Redescoperiți etichetele Gmail și în cele din urmă îmblânzați-vă Inbox

Publicitate

Mai devreme sau mai târziu, inbox-ul Gmail al tuturor devine o mizerie copleșitoare. Există o mulțime de trucuri pentru a face față supraîncărcării prin e-mail, dar este posibil să ai un singur drept sub nasul tău: etichete Gmail vechi vechi.

Etichetele sunt în jur de mult timp, așa că au devenit aproape locuri orbe pentru mulți dintre noi. Am fost un utilizator Gmail de la înființare, dar nu am folosit niciodată etichete până de curând. S-a schimbat în întregime modul în care abordez e-mailul, ajutându-mă în sfârșit să-mi îmblânzesc primirea.

Utilizarea cu succes a etichetelor depinde de câteva principii fundamentale de productivitate, la fel ca orice sistem de management de făcut. Iată trucurile care m-au ajutat și vă pot ajuta și pe voi.

Etichetele nu ar trebui să te facă să gândești

Aplicarea unei etichete trebuie să fie mecanică; acțiunea pe care o întreprindeți pe baza unei etichete ar trebui să fie mecanică.

Aceasta este poate cea mai importantă parte a utilizării etichetelor în Gmail. Inițial, veți fi tentat să veniți cu o listă lungă de etichete. „Fiecare sarcină sau e-mail este unică”, îți vei spune singur. Evitați să cădeți în această capcană. Cu cât ai mai multe etichete, cu atât te fac să te gândești, cu atât îți ia mai mult timp. Trebuie să

oboseală activă luptă cu decizie Cum să formezi un nou obicei atunci când pare prea greu de continuatObiceiurile nu se formează peste noapte. În fiecare an, facem aceste rezoluții care necesită modificări majore. Dacă doriți un obicei nou, trebuie să fiți gata pentru capcanele și cum să le depășiți. Citeste mai mult , așa este ceea ce ar trebui să fie etichetele.

Aveți cât mai puține etichete. Fiecare etichetă trebuie să servească unui singur scop. Ca regulă mare, utilizați aceste etichete primare și adăugați încă cinci, care sunt specifice nevoilor dvs. de muncă.

Cele 5 etichete primare: astăzi, Așteptat, Așteptat, A face, Răspunde

Mai mulți experți inbox recomandă efectuând o scanare zilnică a e-mailului dvs. dimineața Cum să învingi dependența de e-mail urmărind obiceiurile de mesaje primiteE-mail-ul îți răstoarnă zilele și este înfiorator în acest sens. Puteți prelua controlul asupra timpului. Dă-ți seama cât timp dedici e-mailului acum și fură-l înapoi. Citeste mai mult , deci știi ce să faci cu fiecare e-mail. Tratați această scanare ca fiind momentul pentru a vă aranja mesaje primite, la fel cum v-ați aranja lista de activități.

regula zero de gestionare a e-mailului: dacă îl puteți șterge, ștergeți-l. Pentru mesajele pe care nu le puteți șterge, le puteți clasifica, de obicei, cu aceste cinci etichete principale:

