Sfaturi și șabloane pentru crearea unei scheme de lucru în Excel

Publicitate

Crearea unui program de lucru este nu uşor. Indiferent dacă echipa dvs. de angajați este la fel de mare ca câteva zeci sau la fel de mică ca o mână, găsirea unei modalități de a se potrivi orelor tuturor, a atinge minimele și a menține echipa fericită este greu. Din fericire, Excel poate ajuta la crearea acestuia mult Mai ușor.

Șabloane Excel Un șablon Excel pentru fiecare ocazieSăriți curba abruptă de învățare și ordonați-vă viața cu puterea șabloanelor Excel. Am compilat o selecție de șabloane de actualizare automată pentru urmărirea bugetelor, gestionarea proiectelor și multe altele. Citeste mai mult rămân unul dintre cele mai utile instrumente din istoria informaticii. Sunt minunate pentru gestionarea sarcinilor și proiectelor 10 șabloane puternice de gestionare a proiectelor Excel pentru urmărireȘabloanele gratuite de gestionare a proiectelor sunt cele mai bune. Obțineți aceste șabloane de foi de calcul Microsoft Excel pentru urmărirea oricărui proiect. Citeste mai mult

, păstrarea finanțelor în ordine 15 șabloane de foi Excel pentru gestionarea finanțelorÎntotdeauna ține evidența sănătății tale financiare. Aceste șabloane gratuite de foi de calcul Excel sunt instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă gestiona banii. Citeste mai mult , urmărirea progresului de fitness 10 șabloane Excel pentru a vă urmări sănătatea și starea de fitness Citeste mai mult , si doar rămânând organizat în general 10 șabloane de foaie de calcul uimitor de utile pentru a vă organiza viațaViața ta este o mizerie de termene pierdute, cumpărături uitate și angajamente încălcate? Pare că ai nevoie să te organizezi. Citeste mai mult - dar programarea este o zonă în care Excel într-adevăr strălucește.

5 sfaturi importante atunci când faceți o programare

Înainte de a vă scufunda în procesul de planificare efectiv, țineți cont de următoarele considerente. Vor ușura întregul proces și vor reduce cantitatea de stres care te acumulează. Planificarea nu va fi niciodată ușoară, dar nu trebuie să fie un coșmar.

Cunoașteți preferințele angajatului. Felul de preferințe pe care le puteți ține cont atunci când programarea va fi diferită de la un câmp la altul (de exemplu, retail cu privire la depozit), dar este important să măcar încercați să vă adăpostiți lucrătorii.

Au unii angajați înclinați spre dimineață? Sau poate serile? Câte ore dorește fiecare angajat pe săptămână? Există restricții de calendar, cum ar fi dorința de a lucra duminica? Unii angajați au sinergie și compatibilitate?

Nu vă puteți caza toata lumea, dar este un obiectiv bun pentru a ajuta, deoarece poate îmbunătăți productivitatea și atmosfera - dar cel mai important va crea încredere, iar încrederea merge mână în mână cu respect.

Urmăriți solicitările de absență a angajaților De parcă nu ar fi destul de greu să jonglăm toate preferințele angajaților, există probleme care țin de timp, care vor apărea din când în când. De exemplu, cineva are nevoie de câteva zile pentru a-și lua vacanța sau pentru a jeli un membru al familiei pierdute.

Din fericire, acest lucru poate fi păstrat simplu folosind un instrument versatil precum Google Calendar 10 caracteristici minunate Google Calendar pe care ar trebui să le încercați Citeste mai mult sau a plugin de calendar pentru Thunderbird 5 Extensii la Adăugarea Calendarelor și Task Manager la Thunderbird 3 Citeste mai mult . O aplicație de listă de calitate pentru a face Todoist (motive pentru a face upgrade la Todoist Pro Cât de mult mai productiv este ToDoist Premium? Iată 6 motive întemeiate pentru a face upgradeAm continuat să folosesc ToDoist gratuit o perioadă. Dar continua să vină împotriva lucrurilor pe care voiam să le fac și nu le puteam face. Memento-uri prin e-mail. Adăugarea de note la sarcină. Lucruri care ar adăuga într-adevăr o mulțime întreagă ... Citeste mai mult ), WorkFlowy (al nostru Recenzie WorkFlowy Listare în stil Zen și Management de proiect cu WorkFlowy Citeste mai mult ), sau Wunderlist (al nostru Recenzie Wunderlist Lista Wunderlist: Ușor de utilizat, versatil și multiplă platforme de gestionat Citeste mai mult ) poate să funcționeze bine, de asemenea.

