Cum să devii super-productiv prin externalizarea sarcinilor tale de zi cu zi

Publicitate

Știm cu toții că o singură persoană care pare să alunge viața se face mai mult într-o zi decât cea mai mare parte dintre noi ar putea gestiona într-o săptămână. Dar învățând ce puteți externaliza, plus câteva sfaturi de „cele mai bune practici” pentru delegarea treburilor cotidiene, de asemenea, puteți deveni super-productivi.

Acest articol vă va explica cum să alegeți sarcinile pentru a externaliza online, vă va prezenta câteva exemple și vă va oferi câteva sfaturi despre cum să deveniți un outsourcer online eficient și priceput.

Ce este externalizarea?

Într-un cuvânt, delegare. De la lansarea (și succesul ulterior) de cărți și bloguri, cum ar fi 4 ore de lucru, un număr mare de oameni cu experiență tehnologică au apelat la site-uri web cum ar fi Elance, oDesk, TaskRabbit și multe alte modalități de delegare a sarcinilor Cele mai bune 5 site-uri web pentru a găsi un asistent virtualUn asistent virtual este o persoană reală care vă sprijină sau afacerea de la distanță de la biroul lor de origine. Acestea pot fi practic oriunde, iar serviciile oferite variază de la profesionale, tehnice, personale sau ...

Citeste mai mult , treburi și chiar întreg locuri de munca la freelanceri din întreaga lume.

Prin faptul că cineva poate prelua sarcini pe care nu le poți (sau pur și simplu nu dorești) să-ți faci singur, deodată ai acces la mai multe (potențial mult mai mult) decât 24 de ore pe zi.

Cum știu ce să externalizez?

Mulți oameni au luat în considerare externalizarea, dar s-au retras în ultima clipă din cauza faptului că nu au crezut că este fezabilă ca cineva să preia controlul asupra anumitor aspecte din viața lor, indiferent de cât de mică sau mare este acea parte poate.

Acesta este un obstacol pe care a trebuit să-l depășesc acum patru ani, când am externalizat pentru prima dată și a învățat că trebuie să punem cinci întrebări pentru fiecare sarcină pentru a decide dacă ar trebui să fie sau nu externalizate.

1. A II Fii frica: Gândul de a începe această sarcină mă umple de teamă?
2. Lipsa de cunostinte: Există altcineva care ar putea face această sarcină mai bine decât am putut?
3. Repetiţie: Fac această sarcină de mai multe ori, fără să adaug valoare reală la ceea ce vizez?
4. Procrastinare: Depun mai degrabă decât să încep această sarcină?
5. Timp: Mi-aș putea petrece timpul mai bine făcând altceva?

Dacă răspund da la oricare dintre întrebările de mai sus, de obicei aleg să externalizez sarcina. Singura dată când nu va externalizarea sarcinii în aceste situații este dacă externalizarea va fi mai dificilă sau necesită mult timp decât completarea efectivă a sarcinii.

Ce fel de sarcini de zi cu zi pot externaliza în mod realist?

Când am început să externalizez, am început să mă angajez pe freelanceri pentru sarcini de introducere de date și cercetare de bază, dar pe măsură ce am aflat mai multe și mai multe despre cum să externalizez eficient, am aflat curând că tipurile de sarcini pe care le-aș putea delega erau limitate doar de ale mele imaginație.

E-mail

Probabil că tocmai te-ai cutremurat la gândul de a preda responsabilitatea căsuței de e-mail unui tip pe care tocmai l-ai angajat pe Internet care lucrează la jumătate din întreaga lume. Ai încredere în mine, am înțeles. Inbox-ul tău este sanctuarul tău, nu? Așadar, începeți cu mici, pur și simplu transmițând e-mail-ul ciudat la freelancerul dvs. pentru a putea face față acelui single cerere (introducerea unei întâlniri în jurnal, de exemplu), apoi puteți construi treptat atât de mult încredere.

Pe măsură ce crește încrederea în freelancerul dvs., puteți preda alte responsabilități de e-mail, permițând în cele din urmă acestea să le filtreze în întreaga ta mesagerie, astfel încât nu trebuie decât să răspunzi cel mai apăsător și mai productiv mesaje.

