13 Hack-uri Google Calendar pentru a vă crește productivitatea

Recomandări cheie

• Setați mementouri prestabilite pentru toate evenimentele din Google Calendar pentru a evita pierderea întâlnirilor importante și pentru a îmbunătăți productivitatea. Adăugați mai multe notificări dacă este necesar.
• Integrați Google Calendar cu alte instrumente pentru a simplifica fluxurile de lucru și pentru a evita comutarea constantă între aplicații. De exemplu, integrați cu Slack pentru programarea și actualizarea stării.
• Primiți un e-mail zilnic cu agenda pentru a acorda prioritate mementourilor și întâlnirilor importante. Configurați acest lucru în setările Google Calendar pentru a vă asigura că nu pierdeți nicio notificare.

Este mai probabil ca nu să fi folosit Google Calendar cel puțin o dată, indiferent dacă cineva ți-a trimis o invitație la întâlnire sau tocmai ai ajuns să-l folosești pentru că vine cu dispozitivul tău.

În timp ce Google Calendar este o aplicație destul de simplă când vine vorba de programare, vine cu mai multe funcții și integrări uimitoare care vă pot ajuta să vă creșteți productivitatea și să vă îmbunătățiți ansamblu eficienţă. Iată mai jos o listă cu unele dintre cele mai bune.

1. Configurați mementouri implicite

Este întotdeauna util să setați mementouri pentru a evita pierderea oricăror evenimente viitoare sau pentru a vă acorda suficient timp pentru a vă pregăti. Cu toate acestea, configurarea unui memento pentru fiecare eveniment nou pe care îl faceți poate fi o bătaie de cap.

Din fericire, Google Calendar vă permite să creați automat mementouri implicite pentru toate evenimentele pe care le faceți. Iată cum:

1. Accesați pagina dvs. de pornire Google Calendar.
2. Faceți clic pe pictograma roată din dreapta și selectați Setări.
3. Sub Setări pentru calendarele mele, selectați-vă calendarul.
4. Selectați Notificări de evenimente și apoi selectați + Adăugați o notificare.
5. Alegeți durata preferată făcând clic pe meniul drop-down.

În continuare, toate evenimentele pe care le creați vor avea automat aceste mementouri implicite. Rețineți că puteți adăuga mai multe notificări - să presupunem că doriți să primiți mai multe notificări pentru evenimentul dvs.

Gestionarea și utilizarea zilnică a diferitelor instrumente, fie pentru uz personal, fie pentru lucru, poate deveni copleșitoare, necesitându-vă să comutați constant între instrumente pentru a fi la curent cu proiectele și sarcinile dvs.

Multe dintre aceste instrumente vă permit să integrați Google Calendar, astfel încât să nu trebuie să transferați manual informații în sau din aplicația dvs. în calendar. De exemplu, Google Calendar este un Integrare Slack destul de utilă pe care ar trebui să o încercați dacă utilizați aplicația de mesagerie pentru afaceri. Integrarea vă permite să programați și să ștergeți evenimente direct din Slack. Slack vă poate actualiza starea în funcție de programul dvs.! Rețineți că modul în care integrați Google Calendar cu o aplicație variază în funcție de aplicație.

3. Primiți agenda zilnică prin e-mail

Dacă obișnuiești să ștergi notificările fără să te gândești la ele, există șanse mari să treci cu vederea notificările din Calendar. Și dacă acordați prioritate e-mailurilor față de alte forme de comunicare, iată un truc la îndemână: puteți primi programul zilnic trimis direct pe e-mail. În acest fel, nu veți rata acele memento-uri și întâlniri importante.

Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Google Calendar și faceți clic pe pictograma roată.
2. Selectați Setări > Setări pentru calendarele mele.
3. Alegeți calendarul de la care doriți să primiți un e-mail.
4. Derulați în jos la Alte Notificări.
5. Mergi la Agenda zilnică și selectați E-mail din meniul drop-down.

Așteptați-vă să primiți un e-mail zilnic cu agenda în fiecare dimineață, la cinci dimineața, pentru a vedea cum ar arăta ziua dvs.

4. Începe-ți săptămâna într-o zi diferită

Fie că munca dvs. implică programe de schimbare, misiuni offshore cu zile de început săptămânale diferite sau pur și simplu preferați un început netradițional al săptămânii dvs., Google Calendar vă găsește. Puteți schimba cu ușurință ziua de început a săptămânii în Google Calendar.

Pur și simplu accesați calendarul dvs. Google Setări, Selectați General, apoi derulați în jos la Vizualizare opțiuni. Clic Începe săptămâna si alege din sâmbătă, duminică, sau Luni.

5. Folosește-ți vocea pentru a stabili un nou eveniment

Dacă mâinile dvs. nu sunt libere momentan, dar trebuie să programați imediat un eveniment, vă puteți folosi vocea pentru a crea un eveniment în loc să deschideți aplicația Google Calendar și să introduceți toate detaliile.

