Cum se scrie e-mailul profesional perfect (susținut de date)

Publicitate

Scrierea de e-mailuri eficiente pare destul de ușoară. Dar dacă doriți ca e-mailurile dvs. să funcționeze și mai bine, rețineți următoarele reguli susținute de știință.

În trecut, am fost listate 12 motive pentru care oamenii încă mai ignoră e-mailurile 12 motive pentru care oamenii rămân ignorați e-mailurileTe lupți adesea cu ca oamenii să răspundă la e-mailurile tale? Vă arătăm de ce oamenii ar putea ignora e-mailurile dvs. și cum să le anunțați și să reacționeze la mesajul dvs. Citeste mai mult . Am oferit chiar instrucțiuni pas cu pas determinarea unor persoane ocupate să răspundă mesajelor tale 6 modalități de a obține oameni ocupați pentru a răspunde la e-mailurile voastreExistă o serie de reguli diferite atunci când vine vorba de e-mail care va încuraja sau descuraja o persoană să apese pe butonul „răspunde” și să vă răspundă. Aflați regulile succesului prin e-mail. Citeste mai mult . Acum este momentul să împărtășim câteva sfaturi și mai specifice, care să fie acționate - susținute de date.

Fiecare dintre aceste sfaturi nu îmbunătățește doar șansele de a fi citite e-mailurile, dar, de asemenea, dintre voi primiți un răspuns pozitiv din partea respectivelor e-mailuri. Acest lucru este important, deoarece e-mailul este încă principala formă de comunicare în lumea afacerilor. Știind să creezi e-mailuri eficiente, îți oferi un avantaj cert față de colegi.

1. Obțineți termenii de prenume

Acest lucru pare evident, dar dacă doriți cu adevărat ca oamenii să fie atenți atunci când primesc un e-mail de la dvs., folosiți numele lor. Și folosiți-o de mai multe ori.

Cercetări publicate în 2006 a arătat că mai multe regiuni ale creierului „arată o activare mai mare la numele propriu”, oferind dovezi că „auzirea numelui propriu are activare unică a funcționării creierului”.

Folosind numele destinatarului dvs. în subiectul de e-mail și corpul de e-mail este așadar un truc psihologic care poate atrage atenția. Închiderea cu „Sper să aud de la tine în curând, Stan” este mult mai eficientă decât simpla „Sper să aud de la tine în curând”.

2. Îmbrățișați Efect de halou

Oamenii sunt influențați de oamenii în care au încredere. Dacă un manager vă sfătuiește să luați legătura cu directorul companiei dvs., menționați-l în e-mailul introductiv. E-mailurile reci sunt oribile de primit. Arătând că aveți sprijinul cuiva de care beneficiarii dvs. de încredere este, prin urmare, extrem de important.

Acest lucru se datorează parțial unei teorii numite Efect de halou. Acesta este un fel de prejudecată de confirmare. În acest caz, prejudecata ar îmbunătăți probabil impresia generală a directorului tu pur și simplu datorită impresiei lor favorabile despre managerul care v-a făcut referire.

Totuși, nu trebuie să te respecți de menționarea superiorilor. Folosind opiniile și ideile experților, clienților, prietenilor reciproci și mulțimilor vă poate consolida, de asemenea, e-mailul, cu condiția ca destinatarul să valorizeze opiniile persoanelor la care faceți referire.

3. Fii furios sau fericit. Dar niciodată neutru

Cand Bumerang, o aplicație Gmail importantă, a analizat datele sale, au găsit ceva incredibil de interesant. „Unul dintre cei mai importanți factori în determinarea ratelor de răspuns este cât de pozitive (cuvinte precum mare) sau negative (cuvinte ca rele) sunt cuvintele din mesaj”.

Ambele moderat pozitive și e-mailurile negative au primit cu 5-15% mai multe răspunsuri decât e-mailurile neutre. Acestea fiind spuse, e-mailuri extrem de ostile 10 sfaturi de e-mail pentru tratarea e-mailurilor furioase, trolitoare sau nepoliticoaseEste incredibil de frustrant să verifici căsuța de e-mail doar pentru a găsi un mesaj complet urât. De ce în lume oamenii acționează așa? Acestea fiind spuse, ar trebui să înveți cum să te apere în timp ce ... Citeste mai mult nu a primit niciun răspuns. De asemenea, e-mailurile flatante excesiv nu au fost mult mai bune. Cu alte cuvinte, transmiteți-vă sentimentele, dar nu exagerați prea mult.

