6 modalități de a obține oameni ocupați pentru a răspunde la e-mailurile voastre

Publicitate

Când te plimbi pe cineva pe stradă și îți spui salut, cum te face să te simți atunci când nu-ți spune un spate? Este uimitor cât de mică poate lipsi de recunoaștere poate face o persoană să se simtă, dar este, de asemenea, uimitor doar cât poți face pentru a încuraja un răspuns. La fel se întâmplă și cu e-mailurile.

Acum, imaginați-vă scenariul invers. Treci pe cineva pe stradă și se uită scurt la tine, spune salut și apoi privește repede. Cât de probabil ai să spui salut înapoi? Acum imaginați-vă o persoană care vă privește drept în ochi, zâmbind larg și spunând salut - chiar folosind numele dvs.! Șansele sunt mult mai bune, încât vei fi inspirat să răspunzi în natură.

Același lucru este din nou, este valabil și cu e-mailurile. Cu excepția, în loc de expresiile faciale sau tonul vocii, există un set cu totul diferit de reguli atunci când vine vorba de e-mailuri care va încuraja sau descuraja o persoană să apese pe butonul „răspunde” și să răspundă tu. În această postare, voi împărtăși câteva trucuri pe care le-am învățat de-a lungul anilor - sfaturi care vă vor spori mult succesul prin obținerea de răspunsuri pe e-mail, chiar și de la oameni foarte ocupați.

De ce ai nevoie de un răspuns?

Când mi-am schimbat locul de muncă în urmă cu câțiva ani, am început să lucrez într-o companie în care oamenii erau mult mai ocupați decât la ultimul meu loc de muncă. Oamenii abia aveau timp să termine munca de proiect, așa că au devenit e-mailurile care răspundeau o sarcină în prioritizarea 5 filtre Gmail pentru a ajuta la prioritizarea și organizarea căsuței dvs. primiteCe filtre ar trebui să aibă fiecare persoană în arsenalul lor, astfel încât inbox-ul lor să fie la fel de ordonat ca al meu? Sunt aici pentru a vă ajuta să începeți să configurați primele cinci filtre sau ... Citeste mai mult . Am aflat curând că, dacă nu respectam un anumit format și nu am abordat când trimit prin e-mail persoane, s-ar putea să nu primesc un răspuns timp de multe zile, dacă nu.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți atunci când trimiteți un e-mail - în special cu cineva extrem de ocupat - este să faceți un inventar rapid al propriilor motive pentru care le trimiteți prin e-mail. Dacă sunt ocupate și e-mailul dvs. nu este o problemă prioritară suficient de mare, va fi probabil eliminat undeva într-o listă de activități, trebuie tratat doar atunci când există mai mult timp pentru a vă concentra asupra problemei (dacă este cazul toate). Oamenii ocupați au greu de gestionat e-mailul. Cu cât sunt mai aglomerate, cu atât este mai puțin probabil să primiți un răspuns dacă nu vă jucați cărțile corect.

Dacă puteți justifica importanța problemei suficient pentru a justifica un e-mail, atunci, prin toate mijloacele, să începem.

Pune o întrebare - De preferat Despre ei

În 2012, cercetătorii de la Universitatea Harvard au realizat un lucru destul de frumos studiu aprofundat asta a implicat chiar scanări ale creierului și au descoperit că oamenii obțin de fapt un „zgomot biochimic” de la a vorbi despre ei înșiși. Cu cât o persoană este mai puternică - cu cât sunt mai mulți oameni extrem de ocupați - cu atât se bucură că vorbesc despre ei înșiși. La urma urmei, sunt doar atat de mult a spune, nu?

Aceasta înseamnă că, dacă încurcați morcovul cu o întrebare personală în e-mailul dvs., în mod esențial îl tentați persoană cu un nivel personal - oportunitatea pentru un pic de „zumzet” prin a împărtăși ceva despre ei înșiși tu. Iar unii oameni chiar le place foarte mult posibilitatea de a avea o cutie de săpun. Așa că dați-le.

Vă puteți întreba cum merge un proiect la care lucrează. Dacă sunteți foarte aproape de ei și vorbiți despre familie suficient de des, întrebați cum se desfășoară familia. Dacă există un joc mare despre care vorbește toată lumea - întrebați-i ce părere au. Oferă-le oportunitatea de a-ți răspunde și de a face o pauză de la gândirea la muncă atât de mult. Puteți urmări întrebarea dvs. cu întrebările legate de muncă pe care ați dorit să le puneți în primul rând, dar solicitarea unui aviz va declanșa această necesitate pentru un nivel ridicat.

Bonus suplimentar: folosiți ceva pe care îl aveți amândoi în comun. Copii. O dragoste de baseball. Orice ar fi - faceți prima conexiune personală. Persoana va fi mai puțin probabil să depună rapid e-mailul pentru mai târziu.

Alegeți o linie de subiect urgentă

Oamenii ocupați încep în mod natural să acorde prioritate e-mailurilor și, uneori, nu vor deschide nici măcar e-mailul pentru a face acest lucru. Vor arunca rapid o privire asupra subiectului. Deci, dacă doriți un răspuns rapid de la acești oameni, vă puteți imagina cât de important este subiectul. Dacă aveți nevoie de sfaturi despre cum să faceți acest lucru, vă recomand cu sfaturile lui Aaron despre cum să faceți acest lucru faceți subiectul dvs. să iasă în evidență Cum să faceți ca mesajul dvs. de e-mail să iasă în evidență într-o cutie poștală aglomeratăAți trimis vreodată un e-mail pe care ați considerat că este important doar să vi se răspundă multe zile mai târziu sau mai rău uitat? Acordat, uneori este în afara controlului dvs., dar puteți face lucruri ... Citeste mai mult într-o casetă de primire înghesuită.