1. Azi: Marcați acest lucru pe orice e-mail care are o acțiune care trebuie luată astăzi. Este în regulă dacă un e-mail este marcat astăzi, precum și altceva; ideea este să știți că acest e-mail este relevant în ziua de azi.
2. A face: Dacă un e-mail are un proiect sau o sarcină pe care trebuie să o efectuați astăzi, atunci marcați-o cu această etichetă. Punctul cheie: sarcina trebuie să fie mai mult decât să răspundă la acel e-mail. Puteți încerca cuplarea asta cu Sortd pentru a transforma Gmail într-o placă de sarcini asemănătoare cu Trello Transformați Gmail într-o tablă de lucru asemănătoare cu Trello cu SortdÎn forța de muncă modernă, e-mailul dvs. se transformă adesea în lista de sarcini. Ei bine, acum puteți obține organizarea în stil Trello chiar în Gmail cu o nouă extensie Chrome, Sortd. Citeste mai mult .
3. Răspuns: Marcați acest lucru pe orice e-mail care are nevoie de răspuns. Așadar, un e-mail ar putea fi marcat „Azi + de făcut + Răspunde” care indică faptul că conține o sarcină care nu este e-mail și trebuie să i se răspundă până la sfârșitul zilei.
4. În așteptare: Marcați acest lucru pe orice e-mail unde este important pentru dvs., dar trebuie să așteptați ca o altă persoană să ia măsuri. Am ridicat acest truc de la fondatorul ActiveInbox Sfaturile lui Andy Mitchell cu privire la gestionarea supraîncărcării prin e-mail Cum să faceți față listelor de supraîncărcare și de a face în e-mailuriE-mailul nu este doar comunicare, ci, în mare parte, dictează lista de activități. Să vorbim despre cele mai bune sfaturi pentru a conecta inbox-ul la productivitatea noastră cu Andy Mitchell - fondatorul ActiveInbox. Citeste mai mult .
5. Terminat: Cea mai importantă etichetă. Orice e-mail în care intrarea dvs. nu mai este necesară, marcați-o ca Efectuat. Nu sunt un fan al ștergerii e-mailurilor, deoarece prefer să am acea urmă de hârtie; și chiar dacă arhivați un e-mail, un răspuns al expeditorului îl va readuce în căsuța de e-mail. Ai nevoie de acel „Gata!” etichetă - mai ales dacă sunteți fan al metodei de productivitate a listei Done.

Etichetele sunt grozave ca Placebos!

De fiecare dată când primisem o nouă notificare prin e-mail, primul meu instinct a fost să deschid, să citesc, să răspund sau să șterg. A fost perturbator pentru fluxul meu de lucru. Dar acea notificare nesupravegheată m-ar deranja, așa că am sfârșit prin a întrerupe tot ceea ce făceam pentru a o aborda.

Acum, aplic doar o etichetă și mă întorc la muncă. Adresez e-mailul ulterior, odată ce lucrările mele curente sunt terminate. Aplicarea unei etichete îmi oferă satisfacția mentală că am interacționat sau am adresat e-mailul, fără să petrec timpul pe care altfel l-aș fi avut.

Etichetele sunt un placebo fantastic pentru cei care trebuie să facă în mod compulsiv ceva despre e-mailurile primite.

Etichetele ar trebui să fie ușor de accesat, aplicat și identificat

Gmail are o mulțime de instrumente pentru a face etichetele cât mai ușor de utilizat. Petreceți puțin timp personalizând aspectul etichetelor, vă va îmbunătăți utilizarea.

Mergi la Pictograma roată> Setări> Etichete să vă vedeți toate etichetele și să le gestionați. Aici, vă recomand și eu ascunzând majoritatea celorlalte elemente pe care le vedeți în bara laterală din stânga Gmail îmbunătățește etichetele folosind două extensii de laboratoare [Știri] Citeste mai mult , cum ar fi Trimitere prin e-mail, Schițe, Importante, Categorii, Cercuri și multe altele. Dacă etichetele dvs. apar mai întâi, devine mai ușor să le detectați și să le glisați și să le fixați pe e-mailuri.

De asemenea, codează-ți etichetele. Faceți clic pe pictograma minunată din orice etichetă din bara laterală pentru a alege culorile. Culorile simple aplicate etichetelor dvs. principale vă vor ajuta să le identificați cu ușurință. Folosesc o etichetă verde pentru „DONE!” - este satisfăcător să mă uit și să știu că nu mai trebuie să mă deranjez cu acest e-mail. În mod similar, marchează „Azi!” eticheta cu roșu aprins, astfel încât să-mi atragă mereu atenția.

Fără extensii, fără fricțiuni

Frumusețea etichetelor este că este încorporată în Gmail. Nu aveți nevoie de extensii de mestecare RAM pe care le puteți utiliza pe Chrome, dar nu în aplicația Gmail pentru mobil. Funcționează perfect ori de câte ori deschideți inbox-ul. Cele mai bune sisteme de productivitate sunt cele care îți ies în cale și asta sunt etichetele.

Dacă aveți un truc pentru a utiliza etichetele mai eficient în Gmail, ne-ar plăcea să auzim! Lasă-ți sugestiile în comentarii sau pune orice întrebare.

Credite imagine: Cairo