4. Țineți-l scurt (Dar cât de scurt?)

Știu, știu. Nu vor exista excepții în acest sens. Unul dintre site-urile mele cerebrale preferate Citiți mai multe conținut inteligent în 2016 cu aceste 35 de site-uriCu toții ar trebui să citim mai des aceste 35 de site-uri. Dacă te-ai săturat de conținutul în jos, face ca lucrurile să fie ceva mai atent în acest an cu această super listă. Citeste mai mult , Prelevări de creier trimite e-mailuri extrem de lungi, care sunt o încântare de a citi. În general, datele sugerează că ar trebui să evitați e-mailurile îndelungate.

De fapt, alături de informațiile referitoare la tipurile de cuvinte pe care ar trebui să le folosești în mesajele tale, Boomerang a găsit și lungimea „ideală” a unui e-mail. Pe baza analizei lor de 40 de milioane de e-mailuri, ei au descoperit că cele care nu conțin mai mult de 50-175 de cuvinte au avut șansele să primească un răspuns (49–50%). Aceasta este, de asemenea, susținută de concluziile unui Studiu MIT 2010.

Acesta este un sfat înțelept, dar nu este întotdeauna practic. Dar lecția este să vă păstrați e-mailurile concis. O modalitate de a face acest lucru este să vă abonați la Cinci propoziții filozofie și niciodată nu trimiteți e-mailuri cu o lungime de cinci propoziții. În calitate de investitor și autor Guy Kawasaki a declarat pentru Entrepreneur.com, „Mai puțin de cinci propoziții sunt adesea abrupte și nepoliticoase, mai mult de cinci propoziții pierd timpul.”

5. Folosiți cuvântul „Pentru că”

Dacă ai îndrăzneala să ceri cineva să facă ceva pentru tine, cel puțin spune-i lui sau ei De ce. Știm asta încă din anii 70, când profesorul de psihologie la Universitatea Harvard, Ellen Langer a publicat un studiu evidențierea importanței cuvântului „deoarece”.

De multe ori primim e-mailuri care cer doar ceva („Îmi poți trimite raportul până la 14:00?”), Fără a explica de ce. Dar introducând cuvântul „deoarece” în solicitarea noastră („Îmi puteți trimite acel raport până la 14:00, deoarece trebuie editat până la 17:00), șansele de conformitate cresc.

Conform acestui studiu, acest lucru ar putea fi pentru că „oamenii continuă un comportament„ automat “... ca o formă de euristică sau scurt. Și a auzi cuvântul „pentru că” urmat de un motiv (indiferent cât de șchiop ar fi motivul), ne determină să ne respectăm. ”

6. Nu oferiți mai mult de 3 opțiuni

Paradoxul alegerii este locul în care avem o astfel de abundență de opțiuni, încât devenim paralizați. Pentru a vă asigura că e-mailurile dvs. nu rezultă într-un paradox alese, încercați să nu oferiți mai mult de trei opțiuni.

Mintea umană iubește magia a trei. Acesta este motivul pentru care acordăm trei medalii la olimpiadă. Analizăm lucrurile în termeni de optimist, realist și pesimist (sau înalt, mediu și scăzut). De aceea, piețele economice se maturizează adesea pentru a găzdui doar trei concurenți majori.

În ceea ce privește luarea deciziilor, ne place să ne bazăm și pe trei motive sau pe trei alegeri. Acest lucru a fost demonstrat prin cercetarea intitulată Când trei farmece, dar patru alarme, realizat de doi oameni de știință comportamentali. Aplicați la e-mail, dacă aranjați o întâlnire sau un apel, încercați să oferiți doar trei opțiuni de dată și dată. În mod alternativ, puteți utiliza un instrument de programare a întâlnirii, cum ar fi mâzgălitură, pe care le avem revizuite 5 Instrumente de gestionare și planificare a calendarului pentru anulContinuați toate cele din program. Iată cinci instrumente gratuite care pot fi deosebit de utile pentru menținerea calendarului în ordine. Citeste mai mult în trecut.