Faceți programul înainte de timp. Evident, nu poți să-l faci de asemenea cu mult înainte de timp, în cazul în care situațiile se schimbă, dar evita cu siguranță așteptarea până cu o zi înainte. O regulă bună are aproximativ o săptămână înainte.

Dacă doar amânarea a fost atât de ușor de învins, nu? Toată lumea se luptă să facă lucrurile într-un anumit grad, motiv pentru care am scris multe despre strategii anti-procrastinare 5 strategii de procrastare pentru a deveni mai productiv Citeste mai mult , evitarea distragerilor de pe Internet 6 sfaturi Prevenirea procrastinării pe InternetSunt un maestru al procrastinării. Poate că și tu ești. Există milioane de oameni care suferă de amânare amânată și este o adevărată scurgere a productivității și eficienței. Lucrul ciudat este că multe dintre ... Citeste mai mult , și cu adevărat depășirea amânării Cum să opriți procrastinarea: Singura rezoluție de Anul Nou pe care trebuie să o setațiLoviti obiceiul de amânare și începeți să luați măsuri fără a aștepta momentul potrivit. Oprirea amânării este singura rezoluție de anul nou de care ai nevoie. Iata de ce. Citeste mai mult .

Făcându-vă programele înainte de timp, vă oferiți ceva spațiu de respirație în cazul în care trebuie să se facă schimbări bruște.

Alocați mai întâi cele mai importante schimburi. Prin „cel mai important”, ne referim la „non-negociabil”. Dacă cineva are nevoie să lucreze într-un anumit schimb, completează-l mai întâi și pune-l în piatră. Odată ce toate turele necesare sunt completate, este mai ușor să amestecați și să potriviți celelalte schimburi cu angajații disponibili.

Și țineți minte întotdeauna cel puțin o situație. În mod ideal, ați crea mai multe planificări (de exemplu, planul A, planul B etc.), dar care poate dura mult timp, așa că la cel puțin ar trebui să identificați angajații cu care este cel mai probabil să se confrunte și să aibă un plan de rezervă în cazul în care aceștia do.

Faceți programul ușor accesibil. Lăsați lucrătorii să vadă programul în prealabil este bine din două motive: pot evidenția orice erori și vor aprecia capul, astfel încât să își poată planifica propriile săptămâni în jurul programului.

Întrucât vom folosi șabloane Excel pentru a crea programele noastre de lucru, opțiunea preferată este să încărcați-le direct pe Google Drive Conectare Google Drive și partajare fișiere simplificateGoogle Drive este un serviciu online de stocare în cloud și birou online, care vine cu stocare gratuită de 15 GB și opțiuni ingenioase de colaborare. Vă arătăm cum să îl accesați și să partajați documente cu alții. Citeste mai mult . Se va converti la Alternativa pentru foi de calcul Google Excel vs. Fișele Google: Care dintre ele este mai bun pentru dvs.?Chiar ai nevoie de Excel? Atât soluțiile desktop cât și cele online au avantajele lor. Dacă aveți probleme în a alege între Excel și foile Google pentru gestionarea foilor de calcul, permiteți-ne să vă ajutăm să vă decideți. Citeste mai mult și vă permite să-l împărtășiți, astfel încât ceilalți să poată vedea. Ascultă acestea sfaturi pentru foi de colaborare Google 5 Setări pentru fișele Google esențiale pentru lucrul în echipăFolii Google are mai multe funcții pentru a sprijini introducerea și procesarea colectivă a datelor decât credeți. Vă vom prezenta funcțiile și funcțiile Google Sheets care sunt esențiale pentru proiectele de grup. Citeste mai mult dacă ești nou.

Și nu vă faceți griji pentru securitate. Dacă nu manipulați secretele guvernamentale, Fișele Google sunt suficient de sigure Cât de sigure sunt documentele dvs. în Google Drive? Citeste mai mult pentru utilizatorii de zi cu zi ca tine și ca mine.

Descărcări de șabloane gratuite Excel

Cu aceste sfaturi din drum, iată o serie de șabloane Excel extraordinare, concepute special pentru a ajuta angajatorii să planifice programele lucrătorilor pentru săptămână. Încă va fi o muncă grea, dar mult mai ușor dacă utilizați unul dintre aceste șabloane.

