Cum să creezi ultimul sistem de gestionare a timpului perfect pe care îl vei folosi vreodată

Publicitate

J.R.R. Tolkien a scris odată, prin personajul lui Gandalf, „Tot ce trebuie să decidem este ce să facem cu timpul care se acordă pentru noi." Dacă doriți să aflați secretul creării sistemului perfect de gestionare a timpului din lume, atunci trebuie să ascultați Gandalf.

Drumul meu personal către sistemul perfect de gestionare a timpului a fost unul lung și este plin de carcasele încercărilor din trecut. Ei spun că drumul către iad este pavat cu bune intenții. Ei bine, să spunem că am început întotdeauna să folosesc fiecare nou sistem cu intenții foarte bune.

Am încercat Gqueues Efectuați Gask Task Google și programați-vă la un nivel cu totul nou cu GQueuesSarcinile Google nu funcționează dacă doriți să treceți dincolo de gestionarea timpului de astăzi în planificarea vizionară de mâine. Acesta este locul în care GQueues urcă spre farfurie. Citeste mai mult , Todoist Cât de mult mai productiv este ToDoist Premium? Iată 6 motive întemeiate pentru a face upgradeAm continuat să folosesc ToDoist gratuit o perioadă. Dar continua să vină împotriva lucrurilor pe care voiam să le fac și nu le puteam face. Memento-uri prin e-mail. Adăugarea de note la sarcină. Lucruri care ar adăuga într-adevăr o mulțime întreagă ...

Citeste mai mult , Sarcini Google Transformă sarcinile Google într-o suită de gestionare a sarcinilor cu sarcini Google offline [Chrome]Utilizarea sarcinilor Google este ca o relație dragoste-ură. Problema utilizării sarcinilor Google direct în cuvânt, Google Calendar sau în interiorul Google Mail este că aspectul și interfața de utilizator sunt extrem de simplificate și ... Citeste mai mult și fiecare truc de gestionare a vieții intre. Dacă sunteți ca mine, probabil ați procedat la fel. Este o căutare constantă a mai multor organizații cu mai puțin de lucru. O modalitate de a crea mai mult timp în programul dvs., de a realiza tot ceea ce visați să realizați, fără a pierde din somn.

Care este sistemul perfect de gestionare a timpului?

Dacă sunteți ca mine, probabil simțiți că aveți un sistem aproape ce ai nevoie, dar nu chiar. Lipsesc aproape întotdeauna ceva.

Sistemul perfect de gestionare a timpului ar trebui să aibă următoarele calități.

• Vă permite un „loc liniștit” pentru a contempla obiectivele și visurile voastre
• Oferă integrarea perfectă a sarcinilor legate de obiectivele tale
• Vă permite să vă organizați și să vă planificați cu ușurință responsabilitățile săptămânale și zilnice
• Vă ajută să evitați uitarea sarcinilor importante
• Este compact și simplu, dar eficient și all-inclusive

Ultima este ca și cum ai cere luna, nu-i așa? Este nevoie de simplitate, combinată cu cerința de a fi atotcuprinzător, ceea ce face ca găsirea sistemului perfect să fie imposibilă.

Creați o linie de asamblare pentru gestionarea timpului

Sistemul ideal de gestionare a timpului ar trebui să funcționeze ca o linie de asamblare eficientă. Aveți de lucru (sarcini) primite, iar acestea trebuie organizate și planificate, apoi integrate în calendarul dvs. Acest proces arată în felul acesta:

Problema cu cele mai multe încercări de a utiliza o singură aplicație precum gTasks Folosiți gTasks pentru a vă sincroniza activitățile cu Google [Android]În aceste zile, există un milion și o modalitate excelentă de a gestiona o listă de activități online și prin intermediul aplicațiilor mobile. Acestea fiind spuse, de multe ori există încă câteva persoane care nu utilizează încă unul dintre ... Citeste mai mult sau orice altceva este că aceste aplicații sunt specializate pentru a gestiona într-adevăr una sau două părți ale acestui proces.