Spuneți ceva de genul „Hei, Google, creează un eveniment din calendar: o cină cu Jane Doe la 20:00. la Chili’s. Pe lângă înregistrarea tuturor informațiilor, Google poate cere informații suplimentare înainte de a salva evenimentul.

Rețineți că acest lucru nu este posibil dacă utilizați un dispozitiv Apple. Siri nu poate crea evenimente cu Google Calendar. Dacă doriți ca Siri să adauge evenimente la Google Calendar, trebuie să îl setați ca calendar implicit. Faceți acest lucru mergând la Setări > Calendar > Calendar implicit.

6. Încorporați calendarul dvs

Gestionarea programului tău ar putea fi dificilă, mai ales dacă oamenii doresc să stabilească programe cu tine. Dacă aveți un site web, permiteți altor persoane să stabilească un program cu dvs. în funcție de preferințele lor, încorporând calendarul dvs. pe site-ul dvs. web.

7. Utilizați un software de programare online

Împărtășirea calendarului poate avea dezavantajul de a profita de timpul liber. Dacă sunteți în căutarea unui control mai bun asupra momentului în care alții pot programa întâlniri cu dvs., merită explorat instrumente care simplifică programarea online, ca Calendly.

Când vă înscrieți la Calendly folosind adresa dvs. Gmail, acesta vă sincronizează fără probleme calendarul cu contul dvs. Calendly. Dar asta nu este tot. Această integrare aduce o serie de beneficii, cum ar fi programarea automată, gestionarea fusului orar și personalizarea, făcând experiența de rezervare cu dvs. o experiență mai personalizată.

8. Configurați blocuri de timp

Google Calendar vă poate ajuta în continuare atingeți productivitatea maximă cu blocuri de timp. Caracteristica vă permite să atribuiți sloturi desemnate, astfel încât să vă puteți concentra pe proiecte sau sarcini specifice. Acest lucru vă permite să vă concentrați energia asupra anumitor obiective în mod eficient, împiedicându-vă să amânați și să pierdeți timpul trecând de la o sarcină la alta.

9. Refuzați automat evenimentele

Folosirea Google Calendar nu vă ajută doar să vă urmăriți întâlnirile. De asemenea, îl puteți folosi pentru a vă asigura că mențineți un echilibru între viața profesională și viața privată. Când setați un program de lucru, Google Calendar poate refuza automat solicitările de întâlnire atunci când sunteți în afara biroului sau în vacanță.

De asemenea, le puteți trimite un mesaj în afara biroului, informându-i ce pot face între timp, cum ar fi să îi direcționați către un alt coleg care se poate ocupa de solicitările sau preocupările lor.

10. Alternați cu un alt fus orar

Lucrul cu persoane din alte fusuri orare poate face dificilă planificarea întâlnirilor și stabilirea programelor. În loc să petreci prea mult timp consultând un convertor online de fus orar, puteți folosi funcția de fus orar secundar din Google Calendar pentru a ține evidența diferențelor de timp și pentru a preveni accidentele de programare.

În Google Calendar, faceți clic Setări > General > Fus orar. Bifă Afișează fusul orar secundar sub Fus orar.De asemenea, puteți adăuga etichete în fiecare fus orar pentru organizare ulterioară.

11. Creați întâlniri recurente

Dacă aveți întâlniri în fiecare săptămână sau lună, puteți configura întâlniri recurente în loc să creați manual evenimente de fiecare dată. Când creați un eveniment, selectați meniul drop-down care spune Nu se repeta și alege cât de des vrei să se repete evenimentul.

12. Creați o comandă rapidă pentru eveniment

În timp ce crearea unui eveniment nou pe Google Calendar vă va lua doar câteva clicuri, o comandă rapidă pentru eveniment omite majoritatea pașilor și vă aduce direct la noua fereastră de eveniment din Google Calendar.

Doar deschideți browserul, tastați cal.nou, și lovit introduce sau întoarcere. În plus, există o listă lungă de Comenzi rapide Google Calendar care vă poate ajuta să navigați și să utilizați aplicația mai eficient.

13. Găsiți un moment ideal pentru întâlniri

Găsirea momentului ideal este o altă luptă cu stabilirea unei întâlniri sau a unui program. Acest lucru este mai greu cu cât sunt implicați mai mulți oameni, iar situația devine mai confuză dacă introduceți diferite fusuri orare în ecuație.

Din fericire, Google Calendar are o funcție Găsește o oră care îți permite să găsești o oră disponibilă pentru toată lumea din echipă. Cu toate acestea, necesită acces la Calendarele Google ale echipei și îl puteți utiliza numai prin aplicația web, nu prin aplicația mobilă. Această caracteristică vă permite să găsiți un timp disponibil reciproc, care funcționează pentru toți membrii echipei.

Folosește-ți calendarul în avantajul tău

Google Calendar oferă o gamă largă de funcții și integrări de creștere a productivității. De la setarea mementourilor implicite la gestionarea fusurilor orare și utilizarea comenzilor vocale, stăpânirea acestor hack-uri vă poate ajuta să profitați la maximum de calendarul dvs. pentru o gestionare eficientă a timpului.