate.
• Companiile folosesc adesea servicii terțe pentru diferite sarcini, iar partajarea datelor cu aceste servicii poate fi riscantă dacă nu au măsuri de securitate puternice.

Deci, să discutăm despre modurile în care datele umbră sunt diferite de IT-ul umbră.

Prin ce sunt diferite datele Shadow de Shadow IT?

Shadow IT se referă la hardware și software neautorizat utilizat în cadrul unei organizații. Acesta ar putea fi un angajat care folosește o aplicație de mesagerie neaprobată sau o echipă de proiect care utilizează software terță parte fără știrea departamentului dvs. IT.

Datele umbră, pe de altă parte, sunt date care nu sunt vizibile pentru instrumentele dvs. de securitate a datelor sau date care sunt în afara politicii de securitate a datelor a companiei dvs.

După cum echipa ta IT nu știe ce umbra este, datele procesate pe hardware și software neautorizat vor fi necunoscute soluțiilor dumneavoastră de securitate a datelor. Ca rezultat, informațiile salvate sau partajate pe shadow IT devin shadow data.

Deci, dacă un angajat salvează fișierele companiei în stocarea personală în cloud, acestea sunt date umbră.

În timp ce ambele prezintă riscuri, natura acestor riscuri variază. Shadow IT expune organizația la potențiale vulnerabilități ale rețelei și probleme de conformitate. Datele umbre riscă în mod special accesul neautorizat la fișiere și informații sensibile.

Shadow IT este vehiculul pentru risc, în timp ce datele umbră sunt sarcina utilă reală care ar putea fi compromisă.

Cum diferă datele în umbră de datele întunecate?

Datele întunecate sunt informații pe care compania dumneavoastră le adună în timpul operațiunilor normale de afaceri, dar nu sunt utilizate în alte scopuri. O companie va păstra astfel de informații din motive legale și sunt stocate în diferite departamente. Aceste date inactive ar putea reprezenta un risc de securitate.

Exemplele de date întunecate pot include informații despre angajații tăi foști, prezentări interne, sondaje vechi ale clienților, arhive de e-mailuri etc.

Principala diferență dintre datele întunecate și datele întunecate este că compania dvs. generează date întunecate în infrastructura IT a companiei dvs. în timpul operațiunilor obișnuite de afaceri. Nu utilizați aceste date în alte scopuri. Și îl puteți considera depășit, redundant sau insuficient pentru a fi valoros în timp.

În schimb, datele umbră sunt create în două moduri:

• Generat în mod intenționat de shadow IT în afara infrastructurii dvs. IT.
• Cauzat, fără să știe, de partajarea excesivă a companiei dvs.

Datele întunecate pot fi un subset de date în umbră. De exemplu, rezultatele irelevante dintr-o aplicație sunt atât date întunecate, cât și date umbră.

Cum apar datele în umbră?

Există câteva motive cheie pentru care apar datele umbră.

În primul rând, echipa dvs. DevOps, sub presiunea de a lucra rapid, poate sări peste pașii de securitate. Acest lucru poate duce la riscuri de date umbre. Echipa ar putea activa și dezactiva rapid instanțele cloud, lăsând date neobservate de care echipele IT sau de protecție a datelor nu sunt la curent.

În al doilea rând, creșterea culturii muncii la distanță a alimentat utilizarea instrumentelor specializate pentru sarcini precum comunicarea și partajarea ecranului. Angajații dvs. pot folosi servicii terțe pentru acestea, creând, fără să știe, date umbră.

În plus, shadow IT implică utilizarea de instrumente tehnologice neautorizate de către angajați. Atunci când stochează sau partajează date folosind aceste instrumente, acestea devin date umbră, existente în afara sistemelor aprobate și a supravegherii companiei dvs.

Dacă compania dumneavoastră lucrează în medii multi-cloud, monitorizarea eficientă a datelor în diferite medii cloud poate fi o provocare. Acest lucru poate duce, de asemenea, la acumularea de date umbră.