Instrumente de urmărire a timpului 4 Instrumente gratuite de urmărire a timpului liber [Android]Indiferent cine ești, timpul este o marfă incredibil de importantă. Toți am acordat aceeași perioadă de timp - 86.400 de secunde în fiecare zi - și depinde de noi cum petrecem acest timp ... Citeste mai mult sau folosind Tehnica Pomodoro Aplicația web Pomodoro Tomato.es este simplificarea gestionării timpuluiNu mă pot concentra? Treci acum. Tomato.es este un cronometru gratuit Pomodoro pe care îl puteți folosi direct în browserul dvs. și este posibil cea mai bună aplicație pe care am folosit-o vreodată. Tehnica Pomodoro este simplă: ... Citeste mai mult te fac amână mai puțin De ce procrastinarea nu poate fi vindecată de aplicațiile de gestionare a sarcinilor [aviz]Pentru cea mai lungă perioadă de timp am luptat cu gestionarea timpului, iar în unele aspecte încă o fac. Una dintre numeroasele mele metode în „depășirea” lipsei mele de gestionare a timpului a fost să folosesc aplicații de gestionare a sarcinilor. Eu ... Citeste mai mult prin gestionarea programului dvs. săptămânal, dar nu vă ajută să vă organizați sarcinile.

Nu a fost până când Justin mi-a arătat tehnica lui de utilizare LEGOS ca metodă de gestionare a timpului Cum să folosiți LEGO-uri pentru a vă gestiona timpul mai bineCred că am găsit instrumentul de productivitate final: LEGO-urile. Nu pleca! Lasă-mă să explic. Citeste mai mult că am început să am o idee despre ceva care ar putea funcționa mai bine pentru mine. Acest lucru a dus la ceea ce credeam că va deveni cel mai bun și ultimul meu sistem de management din toate timpurile, folosind Trello Trello - Un sistem unic, simplu și puternic de gestionare a proiectelor dintr-o casă bunăNumele Joel Spolsky înseamnă ceva pentru tine? Dacă da, veți dori să citiți această postare, deoarece prezintă cel mai recent și cel mai mare proiect al lui Spolsky. Și dacă nu, ar trebui să știi că asta este ... Citeste mai mult .

Punerea pieselor la un loc

Cu toate acestea, Trello încă nu a fost un loc ușor planifică-ți obiectivele vieții Cum să creați un consiliu de viziune și să vă îndepliniți obiectivele mariLe poți numi drept roci mari sau obiective mari, păroase, îndrăznețe. Unii îl numesc listă cu găleți. Golirea acelei găleți necesită acțiune. Aici se dovedește util un instrument vizual ca Trello. Citeste mai mult , și gestionarea sarcinilor de la un pas al programului la altul a fost foarte stângace.

Din aceste motive, am decis în sfârșit să iau toate lecțiile pe care le-am învățat din sistemele trecute Am testat și am combinat totul într-un singur sistem automatizat de gestionare a timpului care îl face toate.

1 - Creați fișa dvs. de gestionare a timpului principal

Fluxul de lucru pe care l-am furat de la Justin și l-am folosit în sistemul Trello funcționează bine. Practic, pornești de o parte cu toate sarcinile noi primite de care trebuie să te încadrezi cumva în programul tău. Apoi, în stânga, aveți o listă cu toate sarcinile pe care doriți să le efectuați în această lună. În stânga acestui lucru, săptămâna aceasta.

Acest sistem a funcționat pentru mine aproximativ patru sau cinci luni. Am început să uit lucrurile care erau pe unele dintre liste. Ei nu au fost mutați la „azi” și apoi au fost îngropați. Sistemul a început să eșueze.

Iată ce am făcut. Mai întâi trebuie să creezi o foaie de calcul Google și să creezi patru foi.

În acest caz, începeți pe partea stângă și creați un care sosește foaie. Acesta va enumera toate sarcinile primite din diferitele sisteme.

În dreapta acestui lucru, creați un Cereri lunare foaie. În dreapta acestei creări a Cereri săptămânale foaie. În partea dreaptă, creați-vă Program saptamanal foaie.

Va trebui să formatăm acele foi individuale într-o clipă. Dar mai întâi, creați un calendar săptămânal în Program saptamanal foaie creând un rând de zile din săptămână și o coloană din fiecare jumătate de oră pentru o zi întreagă.

Acum că ați pregătit programul săptămânal pentru utilizare, este timpul să începeți să introduceți sarcini în noul dvs. sistem de gestionare a timpului!

Pe Fișă de intrare, creați anteturi pentru Sarcină, Proiect, Data adaugata, Eticheta, Prioritate, Legătură, programat, și Terminat.

Aceste câmpuri vor avea sens într-un moment în care vom începe să alimentăm fișa dvs. „De intrare” cu fluxuri automatizate.

2 - Creează și automatizează-ți obiectivele vieții

Primul dintre aceste fluxuri va fi obiectivele tale de viață.

Cea mai importantă lecție pe care am învățat-o este că atunci când vine vorba de obiectivele mari, ai nevoie de un spațiu care este curat și destinat doar unui singur scop - contemplarea lucrurilor care sunt cele mai importante tu.