Șabloanele sunt disponibile ca fișiere XLSX pentru Excel 2007 și versiuni ulterioare.

Program complet de schimb de lucru

Acest program de schimb de lucru până la Spreadsheet123 este unul dintre șabloanele mai cuprinzătoare. Este suficient de bun pentru a rivaliza cu unele dintre software-ul de planificare disponibil pentru descărcare pe web, totuși acest șablon este disponibil complet gratuit.

Când îl deschideți, veți găsi diferite fișe pentru: Registrul angajaților, Programul de schimb de lucru, Cartea de timp, Bugetul salariului, Participarea, Ocuparea, Setările și Ajutor. Foaia de ajutor este un mini-tutorial care vă va arăta cum să începeți cu programul.

Sincer, vă recomandăm foarte mult acest lucru. Avem câteva alte sugestii sub aceasta, dar niciuna nu este la fel de bună și ar trebui să verificați doar le scoate dacă acesta este excesiv de complicat pentru ceea ce vrei să faci (ceea ce este cu siguranță valabil plângere).

Descarca:Programul schimbului de lucru

Program săptămânal de schimb

Acest program de schimb săptămânal de Sisteme de management de afaceri s-ar putea să nu fie la fel de cuprinzător ca cel de mai sus, dar este excelent pentru echipele mai mici. Este mai simplu, ceea ce înseamnă că este mai ușor de învățat și mai ușor de utilizat. Foarte recomandat pentru cei care doresc un programator la jumătatea drumului.

Este livrat cu trei foi: Program, schimburi și angajați. Tot ce trebuie să faceți este să enumerați angajații și tarifele lor pe oră în foaia Angajați. Apoi, definiți ora de început și ora de sfârșit pentru fiecare schimbare disponibilă în foaia Schimbări. După aceea, foaia de programare automată devine explicativă.

Singurul dezavantaj este că poate merge până la 20 de angajați și 9 schimburi definite, ceea ce îl face excelent pentru operațiuni mici și mijlocii, dar implauzibil pentru companii mai mari.

Descarca:Programul de lucru al angajaților

Programul zilnic de schimburi

Poate nu aveți nevoie de toate clopotele și fluierele automate care vin cu cele două șabloane menționate mai sus. Poate preferați să faceți lucrurile cât mai manual și tot ce aveți nevoie este un program de bază cu adevărat de bază. Dacă da, atunci folosiți-o pe cea oferită de Vertex42.

Acest șablon nu face acest lucru orice muncește deloc. Singurul său scop este să vă ofere un program predisemnat pe care îl puteți completa manual. După ce ați terminat, puteți să-l imprimați (sau să îl încărcați online) pentru ca toți să-l vadă și este destul de ușor să începeți din nou în fiecare săptămână.

Descarca:Shift Schedule Schedule

Excel vă face viața mai ușoară încă o dată

Simțiți-vă liber să modificați aceste șabloane în funcție de nevoile dvs., dacă nu sunt absolut perfecte pentru dvs. (atât timp cât nu le redistribuiți). Dacă doriți să personalizați, dar nu știți de unde să începeți, vă recomandăm învățarea formulelor Excel Aveți nevoie de ajutor cu formulele Excel? 7 resurse de consultatExcel este standardul de aur al foii de calcul. Dacă vi se cere să utilizați Excel și totuși trebuie să vă familiarizați cu acesta, aceste resurse vă vor introduce rapid elementele de bază și multe altele. Citeste mai mult primul.

Și înainte de a începe să imprimați programele finalizate, verificați acestea sfaturi pentru imprimarea foilor Excel 7 Sfaturi de imprimare Excel: Cum să imprimați foaia de calcul pas cu pasAveți probleme la imprimare de la Microsoft Excel? Acest ghid vă va arăta cum să imprimați perfect o foaie de calcul Excel. Citeste mai mult pentru a vă asigura că totul iese cum trebuie.

Ce șablon este preferatul tău? Ne-a lipsit vreunul bun? Aveți sfaturi sau trucuri pentru programarea angajaților dvs.? Distribuie cu noi în comentariile de mai jos!

Credite imagine: Fișă de timp săptămânală de Andrey_Popov prin Shutterstock, Planificarea sarcinilor de către credință prin Shutterstock, Ilustrația stației de lucru de către credință prin Shutterstock, Programul gol de xtock prin Shutterstock