S-au hrănit cu întâlniri ineficiente? Trimite aceste 8 reguli șefului tău

Publicitate

Marea majoritate dintre noi știm cât de multe dintre întâlnirile de scurgere pot fi atât timp cât și productivitate. Dar dacă o întâlnire este bine organizată (și bine organizată), nu există niciun motiv pentru care nu poate spori productivitatea, sensul scopului și moralul, pentru fiecare participant.

Există o mulțime de conținut acolo de ce uram întâlnirile. Rândurile Facebook scrise într-un moment de frustrare completă din cauza oportunităților ratate, datorită în întregime unei întâlniri prost organizate, aparent inutile, care au tras cu mult peste timpul alocat.

Iată câteva reguli de urmat pentru întâlniri mai bune și pentru a vă asigura că nu pierdeți timpul tuturor. Aveți încredere în mine.

Aveți un scop și asigurați-vă că oamenii știu despre asta

Dacă sunteți pur și simplu pe toți pentru a da o actualizare sau a juca, aceasta este o prelegere. O prelegere nu este o întâlnire. Dacă trebuie să actualizați pe toți, trimiteți un e-mail sau postați tuturor pe un instrument de echipă, cum ar fi

lenevi care facilitează comunicarea în grup Slack face comunicarea în grup mai rapidă și mai ușoarăE-mailurile de grup pot ucide cu adevărat productivitatea. Este timpul să-i punem pe clienți de poștă să se odihnească și să utilizeze servicii de colaborare precum Slack lansat recent. Citeste mai mult . Acesta va fi o utilizare mult mai bună a timpului tuturor.

Dacă vă aflați într-o poziție în care într-adevăr este necesară o întâlnire (adică atunci când trebuie să puneți ceva în grup, să discutați lucrurile, să dați idei în jurul etc.), asigurați-vă că are un scop clar. De ce, exact, îi aduni pe toți?

Scop rău:„Pentru a încuraja toată lumea la ce se întâmplă”.

Scop mai bun:„Pentru a aduna idei, a stabili un program și a aloca acțiunile următoare fiecărui membru al echipei, astfel încât să putem derula cu succes lansarea produsului X360 până la sfârșitul lunii martie”.

Și vă rog, asigurați-vă că toți participanții știu scopul întâlnirii înainte de a se întâmpla. Dacă oamenii știu care vor fi rezultatele finale ale unei întâlniri, va fi mult mai probabil să se pregătească, și sperăm că s-ar fi gândit prin unele dintre subiectele puse în discuție, mai degrabă decât să se gândească la a zbura.

Creați o agendă clară și structurată

Scopul tău este destinația ta. Agenda dvs. este harta rutieră pentru modul în care veți ajunge acolo. Fără această foaie de parcurs, întâlnirile adesea scapă de sub control, nu se supun și nicăieri nu vor fi luate atât de multe decizii pe cât sperați. Dacă observați că întâlnirile voastre țin subiect, opriți discuția anterioară și aduceți-o înapoi cât mai curând posibil.

Structurați-vă agendele de întâlnire Creați cu ușurință agende de întâlnire folosind așteptările întâlnirii [iPad]Deși niciunul dintre noi nu așteaptă cu nerăbdare să participe la întâlniri, există, din fericire, o serie de aplicații online și mobile utile, cum ar fi AgreeDo, care fac sarcina de a planifica reuniunile mai ușor. Toate întâlnirile de succes încep ... Citeste mai mult folosind cu atenție un produs cum ar fi Întâlnirea așteptărilor (iPad) sau instrumente online cum ar fi MyCommittee și Minutes.io. Stabiliți un termen limită strict pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, oferind în același timp persoanelor individuale în funcție de ceea ce se așteaptă de la ele. Dacă doriți ca cineva să contribuie la o anumită discuție în ședință, anunțați-i! De exemplu:

Agendă

1. Declarație de scop pentru ședință și pregătire (5 minute)
2. Post-mortem la lansarea săptămânilor trecute - care au fost KPI-urile noastre (Kim să raporteze în acest sens). Ce a mers bine? ce nu? (15 min)
3. Idei despre cum putem crea conștientizare pentru următoarea lansare (toată lumea - vă rugăm să vă gândiți la câteva idei înainte de întâlnire) - (15 minute)
4. Decideți trei dintre aceste idei pentru a descrie mai multe înainte de următoarea ședință - (10 minute)
5. Alocarea următoarelor acțiuni fiecărui membru al echipei - (5 minute)

