Arhiva Gmail vs. Ștergeți: care este cel mai bun pentru o căsuță de e-mail organizată?

Dacă aveți prea multe e-mailuri inutile care vă aglomerează căsuța de e-mail, puteți fie să le arhivați, fie să le ștergeți. Dar s-ar putea să vă întrebați: e-mailurile arhivate sunt șterse și arhivarea este aceeași cu ștergerea?

E-mailurile arhivate sunt eliminate din căsuța de e-mail, iar e-mailurile șterse vor ajunge în Coșul de gunoi. Dar când este benefic să arhivezi și când este de preferat să ștergi? Arhivarea e-mailurilor economisește spațiu în Gmail? În acest articol, vom parcurge ambele funcții în detaliu și când este cel mai bine să le folosim pe fiecare.

Ce se întâmplă când un e-mail este arhivat?

Când arhivezi un e-mail în Gmail, acesta este mutat din căsuța de e-mail și din categoriile aferente în Toate e-mailurile. Cu toate acestea, puteți accesa în continuare e-mailul folosind etichetele Gmail sau în folderul Toate e-mailurile. De asemenea, va fi dedus din numărul de e-mailuri necitite din căsuța dvs. de e-mail.

Rețineți că e-mailurile arhivate nu sunt șterse decât dacă le ștergeți manual din contul dvs. Gmail. De asemenea, dacă cineva răspunde la un e-mail arhivat, e-mailul de răspuns va apărea în căsuța dvs. de e-mail.

Cum să arhivezi un e-mail în Gmail

Puteți arhiva unul sau mai multe e-mailuri bifând caseta de selectare din fața lor și făcând clic pe Arhiva pictograma din partea de sus.

De asemenea, puteți face clic dreapta pe e-mail și selectați Arhiva din meniu.

Cum să găsiți e-mailuri de arhivă în Gmail

Pentru a găsi e-mailuri arhivate în Gmail, mergi la Toate emailurile pe bara laterală a Gmail pentru a găsi e-mailurile arhivate.

Alternativ, puteți intra în: arhivă în Bara de căutare Gmail pentru a vizualiza numai e-mailurile arhivate.

Cum să automatizezi arhivarea e-mailurilor în Gmail

Dacă nu doriți să selectați manual e-mailurile de arhivat, puteți utiliza funcția de filtrare a Gmail pentru a face acest lucru automat pentru dvs. Iată cum o poți face:

1. Apasă pe Setări pictograma din partea de sus în Gmail și selectați Vedeți toate setările din fereastra barei laterale din stânga.
2. Selectați Filtre și adrese blocate fila.
3. Furnizați detalii despre expeditori cu alte informații relevante și faceți clic Creați un filtru.
4. În fereastra următoare, bifați caseta de selectare a Omite mesajul primit (Arhivează-l) opțiunea și faceți clic Creați un filtru.
5. Noul filtru va arhiva automat e-mailurile de la acel expeditor.

Cum să dezarhiviți e-mailurile în Gmail

Dacă ați arhivat din greșeală un e-mail pe care îl doriți în căsuța de e-mail, îl puteți anula selectând Anula în partea de jos a ferestrei pop-up de notificare.

Cu toate acestea, dacă ați ratat notificarea, accesați Toate emailurile și selectați e-mailul. În partea de sus, faceți clic pe Muta spre inbox pictograma.

Alternativ, puteți intra în: arhivă în Bara de căutare Gmail și selectați unul sau mai multe e-mailuri pe care doriți să le dezarhivați. Faceți clic dreapta pe e-mailul dvs. și selectați Muta spre inbox din lista.

Ce se întâmplă când un e-mail este șters?

Când ștergeți un e-mail din contul Gmail, acesta este eliminat automat din căsuța de e-mail și mutat în dosarul Coș de gunoi. Puteți fie să ștergeți definitiv e-mailurile, fie recuperați e-mailurile șterse în căsuța dvs. de e-mail din dosarul Coș de gunoi.

