Deveniți șef la e-mail: nu lăsați toată ziua

Publicitate

182.900.000.000 de e-mailuri.

182,9 miliarde.

Adică peste 25 de e-mailuri pentru fiecare minte umană de pe planetă.

Și asta este doar ce trimitem într-o singură zi (PDF).

Având în vedere volumul nebun de e-mailuri trimise și primite în fiecare zi, nu este de mirare că această comunicare electronică a devenit prea greu de gestionat pentru atât de mulți dintre noi. Dar nu vă faceți griji, iată câteva secrete de productivitate care vă pot ajuta să îmblânziți bestia.

Folosiți Răspunsuri Conserve

Nu pot sublinia importanța acestuia. Este posibil să răspundeți la multe e-mailuri în același mod, fie că este vorba despre un refuz al unei trimiteri, recunoașterea eforturilor unui coleg sau un simplu salut. Singurul lucru pe care trebuie să-l faceți absolut este să creați răspunsuri în conserve pentru majoritatea e-mailurilor dvs. cele mai utilizate.

Este foarte ușor de făcut a setat răspunsuri conserve în Gmail E-mail mai repede și mai bine cu răspunsuri conserveNu ai timp să gătești prânzul? Nici o problemă, apucă o cutie. Ai nevoie de ceva chow care să nu iasă rău? Ușor, obține niște conserve. Ești obosit să scrii aceleași răspunsuri la e-mail? Încercați e-mailuri conserve! Gândi...

Citeste mai mult sau orice alt client de e-mail. Oricât de rapid sunteți un dactilograf, nu sunteți mai rapid decât două clicuri ale mouse-ului, nu? Economisește-ți ceva timp și fă asta acum.

Configurați filtre și etichete / foldere

Cel mai bun mod de a aborda o suprasarcină este să o rezolvați mai întâi. Asta înseamnă să folosești filtre și etichete / foldere în căsuța de e-mail. Outlook are foldere, Gmail are etichete și ambele au filtre pe care le puteți configura pentru a vă orienta automat e-mailul către aceste foldere și etichete. Puteți configura filtre avansate 5 filtre Gmail pentru a ajuta la prioritizarea și organizarea căsuței dvs. primiteCe filtre ar trebui să aibă fiecare persoană în arsenalul lor, astfel încât inbox-ul lor să fie la fel de ordonat ca al meu? Sunt aici pentru a vă ajuta să începeți să configurați primele cinci filtre sau ... Citeste mai mult în Gmail în funcție de nevoile dvs. personalizate. De fapt, Gmail se oferă automat aduceți o anumită comandă la e-mail 6 moduri de a vă solicita căsuța de e-mailExistă altceva la fel de util, de prevalent și de frustrant ca o cutie de e-mail? A fost pentru totdeauna și continuăm să o utilizăm, și atâta timp cât îl utilizăm, oameni ca mine vor ... Citeste mai mult cu noua sa casetă prioritară.

Au nevoie de ceva timp pentru a configura și a clasifica bine, iar prima lună necesită o contribuție constantă din partea ta. Dar merită să-ți faci timpul pe termen lung. Nu puneți în grabă lucrurile sub etichete și filtre, gândiți-vă și categorizați-vă bine, deoarece aceasta este automatizarea pe care o va folosi inbox-ul dvs. pentru tot restul vieții.

Este cel mai bine să fac o verificare în trei pași înainte de a filtra un e-mail:

1. Întrebați-vă care ar fi cel mai bun nume de etichetă / folder (indiferent dacă există sau nu) pentru acest mesaj.
2. Verificați dacă numele respectiv există deja și, dacă nu, creați-l.
3. Întrebați-vă dacă acest nume ar trebui să fie o entitate separată sau subcategorizată într-una dintre dosarele existente.

Faceți acest lucru în mod regulat și inbox-ul dvs. va fi magic mai curat.

Luați lista de activități în altă parte

Spune-i cu mine: „Mesaje primite nu sunt lista ta de activități.” Vivek Haldar de la Google a scris despre asta în urmă cu ceva timp și nu am putut fi de acord mai mult. Iată care este Haldar:

Email-ul este un loc îngrozitor pentru o listă de tot. Nu prea am cum să abordați prin e-mail GTD. Un e-mail nu este acționabil. După ce l-ai citit și l-ai înțeles, s-ar putea să sfârșești cu o acțiune clară, dar căsuța de e-mail nu este locul unde să o faci.