Asigurați-vă că fiecare are ce are nevoie

Mă tem să mă gândesc cât de mult timp este pierdut în fiecare an pe tot globul, datorită faptului că oamenii se întâlnesc la întâlniri nepregătite (inclusiv să nu știu cum să luați note de ședință corespunzătoare Faceți ca procesele verbale să funcționeze: cum să luați note eficiente în timpul unei întâlniriEste o abilitate pe care puțini oameni au perfecționat-o; procesele verbale perfecte de întâlnire. Înregistrarea evenimentelor vă scutește de dureri de cap mai departe. Iată cum iei minute efective într-o întâlnire. Citeste mai mult ). Împărtășește agenda cu toți participanții cu cel puțin câteva zile înainte de întâlnire, astfel încât să poată aduna tot ceea ce le este necesar.

Dacă aveți nevoie de un anumit membru al echipei care să aducă ceva, asigurați-vă că înțeleg cât de important este este, și că este tipărit (dacă este necesar) în avans, pentru a se asigura că nu se vor bloca într-o coadă pentru imprimantă. Ultimul lucru de care ai nevoie este ca participanții să se scuze - „Îmi pare rău, nu am avut nicio șansă să o pregătesc - o voi avea gata pentru săptămâna viitoare“. Acest lucru nu ajută pe nimeni.

Dacă organizați o întâlnire cu oameni care lucrează de la distanță, consultați detaliat „Ghid de întâlnire online Ghid de întâlnire online: software și strategieServiciile moderne de videoconferință sunt ușor de utilizat și sunt disponibile pentru aproape oricine are un computer sau un smartphone. Posibilitatea de a ne conecta și de a ne întâlni cu oamenii online înseamnă că nu mai suntem limitați de locația geografică. Citeste mai mult ”Plus, asigurați-vă că toată lumea știe să folosească orice instrument de conferință decideți să utilizați. Înainte de întâlnire, solicitați persoanelor să își verifice microfonul, camera web și să se asigure că au instalate pluginuri care ar putea fi necesare pentru lucruri precum Hangouts Google+ Sfaturi despre planificarea și organizarea de întâlniri eficiente cu Hangouts GoogleCu tehnologia Internet de azi, organizarea de întâlniri online poate fi atât eficientă, cât și rentabilă, mai ales dacă le planificați în prealabil și utilizați instrumente de economisire a timpului. În ultimele două luni am participat la întâlniri online ... Citeste mai mult .

Invitați doar persoanele care au nevoie

Nu invitați întreaga echipă doar ca să te simți ca marele șef. Invită doar persoanele de care ai nevoie. Adică, persoanele care sunt în măsură să vă ajute să atingeți scopul întâlnirii. Toți ceilalți pot fi actualizați ulterior citind procesele verbale ale ședinței sau printr-o discuție cu colegii lor la un moment mai convenabil.

Păstrați procesele verbale detaliate

Folosiți un produs cum ar fi Agreedo (liber sa ține minute detaliate Agreedo: Scrieți și gestionați-vă procesele verbale ale întâlnirii online gratisDe câteva săptămâni am căutat un site web sau o aplicație ușor de utilizat, care să-mi permită să păstrez și să păstrez procesele verbale ale ședințelor. Abordarea tradițională a documentelor text nu mai este una productivă ... Citeste mai mult la care vă puteți întoarce în mod fiabil și de fapt a intelege. Acest instrument vă permite să luați minute detaliate folosind comenzile rapide de la tastatură, să urmăriți rezultatele întâlnirilor (cum ar fi sarcinile îndeplinite) și să partajați aceste minute rapid și ușor cu echipa dvs. Dacă utilizați un iPad, puteți încerca, de asemenea MinuteTaker (7,99 USD) pentru rapoarte de întâlnire profesională MinuteTaker și întâlniri vă ajută să produceți rapoarte profesionale pentru iPadÎn Ghidul meu gratuit de întâlnire online MakeUseOf, unde am oferit câteva sfaturi pentru planificarea și organizarea de întâlniri pe Web, am făcut referire și la câteva minute, luând aplicații. În timp ce foarte puțini dintre noi ... Citeste mai mult .