7. Scrieți la nivel de clasa a treia

Nivelul de citire al e-mailurilor dvs. poate avea un efect masiv asupra ratelor de răspuns. Potrivit lui Boomerang, e-mailurile scrise la nivel de lectură la colegiu au avut o rată de răspuns de doar 39%. Cea mai eficientă notă de citire a fost clasa a treia, care a obținut o rată de răspuns de 53%.

Nivelul de citire este calculat în principal, privind „numărul de silabe din cuvintele dvs. și numărul de cuvinte din propozițiile tale. ” Pentru a îmbunătăți rata de răspuns, păstrați-vă atât propozițiile, cât și cuvintele mic de statura. Pentru a verifica gradul de citire al propriilor dvs. e-mailuri, copiați-le și inserați-le în instrumente cum ar fi Lizibilitate-Score, sau Hemingway Editor.

8. Verifică textul tău

Pentru e-mailuri mai lungi, acest lucru este de la sine înțeles, dar pentru e-mailurile mai scurte, citirea corectă este adesea neglijată. Aceasta este o idee proastă.

Într-o 2001 studiu, Larry Beason a arătat că greșelile de scris (inclusiv greșelile de ortografie și gramaticale, precum și greșelile logice) au mai multe efecte negative asupra percepției scriitorului.

Când un cititor observă o greșeală, face automat ipoteze despre scriitor. În acest studiu, cele mai frecvente presupuneri au fost că scriitorul a fost un gânditor defectuos, nu o persoană detaliată, un comunicator sărac și / sau slab educat.

Acestea sunt câteva atribute destul de dăunătoare pe care le puteți evita să le vedeți, pur și simplu corectură Grammarly Lite - o extensie de browser pentru toate nevoile dvs. de corectare [Chrome, Firefox, Safari]Cum citiți în prezent ceea ce introduceți pe computer? Introduceți-l în Google? Lipiți-l în Word? Sau utilizați un site web de corectură în care vă inserați textul? Cu siguranta sunt ... Citeste mai mult fiecare dintre e-mailurile dvs.

9. Afișează numere ca numere

Dacă numere precum statistici, date, date, ora etc. sunt importante în mesajul dvs., afișați-le sub formă de cifre, mai degrabă decât să le scrieți (12, în loc de doisprezece).

Studii de urmărire a ochilor au arătat că ochii cititorului scanează în general textul, în timp ce „numerele opresc adesea ochiul rătăcitor”. Aceasta deoarece „numerele reprezintă fapte”. Numerele sunt date grele pe care mintea le poate alege rapid. Mintea cititorului presupune că aceste numere sunt o parte importantă a mesajului.

Rețineți acest lucru atunci când vă creați propriile e-mailuri. Dacă numerele sunt o parte importantă a mesajului dvs., afișați-le sub formă de cifre, astfel încât cititorul dvs. să poată filtra importanța din neimportant.

Crearea de e-mail pentru dvs.

În majoritatea locurilor de muncă, e-mailurile sunt o parte crucială în modul în care comunicăm cu colegii noștri. Indiferent dacă trimiteți 10 sau 100 de e-mailuri pe zi, să știți cum să creați mesaje eficiente este o abilitate pe care trebuie să o învățați.

După cum vedeți de sus, acest lucru nu este dificil. Modificări mici, cum ar fi e-mailurile mai succinte, citirea corectă sau schimbarea emoției scrisului dvs. pot avea un impact mare. Si cu instrumente gratuite de îmbunătățire prin e-mail 5 instrumente care vă pot ajuta să scrieți e-mailuri mai buneToată lumea încearcă să rezolve problema e-mailului. Așadar, să vorbim și despre obiceiul cel mai de bază dintre toate - arta de a scrie emailuri mai bune. Cu ajutorul unor instrumente cool. Citeste mai mult pentru a ajuta, nu există nicio scuză.

Aceste șanse nu numai că fac mai probabil ca e-mailurile dvs. să fie observate și răspunsuri, dar vor ajuta și la cultivarea unei imagini profesionale îmbunătățite despre tine.

Ce modificări ați făcut în modul în care scrieți e-mailuri care le-au îmbunătățit eficiența? Ne-ar plăcea să auzim!

Credite imagine: Îmbrăţişare de Hernán Piñera (Flickr), Semnul întrebării de Marco Bellucci (Flickr), Exemplu de marcă pentru corectură de volkspider (Flickr), E-mail de Dennis Sklay (Flickr)