3 sfaturi pentru a face față supraîncărcării prin e-mail în Gmail [Afișați și spuneți]

Publicitate

Cei mai mulți dintre noi suferim de supraîncărcare informațională. A fi copleșit de e-mailuri private nu poate fi o problemă importantă și ignorarea jumătății de e-mailuri este de fapt acceptabilă într-un anumit grad. Cu toate acestea, într-o viață profesională, nu numai că sunteți așteptat să găsiți modalități de a face față tuturor celor care vin canale, trebuie să prelucrați informațiile, adică să transmiteți, să răspundeți, să discutați, să urmăriți și urmare.

La MakeUseOf am scris o mulțime de articole despre diferite modalități de a utiliza Google Mail și cum să profitați la maxim. Dar ce caracteristici și tehnici folosesc cu adevărat oamenii care primesc sute de e-mailuri pe săptămână? Cum urmărim zeci de sarcini și rămânem totuși în fruntea inundației de poștă zilnică? În timp ce nu pot vorbi pentru colegii mei, cu siguranță pot vorbi pentru mine. Folosesc Google Mail pentru a gestiona e-mailurile și majoritatea sarcinilor mele și cu acest articol aș dori să vă împărtășesc „trucurile mele magice” cu voi.

Filtrarea e-mailului de intrare

Pentru mine, un pas esențial pentru a face față inundațiilor a fost să creez filtre pentru poștele primite. Dacă primiți mai mult de trei sau patru e-mailuri pe zi și dacă primiți în mod repetat e-mailuri specifice, de exemplu notificări, buletine informative sau mementouri, v-aș recomanda cu tărie să configurați filtre.

Am creat peste 20 de filtre, care sortează poșta sub 15 etichete cheie (similare cu folderele), de exemplu, pentru a avea grijă de comentarii notificări, e-mailuri legate de răspunsurile MakeUseOf, inclusiv întrebări noi și publicate sau e-mailuri legate de Sound Sunday.

Primesc o mulțime de mailuri pe care nu trebuie să le citesc, cel puțin nu în căsuța de e-mail, de exemplu, întrebările noi trimise la Răspunsurile MakeUseOf. Totuși îmi place să am o copie în căsuța de e-mail, de exemplu, pentru a trimite o întrebare unui coleg sau pentru a-i răspunde prin e-mail. Cu toate acestea, din moment ce nu trebuie să citesc aceste e-mailuri, am creat un filtru pentru a le sorta și marca astfel cum au fost citite.

Deci, de fiecare dată când văd un număr îndrăzneț care apare lângă una dintre etichetele mele, știu că există mailuri pe care trebuie să le citesc. În funcție de ce este eticheta, am citit-o imediat (de ex. Inbox) sau am dat la o parte o bucată de timp pentru a citi colectiv toate e-mailurile din acea categorie (de exemplu, notificări pentru comentarii).

Dacă doriți să aflați mai multe despre configurarea filtrelor în Google Mail, vă recomand articolul 3 mari exemple de utilizare a filtrelor Gmail pentru productivitate 3 mari exemple de utilizare a filtrelor Gmail pentru productivitate Citeste mai mult . Conține câteva sfaturi grozave pentru configurarea listelor de activități prin e-mail, gestionarea mementourilor sau filtrarea evenimentelor din calendarul Google.

Prioritizarea

Așa că ați configurat filtre pentru e-mailurile pe care le primiți în mod regulat, dar inbox-ul dvs. tinde totuși să fie plin de chestii mai puțin importante? Google Mail are o soluție pentru asta și se numește Inbox Prioritate. Este ușor de configurat sub> Setări > Inbox. În mod implicit, acesta va afișa următoarele etichete în partea de sus a căsuței de e-mail: e-mailuri importante și necitite, e-mailuri stelate și orice altceva în căsuța de e-mail. Puteți să-l personalizați pentru a include o altă etichetă importantă sau puteți modifica sau elimina una dintre cele menționate mai sus.

Pentru o introducere detaliată a Prioritar Inbox, consultați articolul Inbox Inmail cu prioritate Gmail rezolvă problema bacn Inbox Priority Gmail rezolvă problema Bacn Citeste mai mult .