Numiri și rezervări

Dacă aveți un asistent independent care vă poate face și gestiona programările și rezervările pentru dvs., nu numai că vă economisește timp și efort. De asemenea, vă creează experiențele mai bine.

Anul trecut, asistentul meu independent a rezervat un hotel pentru ca prietena mea și eu să rămânem. Cu o seară înainte de ședere, el a sunat la recepție și s-a asigurat că totul este în regulă pentru rezervare (a mai menționat că este ziua de naștere a prietenei mele). Când am ajuns a doua zi, presupun că personalul hotelului trebuie să fi crezut că am fost un hot-shot (având al meu asistent și toate) și am ajuns într-o cameră modernizată, cu o sticlă de vin și o carte scrisă de mână lăsată de pat.

Dacă asistentul meu nu ar fi sunat în avans, acest lucru nu s-ar fi întâmplat niciodată. Puteți avea asistența dvs. pentru a programa apeluri, pentru a face programări la medici, pentru a rezerva zboruri, pentru a cumpăra bilete la concerte - orice aveți nevoie!

Cumparaturi online

Am auzit odată Ramit Sethi vorbiți despre cum și-a simplificat cumpărăturile online. În trecut, s-ar găsi că vorbește cu un prieten care i-a recomandat o carte, un film sau un album. El ar dori, ca majoritatea dintre noi, să menționeze numele recomandării, să poarte conversația și niciodată să nu se apropie de efectuarea achiziției. Deci, când primește o recomandare, trimite un e-mail super-rapid asistentului său:

Carte de cumpărare: The Great Gatsby

Din instrucțiunile anterioare, asistentul său știe exact ce să facă, și anume cum să aleagă ce ediție să cumpere, cât are voie să cheltuiască, unde ar trebui livrată cartea. Aceasta este o metodă de externalizare pe care am adoptat-o ​​recent și aș dori doar că am făcut-o mai devreme. Și poate fi extins și la alte forme de cumpărături, cum ar fi mâncare sau haine (atât timp cât i-ați învățat asistentului ceea ce vă place).

Navigarea pe internet

De câte ori te-ai găsit că navighezi fără scop pe web în speranța că ceva îți va stârni interesul? Câte ore pe săptămână pierzi fila de deschidere după filă în timp ce stai în tren sau când te uiți la televizor, doar pentru a le închide din nou fără a citi un singur cuvânt pe pagină?

Învățându-l pe asistentul tău despre interesele tale, despre felul de lucruri pe care dorești să le citești sau pe care le ții la zi, poți ocoli etapa inutilă de navigare și, în schimb, să știți că veți avea întotdeauna un flux constant de conținut care va interesa cu adevărat tu.

Pentru mine, asistentul meu găsește conținut de care mă voi bucura (sau pe subiecte despre care trebuie să învăț) și le salvează în contul meu Instapaper Gestionați marcajele și lista dvs. de citire cu Instapaper Citeste mai mult , astfel încât să le pot accesa pe telefon, iPad sau laptop, ajutându-mă să economisesc nenumărate ore de rătăciri online inutile.

transcriind

Presupun că ați pierdut numărul de ședințe în care ați participat și a fost complet zonat, lipsind o bucată decentă a unei conversații importante. Probabil că, de asemenea, veți ieși dintr-o întâlnire care intenționează să scrie câteva note și puncte de acțiune, doar pentru a fi lăsate în evidență, uitând complet ce aveți de gând să scrieți în primul rând.

Pentru a evita această problemă, încercați să înregistrați întâlnirile și trimiteți fișierul audio unui freelancer care poate transcrieți conversația sau pur și simplu au putut nota puncte importante, astfel încât să le puteți scana peste ele în viitor.

Există sute de alte sarcini pe care le puteți externaliza, indiferent dacă sunt personale sau legate de afaceri. De la proiectare web, consultanță și scriere, până la sfaturi de modă, planificare de călătorie și chiar aplicarea pentru locuri de muncă. Ceea ce alegeți să externalizați ar trebui să se bazeze pe cele cinci întrebări enumerate în partea de sus a acestui articol pentru a vă asigura că investiți timpul în activitățile cele mai mari.