În cele din urmă, angajații dvs. pot salva fișiere sensibile pe hard disk-urile lor sau pe stocarea datelor personale în cloud (cum ar fi Google Drive sau OneDrive) fără autorizare, păstrând aceste fișiere în afara gestionării datelor dvs sistem.

Cum să minimizezi riscurile de date umbră

Apariția datelor umbră nu poate fi oprită în întregime, deoarece este adesea rezultatul operațiunilor obișnuite ale unei organizații.

Cu toate acestea, următoarele metode pot atenua riscurile de securitate pe care datele umbră le prezintă companiei dumneavoastră.

1. Detectați și protejați-vă datele

Echipele dvs. de securitate și conformitate trebuie să verifice toate depozitele de date, lacurile de date, mediile gestionate în cloud și SaaS (Software ca serviciu) aplicații care pot avea date valoroase.

Odată ce ați identificat datele din toate depozitele dvs. de date, trebuie să clasificați datele pentru a implementa controalele de securitate adecvate. Când descoperiți și clasificați datele dvs., asigurați-vă că puteți include și date semistructurate și nestructurate în sistemul de management al securității datelor, pe lângă datele structurate.

În mod ideal, ar trebui să utilizați un instrument care vă poate transforma depozitele de date într-o singură sursă și vă poate oferi acces la tabloul de bord. Acest lucru vă va ajuta să detectați rapid comportamentul anormal.

De asemenea, ajută la limitarea permisiunilor de date și a accesului pentru a evita ca datele umbră să cadă în mâinile greșite. Doar personalul necesar ar trebui să aibă acces la anumite informații, în special la cele care sunt de natură sensibilă. Activarea barierelor de acces asigură că numai persoanele solicitate pot vedea sau utiliza anumite date.

2. Gestionați apariția și acumularea Shadow IT

Gestionarea eficientă a shadow IT poate reduce riscurile asociate cu datele shadow. Când aveți control asupra software-ului și platformelor utilizate, este mai ușor să protejați datele din acele sisteme.

Oferirea angajaților tăi cu instrumentele potrivite pentru a-și face treaba eficient, simplificând verificarea și aprobarea procesul de adoptare a unui nou instrument tehnologic și de a conștientiza angajații cu privire la riscurile IT umbre vă pot ajuta să gestionați umbră ACEASTA.

Ca rezultat, puteți controla volumul de date umbră generate de shadow IT în compania dumneavoastră.

3. Implementați politici de securitate în primul rând

Asigurați-vă că securitatea cibernetică este o componentă fundamentală a ciclului de viață al dezvoltării software (SDLC) al companiei dvs. Echipele de conformitate și securitate ar trebui să aibă o vizibilitate completă a DevOps și a acțiunilor dezvoltatorilor în legătură cu datele.

Regulile corecte de securitate și conformitate existente de la începutul SDLC pot ajuta la minimizarea volumului de date umbră create de echipele și dezvoltatorii DevOps.

De asemenea, ar trebui să faceți politici pentru a șterge datele umbră în mod regulat.

4. Antrenează-ți angajații

Angajații tăi sunt prima apărare împotriva oricăror date umbre sau riscuri de securitate cibernetică. Considera crearea unui program solid de formare a angajaților în domeniul securității cibernetice pentru a vă educa angajații cu privire la riscurile datelor umbre și cum pot evita crearea de date umbră.

De asemenea, asigurați-vă că programele de securitate cibernetică nu sunt o afacere anuală în compania dvs. Încercați să planificați mai multe sesiuni de formare mici pe tot parcursul anului, acoperind cum să identificați datele umbră, să stocați datele în siguranță și să protejați activele de date sensibile.

Datele în umbră reprezintă un mare risc de securitate

Minimizarea riscurilor asociate cu datele umbră este crucială pentru protejarea informațiilor sensibile. Datele aflate în afara controlului companiei sunt vulnerabile la acces neautorizat, încălcări de date și scurgeri. Acest lucru poate duce la consecințe legale, daune reputației și pierderea încrederii clienților.

Prin urmare, gestionarea datelor umbră este vitală pentru securitatea cibernetică generală.