Asigurați-vă că, atunci când oamenii citesc aceste minute, știu punctele / rezumatul principal al celor discutate și ce s-a decis, precum și posibilitatea de a se referi rapid la acest document pentru a ști ce trebuie ei înșiși Următor →.

Excluderea nu este întotdeauna mai bună decât incluziunea

Știu că (doar) am menționat că numai acei oameni care au cu adevărat nevoie ar trebui să participe la o întâlnire, dar, de fiecare dată, ar trebui să includeți pe toată lumea pentru o sesiune de jam mai informală, unde puteți sări toate ideile din jur, să discutați despre ceea ce ar putea îmbunătăți organizare.

Folosiți acest lucru ca o oportunitate pentru a construi o echipă mai puternică. Faceți acest lucru peste o masă sau o bere. Pune-ți niște mâncare gustoasă în birou și determină-i pe toți să-și ia o oră sau două din zi pentru a primi să-și cunoască mai bine colegii, în timp ce toți colaborează pentru a aduce unele îmbunătățiri companiei ca întreg. Din nou, aveți un scop și o agendă, dar încercați să faceți acest tip de reunire mai informal, mai puțin structurat, dar încă cu o temă de ansamblu, cum ar fi „Eficientizarea organizației” sau „Idei despre cum putem diversifica".

Alocați clar „Articole de acțiune următoare”

Înainte de a încheia ședința, asigurați-vă că toți cei din sală știu exact acțiunile pe care trebuie să le efectueze și calendarul acesteia. Acesta este un truc pe care David Allen l-a împins cu adevărat în cartea sa fantastică „Obtinerea lucrurilor‘. Oricare ar fi proiectul pe care lucrează cineva, asigurați-vă că urmează o acțiune clară care trebuie luată pentru ca acest proiect să se deplaseze înainte.

Pentru a reitera, aceasta trebuie să fie o acțiune specifică (sau un set de acțiuni), cu un termen strict, nu doar o idee largă care trebuie făcută „ASAP”. De exemplu

Următoarea acțiune următoare:„Rezumă lansarea lunii trecute”.

Mai bine următoarea acțiune:„Alcătuiți o foaie de calcul (cu câteva diagrame utile) care afișează API-urile noastre din perioada generală de lansare. Împărtășește acest lucru cu echipa de lansare, împreună cu trimiterea unui e-mail scurt care să explice modul în care crezi că a decurs lansarea. Vă rugăm să faceți asta până joi ”.

Cereți feedback

Mulți oameni se tem să-și critice „superiorii” sau colegii, așa că, după fiecare întâlnire, cereți oamenilor să lase feedback anonim printr-un formular online (există o listă cu un instrumente gratuite de sondaj online Asta spune toată lumea: 5 instrumente gratuite pentru sondaje online eficienteO perioadă, nu ai fi avut prea multe de ales cu privire la ce serviciu de sondaj să folosești, dar în zilele noastre există o mulțime de alegeri. Care este cea mai potrivită pentru tine? Citeste mai mult aici). Aflați ce au crezut oamenii despre întâlnire - a fost prea lung? S-a simțit util pentru ei? Au fost ascultate opiniile lor? Cum ar putea fi îmbunătățită întâlnirea data viitoare?

Indiferent de feedback-ul primit, asigurați-vă că nu-l ignorați. Evoluează-ți întâlnirile pentru a te asigura că funcționează bine pentru toți cei implicați.

În general, urmând aceste reguli simple pentru a vă asigura că întâlnirile dvs. sunt bine pregătite și bine desfășurate, veți putea pentru a scurta lungimea și a crește eficiența întâlnirilor dvs., păstrând frustrarea tuturor până la minim!

Și tu? Dacă întâlnirile dvs. s-ar desfășura mai mult așa, credeți că acestea ar fi mai eficiente?

Credit imagine: Woodleywonderworks, intalnire de echipa, prin Flickr