Niste sfaturi

Nu neagă că externalizarea poate fi descurajantă. La urma urmei, angajând pe cineva pentru a se ocupa de unele activități de zi cu zi, devii automat manager. Iată câteva sfaturi care vă ajută să vă păstrați pe cale:

Angajați cu atenție

Când postezi un loc de muncă pe Elance of Odesk, vei primi probabil cel puțin 30-40 de propuneri și îți revine sarcina să găsești persoana care este potrivită pentru tine. înainte de a lua orice decizie finală, întocmește o listă scurtă de aproximativ 3-7 solicitanți și stabilește-i o sarcină simplă. Asigurați-vă că oferiți instrucțiuni foarte clare și un termen. Spuneți-le cum doriți să primiți informațiile solicitate. Dacă doriți ca acestea să facă apeluri telefonice în viitor, cereți-le să vă trimită un fișier audio care să răspundă la câteva întrebări, astfel încât să le auziți „vocea telefonului”.

Configurați un document „Despre mine”

Ultimul lucru pe care doriți să îl faceți este să vă repetați cerințele către asistentul dvs. din nou și din nou. De fiecare dată când le oferiți informații noi (magazinele care vă plac, tipul de hoteluri în care doriți să stați, dvs.) cerințele atunci când rezervați un zbor, de câte ori sunteți disponibil pentru apeluri, etc) trebuie să le introduceți aceste informații într-un document partajat. Acest document va fi primul lor punct de referință dacă au întrebări cu privire la o sarcină pe care le-ați setat (reducând astfel cantitatea de muncă repetată pe care trebuie să o faceți), plus dacă începi vreodată să lucrezi cu un alt asistent, le poți înmâna pur și simplu acest document și vor putea afla mai multe despre tine și preferințele tale repede.

Fii specific

Fiecare sarcină pe care o delegi, fii cât se poate de specific. În loc să scrieți instrucțiuni pas cu pas, poate fi mai eficient înregistrați un videoclip de captare a ecranului Ashampoo Snap 7 Recenzie: Captura de ecran și captura video ușoarăCăutați o soluție de captare desktop ușoară și cuprinzătoare? Snap 7 oferă opțiuni avansate de captură de ecran, inclusiv fotografii multiple și captura video. Dar merită 20 de dolari? Citește recenzia noastră și testează-l singur cu ... Citeste mai mult pentru a trimite asistentului tău, astfel încât să poată urmări cum tu ar îndeplini anumite sarcini. Asigurați-vă că anunțați întotdeauna asistentul dvs. cât pot petrece pentru o sarcină (și / sau bugetul dvs.), termenul limită și răspundeți la orice întrebări pe care le-ar putea avea înainte de a cultiva pentru a reduce trimiterea de e-mailuri de retur și de întoarcere care poate apărea dacă nu sunteți clar destul.

Fii corect: Mulți oameni angajează freelanceri, gândindu-se că pot angaja pe cineva să îndeplinească sarcină după sarcină pentru 3 dolari pe oră. Vă rugăm să fiți corecți cu ceea ce cereți și cu rata pe oră pe care o oferiți. Cu cât ești mai corect, cu atât vei primi rezultate mai bune.

Așa cum sper că puteți vedea, modul în care externalizarea poate ajuta la eliberarea timpului și a energiei dvs. este imensă, deși pentru a beneficia la maxim externalizarea, trebuie să vedeți aceasta ca o investiție pe termen lung, care va plăti din ce în ce mai mult pe măsură ce asistenții dvs. vor învăța mai multe despre dvs. și despre cum vă poate ajuta.

Dacă încă nu sunteți convins, ar trebui să consultați acest interviu cu Dan Andrews din MBA tropical despre modul în care a reușit să externalizeze cea mai mare parte a afacerilor de un milion de dolari. Dacă asta nu te echivalează, nimic nu va!

Acest articol s-a concentrat pe pe net externalizare, dar există o mulțime de sarcini pe care le puteți externaliza și offline. Instrumente precum TaskRabbit au fost create pentru a ajuta la treburile de zi cu zi, cum ar fi curățarea și spălătoria, chiar și cumpărăturile cu alimente proaspete.

Ți-ai externalizat vreo sarcină de zi cu zi? Dacă da, cum a mers?

Credit imagine: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)