E-mailul dvs. este despre comunicare, așa că permiteți-l să fie vorba despre asta. Există o mulțime de aplicații fantastice pentru liste de activități, și recomand foarte mult Any.do sau Wunderlist Wunderlist - Cea mai bună aplicație de făcut pe iPhone [iOS]Wunderlist este una dintre cele mai simple metode de a urmări ceea ce trebuie să faceți. Are o interfață de utilizator elegantă, care are sens. Oricine poate să-l ridice și să-și dea seama cum ... Citeste mai mult .

Dezabonați-vă de la gunoi

Nu credeți câte buletine informative și alte e-mailuri necomestibile vă blochează inbox, în ciuda unui filtru de spam. Și odată ce dezordinea începe să se construiască, poate scăpa rapid de sub control. Pentru a-l opri în piesele sale, trebuie să începeți să vă dezabonați și există un truc cu adevărat ușor pentru a face acest lucru.

În clientul dvs. de e-mail, trebuie doar să căutați cuvântul „dezabonare”. Acesta este anexat la sfârșitul fiecărui buletin informativ, așa că veți vedea brusc o listă cu toate mesajele de masă din căsuța de e-mail. Acum deschide-le una câte una și dezabonează-te. Vă recomand să folosiți Gmail Previzualizați panoul când faci asta pentru a accelera lucrurile.

Există, de asemenea, suplimente și servicii dezabonați-vă rapid din listele de distribuție Ștergeți-vă Inbox: dezabonați-vă rapid de la mai multe buletine informative cu aceste instrumenteDezabonarea de la buletine informative înseamnă mai mult decât spam. Majoritatea buletinelor informative care ne completează căsuța de e-mail nu vând medicamente sau nu oferă bani premii - sunt buletine de știri autentice de la companii de încredere la care noi înșine s-au abonat ... Citeste mai mult sau grupează-le în teste prin e-mail.

Întrebarea de aur de a pune fiecare e-mail

Acesta este biggie-ul și este ceea ce m-a ajutat să păstrez cea mai mare supraîncărcare a mesajelor primite în ultimul an. Tom Stafford de la BBC Future a oferit o întrebare de aur pentru a vă pune atunci când deschideți orice mesaj:

„Dacă nu aș avea aceste informații în căsuța de e-mail, aș pleca în căutarea acesteia?”

Dacă răspunsul este nu, nu răspundeți și nu apăsați ștergeți fără să îl deschideți. Este atat de simplu. Nu, nu veți pierde nimic imens - o fac de un an și funcționează de fapt. Iată explicația lui Stafford pentru aceasta:

Nicăieri nu este mai aparent decât e-mailul de grup și avalanșa de răspunsuri care apar invariabil. Înfruntați-vă amintindu-vă că nu toate răspunsurile la e-mail trebuie să fie răspunse, că o mulțime de probleme vor fi - și ar trebui tratate - de alte persoane. Întrebați-vă: „Dacă nu aveam aceste informații în căsuța de e-mail, aș pleca în căutarea acesteia?” Majoritatea când răspunsul este probabil „nu” și acesta este un semn că altcineva vă controlează Atenţie.

Partajează-ți e-mailurile

Fiecare are propriile sale e-mail-uri pentru a gestiona dezordinea și cel mai bun mod de a învăța este prin partajarea lor. Avem și noi ai noștri Ghid Gmail pentru toată lumea Ghidul utilizatorului Power pentru GmailAcest Ghid Gmail gratuit este destinat celor care utilizează deja Gmail ca client de e-mail și doresc să profite la maximum de numeroasele sale caracteristici de productivitate. Citeste mai mult . Ajută, la fel și sfaturile utilizatorilor profesioniști. Dacă Stafford nu ar fi scris acel articol, tot m-aș îneca în mesaje și îi sunt mereu recunoscător pentru asta.

Așa că spune-mi, cum te descurci suprasolicitare prin e-mail 3 sfaturi pentru a face față supraîncărcării prin e-mail în Gmail [Afișați și spuneți]Cei mai mulți dintre noi suferim de supraîncărcare informațională. A fi copleșit de e-mailuri private nu poate fi o problemă importantă și ignorarea jumătății de e-mailuri este de fapt acceptabilă într-un anumit grad. Cu toate acestea, într-o viață profesională ... Citeste mai mult ? Nu există răspunsuri greșite aici, oameni buni.

Credite imagine: Pete, Lars Plougmann