Când ștergeți definitiv un e-mail, ștergeți și orice fișiere atașate asociate. Cu toate acestea, e-mailurile din dosarul Coș de gunoi sunt șterse definitiv după 30 de zile. De asemenea, puteți goli complet dosarul Coș de gunoi.

Cum să ștergeți un e-mail din Gmail

Există două metode pentru a șterge un e-mail din Gmail. Puteți selecta unul sau mai multe e-mailuri din căsuța de e-mail și faceți clic pe Șterge pictograma din partea de sus.

De asemenea, puteți face clic dreapta pe e-mailurile selectate și selectați Șterge din lista.

Cum să ștergeți mai multe e-mailuri din Gmail

Dacă doriți pentru a șterge mai multe e-mailuri din Gmail, Selectați Toate din meniul drop-down al casetei de selectare din partea de sus și faceți clic pe Șterge pictograma.

Cu toate acestea, va șterge doar 50 de e-mailuri simultan și, dacă doriți să ștergeți o mulțime de e-mailuri, atunci trebuie să o faceți de mai multe ori.

Alternativ, puteți configura un filtru Gmail pentru a șterge automat e-mailurile de la anumiți expeditori.

1. Apasă pe Setări pictograma din partea de sus în Gmail și selectați Vedeți toate setările.
2. Selectați Filtre și adrese blocate fila.
3. Furnizați detalii despre expeditori cu alte informații relevante și faceți clic Creați un filtru.
4. În fereastra următoare, bifați caseta de selectare a Sterge-lși faceți clic Creați un filtru.
5. Noul filtru va șterge automat e-mailurile de la acel expeditor.

Care este diferența dintre arhivarea și ștergerea unui e-mail?

Există multe diferențe între arhiva Gmail vs. ștergeți, în funcție de modul în care funcționează. Iată câteva diferențe semnificative de reținut:

• Deși atât e-mailurile arhivate, cât și cele șterse sunt eliminate din căsuța de e-mail, e-mailurile arhivate sunt mutate în folderul Toate e-mailurile, în timp ce e-mailurile șterse sunt mutate în dosarul Coș de gunoi.
• E-mailurile șterse sunt accesibile în dosarul Coș de gunoi până când sunt eliminate complet din contul dvs. după 30 de zile. E-mailurile arhivate, pe de altă parte, pot fi accesate din folderul All Mail.
• E-mailurile arhivate nu sunt șterse automat, dar e-mailurile șterse sunt eliminate automat din coșul de gunoi după 30 de zile. E-mailurile arhivate vor rămâne în contul dvs. Gmail până când le ștergeți manual.
• E-mailurile șterse eliberează spațiu de stocare după ce au fost șterse definitiv din contul tău Gmail. Cu toate acestea, e-mailurile arhivate continuă să fie stocate în contul dvs. și sunt luate în considerare pentru alocarea totală de stocare.
• Când utilizați motorul de căutare Gmail pentru a găsi ceva, e-mailurile arhivate sunt incluse în rezultate, dar e-mailurile șterse nu sunt.
• Când faceți clic pe etichetă pentru a vedea toate e-mailurile etichetate cu ea, va apărea și e-mailul arhivat. Cu toate acestea, e-mailurile șterse sunt vizibile numai în dosarul Coș de gunoi.

Când ar trebui să arhivați un e-mail?

Dacă vă întrebați când este de preferat să arhivați vs. ștergeți e-mailurile din contul dvs. Gmail, iată câteva motive pentru a prefera să arhivați e-mailurile decât să le ștergeți:

• Puteți dezordinea căsuța de e-mail și o puteți face mai ușor de gestionat, arhivând e-mailurile de care nu mai aveți nevoie.
• Pentru a atinge căsuța de e-mail zero, arhivați toate e-mailurile vechi care vă aglomerează căsuța de e-mail.
• Puteți arhiva e-mailuri importante de care este posibil să nu aveți nevoie acum, dar care vă pot fi utile în viitor.
• Este posibil să vi se solicite să păstrați anumite e-mailuri din motive de securitate. Arhivarea vă poate ajuta să urmăriți aceste e-mailuri și să evitați ștergerea accidentală.
• Când un fir de conversație prin e-mail s-a încheiat și nu sunt așteptate alte răspunsuri, puteți arhiva aceste discuții importante prin e-mail pentru a păstra o evidență și a le face mai ușor de găsit.
• Arhivarea unui e-mail vă permite să păstrați informații sensibile și atașamente pe care nu doriți să le pierdeți din căsuța de e-mail.