Linia de jos este aceasta: Dacă aveți nevoie de un răspuns imediat, atunci de ce nu este subiectul dvs. precedat de „IMPORTANT:” sau „URGENT:”? Nu este nimic în neregulă în a face acest lucru și, de fapt, este util pentru persoanele ocupate care folosesc astfel de linii de subiect ca un indicator vizual al atacurilor primite în căsuța de e-mail. Doar nu o faceți pentru probleme stupide, neimportante sau veți deveni „băiatul care a plâns lup”, iar e-mailurile dvs. vor fi în cele din urmă ignorate complet!

Păstrați-l scurt și dulce

Aceasta este partea articolului în care mă fac ipocrit. Tipul care scrie 2000 de articole de cuvinte va spune SUA să-l păstreze scurt și dulce? Da. Exact asta voi face. Vorbim e-mailuri aici și iată lecția pe care domnul Wordy a învățat-o aici în primul an despre noul său loc de muncă: PILE. Este un acronim cu care tocmai am venit. Este vorba despre People Ignore Emails Long.

După aproximativ șase luni de oameni care ignoră e-mailurile mele lungi și elaborate, am încercat ceva nou. Am început să scriu e-mailuri foarte, foarte scurte, care au spus doar ideea. Nu am oferit detalii suplimentare, dar la sfârșitul e-mailurilor m-am oferit să ofer mai multe informații dacă doresc acest lucru.

Am început să-mi dau e-mailurile jos. Când m-am gândit că sunt suficient de scurte, am trecut și am mai tăiat câteva. Trebuie să vă întrebați, această linie este doar de prisos? Împărtășiți informații de dragul de a permite oamenilor să știe cât de mult știți - sau nu contează cu adevărat problema la îndemână? Tăiați cuvintele. Ia repede punctul. Când am început să fac acest lucru, am observat o scădere a ratei de răspuns. Dacă puteți transmite e-mailul pe o singură linie - cotele sunt destul de bune, veți primi un răspuns imediat.

Mita

Dacă vom fi sinceri aici, trebuie să recunoașteți că, prin natura lor, oamenii sunt o mulțime de autoservire. Când oamenii văd că ar putea exista „ceva în el” pentru ei, se simt mai obligați să ia măsuri. Puteți profita de acest lucru într-un e-mail închizând e-mailul cu ceva de genul: „Așadar, reveniți la mine cu un moment bun când puteți vorbi despre asta peste o ceașcă de cafea - pe mine!”

O ceașcă gratuită de cafea doar pentru a apăsa butonul de răspuns? Acesta este un stimulent bun. Și dacă problema este și mai importantă - spuneți, încercați să vindeți ceva sau să câștigați un client nou - mergeți mai departe și oferiți-vă să cumpărați prânzul. Această investiție mică va merita. Oamenii adoră un prânz gratuit.

Implicați un al doilea partid

Dacă ați trimis un email de câteva ori, ați încercat toate tactici enumerate mai sus și nu primiți încă niciun răspuns, atunci este timpul să scoateți armele mari. De obicei, rezerv aceste ultime două tactici pentru persoanele care ignoră cronic e-mailurile. Prima abordare „armă mare” este aceea de a atrage pe cineva care ar putea avea legătură cu situația. Acesta ar putea fi șeful tău sau o persoană suplimentară cu care lucrezi la proiectul care a fost susținut deoarece persoana respectivă nu răspunde la e-mailul tău.

Acest lucru nu este ceea ce doriți să faceți pe primul, al doilea sau chiar al treilea e-mail. Cu toate acestea, dacă sunteți ignorat flagrant, scrieți încă un e-mail politicos și cc doar o persoană implicată. Dacă este cineva mai sus, cum ar fi șeful tău, și cealaltă persoană știe că se află într-o poziție de autoritate, va fi rapid să răspundă. Dintre toți ignoratorii cronici de care m-am ocupat de-a lungul anilor, această abordare „cc” solicită un răspuns de 99 la sută din timp. Există ceva despre a avea o audiență care transformă dialogul și face dintr-o dată o prioritate mai mare.

Emite în mod consecvent Memento-uri

Dacă ați văzut vreodată filmul Shawshank Redemption sau ați citit romanul scris de Stephen King, atunci vă puteți aminti partea în care Andy Dufresne trimite o singură scrisoare în fiecare săptămână Senatului de stat, cerând bani pentru închisoare bibliotecă. După ce a primit câteva sute de dolari și o donație de cărți, Andy începe apoi să trimită două scrisori pe săptămână cerând și mai mulți bani.

Ideea poveștii este că persistența funcționează. Numiți-l enervant, agravant sau iritant - dar dacă aveți cu adevărat nevoie de un răspuns la ceva important, întrebați în mod constant persoanei politicos dacă a primit ultimul dvs. e-mail efecte. Vă va solicita persoana să sape prin căsuța de e-mail în căutarea e-mailului de care vorbiți sau le va da seama că singurul mod de a vă face să plecați este să vă răspundeți la e-mail. Aceasta este în mod clar o soluție de ultimă soluție, dar este și o soluție care funcționează.

Ce tehnici utilizați pentru a obține un răspuns mai rapid la e-mailurile dvs.? Ce funcționează pentru tine? Partajați propriile sfaturi și sfaturi în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credit imagine: Om de afaceri copleșit (Shutterstock), Pronunțarea unui discurs (Shutterstock), Semn important (Shutterstock), Punct la punct (Shutterstock), Punct la punct (Shutterstock).