Cum se pot face sarcini cu Google Calendar pentru a crește concentrarea și productivitatea

Publicitate

Mitul multitasking-ului este omniprezent. Indiferent cât de multă cercetare multitasking am vedea, continuăm să ne spunem asta cel mai oamenii nu pot face multitask, dar noi poate sa.

Din nou și din nou, cercetările arată că atunci când credem că facem multitasking, nu facem de fapt mai mult decât un lucru simultan. Schimbăm înainte și înapoi între activități și un fenomen cunoscut sub numele de „costul de comutare”Ne face mai puțin eficienți (și ne poate pune în pericol).

Dar…

Există un tip special de multitasking care ar putea fi mai eficient. Poate nu la fel de eficient ca concentrarea pe o singură sarcină. Dar dacă nu poți să te concentrezi asupra unui lucru mai mult de câteva minute, este posibil să ai noroc.

(Pentru a fi corect, există unele cazuri în care multitasking-ul poate fi un mod eficient de a face lucrurile Single- vs. Multitasking: Ce este mai bun pentru productivitate?Multitasking-ul este o metodă comună pentru creșterea productivității. Se dovedește că nu este neapărat glonțul de argint pentru productivitate. Cheia este să știți când să faceți multitask.

Citeste mai mult .)

O introducere în sarcina

Guri de productivitate diferită au definit lotul de sarcini în moduri ușor diferite. Dar la ce se rezumă este:

„Gruparea sarcinilor este practica de a grupa sarcini similare.”

Așadar, este posibil să aveți o listă de sarcini „codare”, „depanare”, „documentare” și „planificare”, de exemplu. În viața mea, probabil că am acumulat sarcini ca „scriere”, „editare”, „cercetare”, „pitching” și așa mai departe.

Cum este util acest lucru?

Combaterea sarcinilor vă ajută să deveniți mai productiv, încurajându-vă să vă asociați cu un grup similar de sarcini pentru a reduce costul de comutare atunci când vă deplasați între ele. Trecerea de la editarea fotografiilor la gestionarea e-mailului dvs. este un schimbător mare și ar putea suporta un cost mare de comutare, deoarece creierul dvs. se străduiește să schimbe viteza.

Trecerea de la editarea fotografiilor la, să zicem, postarea fotografiilor pe site-uri de stocuri de fotografii poate crea un cost de comutare mai mic. Sau imaginați-vă că treceți de la apelarea clienților potențiali cu oferte de vânzare la apelarea clienților existenți pentru a face check-in. Acest lucru ar fi mai ușor decât trecerea de la apelurile tonale la crearea de rapoarte trimestriale.

Și acest cost de comutare mai scăzut duce la o concentrare sporită.

Modul în care introduceți sarcinile în loturi depinde de dvs. - important este că sunt similare. Dacă vi se pare greu să schimbați angrenajele între două sarcini, atunci acestea nu aparțin aceluiași lot. Puteți avea un număr mare de loturi sau unul mai mic, în funcție de tipurile de lucruri pe care trebuie să le realizați.

După ce îți grupezi sarcinile, poți să dedici timp fiecărui lot.

Programarea loturilor tale

Acesta este locul în care lotul de sarcini devine cu adevărat util. Cand tu desemnați un anumit bloc de timp Cum să blocați ora pe Google Calendar pentru o zi lucrătoare productivăVă luptați cu managementul timpului? Vă arătăm cum să blocați timpul pe Google Calendar pentru a crește concentrarea, a reduce stresul și a crește productivitatea. Citeste mai mult pentru un anumit lot, sunteți liber să comutați între sarcini din acel lot. Ceea ce este excelent pentru cei dintre noi cărora le place să se deplaseze foarte mult între proiecte.

Atâta timp cât nu treceți la o sarcină in afara din acel lot, vei fi mai eficient. Costul de comutare cognitivă va fi mai mic și veți obține mai mult.

Este la fel de simplu.

Și după ce începeți să puneți loturile de sarcini în calendar, astfel încât să aveți un timp stabilit pentru a lucra la acestea, veți începe să vedeți productivitatea. Deoarece costul de comutare este mai mic, veți petrece mai puțin timp pentru a vă grăbi la fiecare sarcină. Și faptul că aveți un timp stabilit pentru loturi specifice vă va ajuta să reduceți distragerile (care au un imens cost de comutare).

Utilizarea unui sistem de gestionare a timpului precum Tehnica Pomodoro Cum un simplu cronometru Pomodoro mi-a făcut viața mai bunăTehnica Pomodoro este una dintre problemele mai simple de gestionare a timpului. Rupeți distragerile cu ajutorul unor bucăți de 25 de minute și un cronometru. Ar putea fi o schimbare de rutină care se schimbă în viață dacă vi se potrivește. Citeste mai mult sau ceva similar vă va spori productivitatea și mai departe.

Dacă sunteți gata să încercați lotul de sarcini, iată ce trebuie să faceți:

Completarea sarcinilor cu Google Calendar

Primul lucru pe care trebuie să îl faci este să creezi loturi de sarcini. Deoarece toată lumea va avea diferite seturi de sarcini și diferite metode de lot, modul în care parcurgeți acest proces depinde în totalitate de dvs.. După cum am menționat, s-ar putea să fie bine să începeți cu trei sau patru categorii. În scopul exemplului nostru, vom folosi „planificare”, „construire”, „revizuire” și „raportare”.

Vom combina aceste loturi cu conceptul de blocarea timpului Blocarea timpului - Arma secretă pentru o mai bună concentrareCăutați un mod mai eficient de a vă organiza zilele de muncă? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe cale, păstrând distracțiile, amânarea și multitasking-ul neproductiv. Citeste mai mult . Pur și simplu puneți deoparte blocuri de timp în Google Calendar pentru anumite loturi.