Arhiva Gmail vs. Ștergerea e-mailurilor: când este cel mai bine să ștergi un e-mail?

Există multe motive pentru care ar trebui să ștergeți un e-mail în loc să-l arhivați. Iată câteva dintre cele mai bune motive pentru a șterge e-mailurile nedorite din căsuța de e-mail Gmail:

• Dacă sunteți absolut sigur că nu veți avea nevoie de un e-mail în viitor, ar trebui să îl ștergeți pentru a vă curăța căsuța de e-mail.
• Puteți șterge un e-mail dacă nu doriți ca acesta să apară în rezultatele căutării pe Gmail în viitor.
• Dacă trebuie să eliberați spațiu de stocare în Gmail, puteți șterge e-mailurile mai vechi de care nu mai aveți nevoie.
• Când nu mai trebuie să vizualizați sau să preluați atașamente sau documente dintr-un e-mail, ștergeți-le după o dublă verificare.
• Spam-ul și e-mailurile promoționale vă pot umple căsuța de e-mail și pot ocupa spațiu de stocare. Puteți elibera cu ușurință spațiu pentru e-mailurile importante ștergând e-mailurile spam în bloc.

Cum să ștergeți e-mailurile arhivate

E-mailurile arhivate rămân în contul dvs. Gmail până când sunt șterse manual. Puteți șterge e-mailurile arhivate în câteva moduri. Iată cum le puteți face pe amândouă:

1. Mergi la Toate emailurile folder, selectați e-mailul de arhivă pe care doriți să îl ștergeți și faceți clic pe Șterge pictograma din partea de sus.
2. Alternativ, intrați în: arhivă în Bara de căutare Gmail, selectați e-mailul de arhivă și faceți clic pe Șterge pictograma.

De ce arhivarea unui e-mail este o opțiune mai bună?

Când vine vorba de arhiva Gmail vs. ștergeți e-mailurile, cel mai bine este adesea să vă arhivați e-mailurile. În acest fel, puteți să vă întoarceți și să găsiți un e-mail oricând doriți. În plus, acest lucru vă permite să urmăriți toate conversațiile anterioare și ușurează localizarea anumitor informații atunci când este necesar.

Ștergerea e-mailurilor poate duce la pierderea de date și poate face mai dificilă recuperarea informațiilor mai târziu. Drept urmare, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la pierderea e-mailurilor pe care le puteți arhiva și muta cu ușurință din căsuța de e-mail.

În general, ștergeți doar e-mailurile de care sunteți sigur că nu veți mai avea nevoie niciodată. Deci, dacă nu doriți să ștergeți ceva pentru totdeauna, alegeți arhiva Gmail în loc să o ștergeți. În mod similar, curățați-vă căsuța de e-mail Outlook arhivând e-mailurile nu doriți să ștergeți.

Organizați-vă căsuța de e-mail Gmail arhivând e-mailuri

Acum știți răspunsul la: „Arhivarea este la fel cu ștergerea sau nu?”. Arhivarea vă ajută să vă mențineți căsuța de e-mail organizată și fără dezordine, mutând e-mailurile de care nu mai aveți nevoie în folderul Toate e-mailurile.

De exemplu, dacă primiți un e-mail nou și îl procesați, îl puteți arhiva rapid pentru a vă menține căsuța de e-mail clară. Cu toate acestea, toate e-mailurile pe care le-ați șters în dosarul Coș de gunoi sau arhivate în folderul Toate e-mailurile pot fi mutate cu ușurință înapoi în dosarul căsuței primite.