Urmărirea

Puteți urmări diferitele e-mailuri prin etichetarea automată sau manuală a acestora. Dacă trebuie să marcați manual zeci de e-mailuri în fiecare zi, cu toate acestea, etichetarea poate fi destul de obositoare, deoarece este nevoie de mai multe clicuri de mouse și de o oarecare coordonare. Ceea ce funcționează mult mai bine pentru mine este reprezentat de e-mailuri.

Una dintre principalele mele sarcini editoriale este de a urmări comentariile. Aceasta include orice comentarii pe MakeUseOf care trebuie abordate, comentarii notabile în general, cele mai bune comentarii personal, cele mai bune comentarii pentru concursul cu cel mai bun răspuns al săptămânii (Răspunsuri MakeUseOf) și comentarii câștigătoare ale acelui concurs. De obicei, am între 50 și 100 de comentarii marcate la un moment dat și folosesc cinci etichete diferite pentru a diferi între ele. Pot accesa toate e-mailurile marcate prin eticheta Starred, care îmi permite să mă ocup rapid de toate, iar această etichetă tinde să fie foarte colorată.

Pentru termenele sau e-mailurile pe care vreau să le urmăresc, transform e-mailurile în sarcini, așa cum este descris în acest articol minunat: 4 pași simpli pentru realizarea și menținerea inboxului zero în Gmail 4 pași simpli pentru realizarea și menținerea Inbox Zero în Gmail Citeste mai mult

Toate lucrurile mici

Am creat o serie de setări mici, care facilitează tratarea e-mailurilor pentru mine. Este de la sine înțeles că folosesc vizualizarea conversației cu filet. Majoritatea celorlalte setări mici sunt furnizate prin funcțiile Google Labs, iar mai jos este o listă cu preferatele mele.

• Auto-avans…
  pentru a afișa automat următoarea conversație după procesarea e-mailului anterior.
• Implicit „Răspundeți la toate”…
  deoarece majoritatea mesajelor mele de ieșire sunt destinate mai mult de un destinatar.
• Previzualizare primire…
  pentru că abia aștept să văd ce mă așteaptă în timp ce GMail se încarcă.
• Mută ​​coloana pictogramă…
  deoarece mi se pare mai ușor să le scanați atunci când sunt pe partea stângă.
• Trimiteți și arhivați…
  pentru a salva un clic și a face ca acea primire să se golească mai rapid.

Concluzie

Dacă încă aștepți un truc magic, mă tem că trebuie să te dezamăgesc. Nu există nicio magie implicată în a ține la curent lucrurile! În general, este nevoie doar de câteva strategii simple și multă disciplină.

Dacă sperați serios la un truc îngrijit, încercați acest lucru 1 Sfat extraordinar de Gmail despre care nu știți. 1 grozav pont de Gmail despre care nu știți. Serios. Citeste mai mult

Și multe alte sfaturi grozave puteți găsi aici:

• Cum să vă transformați Inbox-ul Gmail într-o listă de lecturi Cum să vă transformați Inbox Gmail într-o listă de lecturăDacă sunteți adesea pe Gmail, cel mai probabil știți câte lucruri puteți face cu acesta (în afară de lecturi și trimitere de e-mail). Am împărtășit deja câteva sfaturi despre cum ... Citeste mai mult
• Cum să căutați e-mailuri în Gmail în mod eficient Cum să căutați e-mailuri în Gmail în mod eficient Citeste mai mult
• 4 modalități de a seta Gmail ca e-mail implicit în browserul dvs. 4 modalități de a seta Gmail ca e-mail implicit în browserul dvs.Deoarece utilizatorii migrează încet datele către Cloud, un cont de e-mail a devenit un lucru dat, Google Mail fiind alegerea principală. Neimpresionat de aceste evoluții, Windows continuă să lege link-uri de legătură prin e-mail (a.k.a ... Citeste mai mult
• 3 lucruri Pro Utilizatorii Gmail s-au instalat în conturile lor 3 lucruri Pro Gmail Utilizatorii s-au instalat în conturile lor Citeste mai mult

Câte e-mailuri primiți pe zi și cum vă ocupați de ele? Aveți sfaturi și trucuri GMail pe care nu le-am acoperit? Sau există un motiv pentru care utilizați un client de e-mail diferit?