Aici am adăugat evenimente care îmi spun când ar trebui să lucrez la loturi specifice:

Am adăugat, de asemenea, un memento pentru a mă asigura că știu când începe blocul meu de raportare:

Acum voi primi un memento când va fi timpul să lucrez la sarcinile mele de raportare. În acest timp, am putea folosi Tehnica Pomodoro Cele mai bune aplicații cu cronometru Pomodoro pentru a vă racheta productivitateaDacă ați lovit adesea un perete de productivitate după câteva ore de muncă, un cronometru Pomodoro vă poate ajuta să vă mențineți atenția. Această selecție de cronometre are o opțiune pentru fiecare platformă. Citeste mai mult să-mi administrez timpul în diverse sarcini. Sau aș putea să o las să se întâmple mai natural, unde mă mișc între sarcini ori de câte ori vreau. Această parte depinde de tine.

Ai ideea. Acum doar introduceți mai multe loturi în calendarul dvs.! Dar rețineți că mai aveți nevoie de timp deblocat. Veți avea nevoie de câteva minute aici și acolo pentru a gestiona e-mailul, pentru a primi apeluri, a discuta cu oamenii de la birou sau pentru a vă lăsa mintea să se odihnească un pic.

O întrebare pe care o puteți pune chiar acum: cum aleg când să program fiecare lot? Nu există un răspuns corect la acest lucru. Dacă aveți un anumit tip de sarcină pe care îl faceți cel mai bine dimineața, programați-l devreme. Dacă vă plac sarcinile mai puțin intense din punct de vedere cognitiv după-amiaza, programați-le acolo. Preferă trecerea la ceva complet diferit atunci când schimbi sarcinile? Puteți face și asta.

Știi cum și când lucrezi cel mai bine Cum să fii productiv indiferent dacă ești o persoană de dimineață sau o bufnita de noapteNu te strădui să te trezești devreme sau să rămâi târziu. În schimb, optimizați sistemele astfel încât să puteți aborda faza în care productivitatea dvs. este scăzută. Iată câteva strategii inteligente. Citeste mai mult și puteți pune aceste cunoștințe să funcționeze în programul dvs. de lot.

După ce ai loturile în calendar, vei fi pregătit să mergi! Acum tot ce trebuie să faci este să te apuci de treabă.

Utilizarea Google Calendar pentru a vă îmbunătăți productivitatea

Planificarea loturilor de sarcini din Google Calendar poate fi suficientă pentru a revoluționa complet productivitatea. Dar dacă aveți nevoie de un impuls mai mare, puteți utiliza celelalte funcții extraordinare ale Google Calendar.

De exemplu, puteți sincronizați lista de activități cu Google Calendar Cum să vă sincronizați calendarul Google cu lista de activitățiÎn organizarea vieții tale, două instrumente sunt indispensabile: calendarul tău și lista de activități. Dar majoritatea soluțiilor de gestionare a sarcinilor mențin aceste două lucruri separate. Vă vom arăta cum să le combinați. Citeste mai mult și vedeți sarcinile dvs. importante alături de programul dvs. de lot. Aceasta vă poate ajuta să acordați prioritate între sarcinile din fiecare lot.

Sau puteți utiliza funcția vizualizare actualizată multi-calendar 5 noi funcții Google Calendar pe care trebuie să le încercați!Google Calendar a devenit mai fantastic. Google și-a actualizat în sfârșit calendarul. Vă vom arăta cum puteți obține noul design și ce caracteristici noi trebuie să încercați. Citeste mai mult pentru a menține programarea lotului separată de celelalte întâlniri.

Puteți chiar etichetați-vă înregistrările din calendar Cum să profitați la maximum de Google Calendar cu 7+ instrumente noiUtilizați Google Calendar pentru a economisi timp și a profita la maxim de ziua dvs. de muncă. Aceste noi instrumente și servicii Google Calendar oferă câteva alte trucuri de productivitate. Citeste mai mult pentru a vedea unde îți merge timpul și cum îți poți îmbunătăți gestionarea timpului.

Există atât de multe funcții și instrumente acolo încât puteți face aproape orice doriți cu Google Calendar.

Combaterea sarcinilor pe termen lung

Desigur, nu este niciodată atât de simplu. Există întotdeauna menținere. De exemplu, ar trebui să rezervați regulat câteva minute pentru a vă examina loturile. Dacă simțiți că o anumită sarcină nu curge cu celelalte din lotul său, poate doriți să creați un lot nou pentru a reduce costurile de comutare.

Și s-ar putea să constatați că programarea dvs. nu este optimă. Poate aveți nevoie de mai mult timp între loturi sau aveți nevoie de o zi întreagă, fără activități programate pentru a vă pune la curent cu lucrurile.

Chiar și atunci când găsiți sistem de productivitate perfect Cum să creezi ultimul sistem de gestionare a timpului perfect pe care îl vei folosi vreodatăProductivitatea este o căutare constantă pentru mai multă organizare, cu mai puțină muncă. O modalitate de a realiza tot ceea ce visezi să realizezi, fără a pierde din somn. Poate acest sistem automatizat de gestionare a timpului să facă totul? Citeste mai mult , întotdeauna va fi nevoie de o întreținere pe care trebuie să o efectuați. Sarcinile de lot nu fac excepție.

Dar, atunci când vă lotizați cu succes sarcinile și le integrați în Google Calendar, veți avea un sistem de automatizare a timpului aproape automat. Și nu este mult mai bun decât atât!

Ați încercat lotul de sarcini? Ce faceți pentru a minimiza timpul și efortul necesar pentru a schimba sarcinile? Împărtășește sfatul tău în comentariile de mai jos!

Credit imagine: photographee.eu/Depositphotos