Din toate aplicațiile de gestionare a timpului pe care le-am încercat vreodată, acesta este un singur scop Todoist este perfect.

Este curat și simplu. Creezi acele obiective majore de viață în stânga, iar apoi în partea dreaptă, descompun acele obiective cu adevărat mari în sub-obiectivele la care vei lucra de-a lungul vieții.

De exemplu, unul dintre obiectivele mele de viață este să am o familie fericită. Unele obiective secundare ar fi „Oferiți o copilărie pozitivă” copiilor mei sau „Fii un soț devotat și îngrijitor”. În conformitate cu aceste sub-obiective, se află acolo unde merg mai multe specificuri. De exemplu, construirea unui dormitor pentru fiica mea i-ar oferi cu siguranță o experiență din copilărie mai pozitivă.

Acum, acesta este un atacabil sarcină. Ceea ce doriți să faceți este să configurați etichete pentru aceste activități acționabile, astfel încât ToDoist să le trimită automat către sistemul dvs. de gestionare a timpului.

Va trebui să utilizați Premium ToDoist să ai acces la etichete (este ieftin și merită!)

În ToDoist, trebuie doar să faceți clic pe etichete în bara de navigare din stânga, apoi faceți clic pe butonul Adăugați etichetă buton.

În exemplul de mai sus, pentru construirea unei sarcini de dormitor, după crearea unei etichete happy_family, am adăugat „@happy_family” sarcinii în sine, pentru a o eticheta.

De ce vă ajută aceste etichete? Pentru că acum puteți folosi IFTTT pentru a localiza acele sarcini etichetate și a insera sarcinile în noul tău care sosește foaie în fișele Google.

În IFTTT, alegeți doar declanșatorul ToDoist și selectați Nouă sarcină creată cu eticheta.

În continuare, puteți alege dintr-o listă derulantă a etichetelor pe care le-ați creat, precum și Proiectul în care ați utilizat eticheta.

În cele din urmă, setați Acțiunea pe Google Drive, selectați Adăugați rândul la foaia de calculși introduceți numele corect al tabelului dvs. de calcul Google unde ați creat foaia „De intrare”.

Observați câmpurile din acea ieșire? Acestea sunt aceleași câmpuri pe care tocmai le-ați creat în foaia de calcul.

Deci, de fiecare dată când creați o sarcină legată de Life Life în ToDoist și aplicați una dintre etichetele care ați creat declanșatoare IFTTT pentru acea sarcină se va încărca automat în Intrarea foaie de calcul.

Gandeste-te la asta. Acum, poți să stai pe loc, să te limpezi și să-ți planifici obiectivele de viață. Nu vă faceți griji cu privire la modul de a planifica ceea ce trebuie să faceți pentru a le realiza - doar sarcini de brainstorming și etichete pe care va trebui să le îndepliniți pentru a ajunge acolo. Lăsați automatizarea să aibă grijă de restul.

3 - automatizați-vă cererile urgente

Desigur, viața ta este mai mult decât doar obiectivele tale de viață. Să ne confruntăm, cu cerințe zilnice, apeluri telefonice și e-mailuri, toate te bombardează în mod constant cu noi cereri și noi sarcini. Aveți nevoie de o modalitate de a face față și acestor solicitări.

Răspunsul pentru aceasta este automatizarea unui flux „de intrare” din contul de e-mail. Nu vă faceți griji, este foarte ușor. Creează doar un declanșator IFTTT de fiecare dată când tu stea un e-mail în căsuța de e-mail.

Apoi creați aceeași acțiune ca și înainte - Adăugați rândul la foaia de calcul. Asigurați-vă că introduceți corect același nume al foii de calcul. De asemenea, va trebui să personalizați Rândul formatat astfel încât să scoată câmpurile necesare pentru tabelul de intrare pe care l-ați creat.

Important este să vă asigurați că subiectul de e-mail se aliniază cu câmpul „Sarcină” din foaia de calcul.

Acum, de fiecare dată când steați un e-mail în căsuța de e-mail, acea linie de subiect e-mail este adăugată la foaia de calcul ca o altă sarcină de intrare.

Frumusețea este că, pe măsură ce scanați e-mailurile și observați un e-mail care necesită timpul necesar, trebuie să devină o sarcină programată în fluxul de lucru. Nu-ți pierde timpul încercând să îndeplinești sarcina imediat. Doar stelezi și mergi mai departe.

Acum, că ai atins obiectivele tale de viață și e-mailurile zilnice automatizate pentru a completa sarcinile primite coadă a noului dvs. sistem de gestionare a timpului, este timpul să vă pregătiți să organizați fluxul de lucru sistem.

4 - Organizați-vă fluxul de lucru pentru gestionarea timpului

Acum vine partea distractivă. Dacă ai folosit ToDoist pentru a-ți planifica obiectivele pe termen lung și ai jucat lucruri importante în e-mailurile tale, vei vedea că o serie de noi sarcini au ajuns în foaie!

Amintiți-vă programat și Terminat câmpurile pe care le-ați creat? Ei bine, au fost elemente suplimentare care nu vor fi completate de automatizare. Acest lucru se datorează faptului că pe măsură ce selectați fiecare nume de sarcină și le mutați la Luna aceasta sau Săptămâna aceasta foi, va trebui să luați o notă că ați programat această sarcină. Când finalizați sarcina, o puteți marca ca fiind făcută folosind câmpul Done.

Odată programată o sarcină, aceasta există în foaia Luna sau Săptămâna. Ideea este că lunar, ar trebui să mutați toate sarcinile primite pe care credeți că le puteți îndeplini în această lună Luna aceasta foaie.

Luna aceasta și Săptămâna aceasta foile trebuie să aibă următoarele câmpuri: Sarcină, Pentru cine?, Frecvență, Repeta și Țelul vieții.

Pe măsură ce mutați un nume de sarcină din Intrarea în această lună, luați timp pentru a completa aceste câmpuri. Pentru cine (pentru ce client sau persoană) este sarcina? Este o sarcină pe care trebuie să o repetați în fiecare lună? Este dintr-unul dintre obiectivele tale de viață?

Cel mai important, definiți când sarcina trebuie finalizată. Sortarea după acest câmp vă va ajuta să acordați prioritate care sunt sarcinile de îndeplinit atunci când vă planificați săptămâna.

Amintiți-vă, faceți acest lucru în fiecare lună. De asemenea, aveți timp la începutul săptămânii pentru a muta sarcinile din Luna aceasta foaie la identic Săptămâna aceasta foaie. Sau, în cazurile în care sarcina se repetă lunar, este posibil să adăugați sarcina direct în calendarul dvs. săptămânal și să actualizați câmpul „Următorul termen”.

Aceasta este frumusețea acestui sistem. Vă poate ajuta să gestionați totul - sarcini legate de acele obiective importante ale vieții, sarcini zilnice banale care apar e-mailuri, sarcini lunare și săptămânale pe care trebuie să le efectuați indiferent de ce și apoi sarcinile importante pe care le adăugați care sosește foaie te.

Pe măsură ce sarcinile sunt procesate și curg de la filă la filă, acestea sunt datate și acordate prioritate, apoi îl vei adăuga în sfârșit în programul pentru săptămâna viitoare. Acesta este programul din ultima filă, pe care l-ați creat la începutul acestui articol. Aceasta folosește funcția strategia de blocare a timpului Blocarea timpului - Arma secretă pentru o mai bună concentrareCăutați un mod mai eficient de a vă organiza zilele de muncă? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe cale, păstrând distracțiile, amânarea și multitasking-ul neproductiv. Citeste mai mult despre care a scris recent Rob - care funcționează destul de bine.

S-ar putea să luați în considerare codificarea culorilor a acestor sarcini pe măsură ce le adăugați în programul săptămânii. Poate, creează un cod de culori pentru fiecare client diferit sau folosește culori diferite pentru a semnifica proiecte sau priorități diferite.

Cheia acestui sistem este că este capabil să gestioneze totul, din planul de viață și stabilirea obiectivelor 5 greșeli critice de evitat la stabilirea obiectivelorStabilirea obiectivelor este o modalitate excelentă de a reduce amânarea și de a spori productivitatea. Dacă nu aveți obiective, nu veți avea direcții. Fără direcție, îți este ușor să te simți pierdut și confuz. Din fericire,... Citeste mai mult , la proiectele la care lucrați acum.

Acestea sunt apoi planate pentru a fi realizate pe a doua și a treia file, și în final sunt programate și realizate pe ultima filă. Atâta timp cât sunteți suficient de disciplinat să vă așezați și să utilizați acest sistem pentru a vă planifica lunile și săptămânile viitoare, vă va crește productivitatea de mai multe ori.

Ați găsit încă sistemul dvs. perfect de gestionare a timpului? Se pare că ar putea funcționa pentru tine? Partajați propriile experiențe și sfaturi despre gestionarea timpului în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credite imagine: De gestionare a timpului Via Shutterstock