Cum se folosește Matricea celor 4 Cadranti Covey pentru o gestionare eficientă a timpului

Dintre toate bunurile valoroase pe care le dețineți, timpul este cel mai prețios dintre toate. În lumea rapidă de astăzi, lipsa de gestionare a timpului este cea mai semnificativă problemă pe care o au oamenii. Cu atât de mult timp petrecut lucrând, nu mai este timp pentru activități personale.

Este obișnuit să te simți copleșit de responsabilități și activități. Cu cât lucrezi mai mult, cu atât te simți mai departe. În loc să decideți ce doriți să faceți, reacționați la ceea ce se întâmplă în jurul vostru.

Articolul explică modul în care puteți utiliza strategia Covey's Four Quadrants pentru a vă concentra pe cele mai importante sarcini și a fi mai productiv.

Covey’s 4 Quadrants

Strategia de gestionare a timpului celor 4 cadranți a fost creată de Steven Covey. Este autorul celebrei cărți Cele șapte obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienți. Matricea Covey ajută la prioritizarea sarcinilor pe baza timpului disponibil pentru o eficiență optimă.

Ideea de bază din spatele acestei strategii este să vă împărțiți activitățile în patru cadrane, în funcție de importanța și urgența lor. Să discutăm acești termeni înainte de a trece la strategia însăși.

1. Important: Acestea sunt sarcinile sau obiectivele cele mai susceptibile de a vă afecta succesul pe termen lung.

2. Urgent: Sarcinile urgente sunt cele care necesită acțiuni imediate. Nu le poți întârzia.

Patru cadrane ale matricei de gestionare a timpului

Acestea sunt cele patru cadrane ale Matricei de gestionare a timpului:

1. Q1: Urgent și important.

2. Q2: Nu urgent, dar important.

3. Î3: Urgent, dar nu important.

4. Q4: Nu este urgent și nu este important.

Prin prioritizarea sarcinilor pe patru cadrane, puteți face diferența între sarcinile care fac o diferență reală în cele din urmă. Următorul este o scurtă prezentare generală a conținutului fiecărui cadran.

Q1: urgent și important:

În matricea de gestionare a timpului lui Covey, acest cadran este situat în partea stângă sus. Problemele și crizele care necesită atenție imediată aparțin primului cadran. Neglijarea lor, pe termen lung, poate fi problematică pentru dvs.

Pregătirea unei prezentări pentru o întâlnire importantă care va începe după un timp scurt este un tip de sarcină care se încadrează în cadranul unu. Este urgent, deoarece nu aveți prea mult timp pentru asta și este important, deoarece trebuie să îl pregătiți înainte de începerea întâlnirii.

Sarcinile care implică termene, sarcini școlare, trimiterea de e-mailuri zilnice și activități similare cu impact direct sunt urgente și importante.

Q2: Nu urgent, dar important:

În matricea de gestionare a timpului Covey, acest cadran se află în partea dreaptă sus. În acest cadran, veți găsi sarcini care se referă direct la obiectivele dvs. pe termen lung. Este nevoie de o atenție profundă; cu toate acestea, nu este urgent, deoarece nu există timp limitat pentru a finaliza această sarcină.

Dacă aveți un obiectiv pe termen lung de a vă stabili reputația într-un birou sau clasă, este posibil să nu fie atât de urgent; cu toate acestea, este încă important. Dezvoltarea relațiilor, planificarea pe termen lung, dezvoltarea personală, îmbunătățirea sănătății și activitățile conexe se încadrează în acest cadran.

Î3: urgent, dar nu important:

Acest cadran este situat în colțul din stânga jos al matricei de gestionare a timpului Covey. Toate aceste activități pot părea urgente pentru dvs., dar le puteți elimina din fluxul de lucru, deoarece acestea au o importanță minimă pentru dvs.

Să presupunem că lucrați la un proiect important și primiți un apel de la un coleg care vă cere să vă alăturați unei întâlniri. Dacă ședința este neplanificată fără o agendă, puteți alege să o săriți. Deoarece, în general, nu va avea niciun impact pozitiv asupra vieții tale.

Cu alte cuvinte, toate activitățile irositoare cad în acest cadran. Indiferent dacă sunt apeluri sau trimiteri de e-mailuri fără importanță care nu adaugă nicio valoare.

Q4: Nu este urgent și nu este important:

În matricea de gestionare a timpului lui Covey, acest cadran se află în partea dreaptă jos. Toate activitățile care ocupă timp fără să producă nicio valoare se încadrează în acest cadran. Puteți economisi timp prețios evitând aceste treburi și cheltuind-o pentru activități mai valoroase.

Sarcinile pe care le faceți numai pentru divertisment, cum ar fi vizionarea la televizor, navigarea pe internet ore în șir, bârfirea despre oameni, nu sunt nici urgente, nici importante pentru dvs.

Legate de: Modalități de urmărire a obiectivelor dvs. de gestionare a timpului

Avantajele urmăririi matricei de gestionare a timpului de la Covey:

1. Creșterea productivității: Urmărirea matricei de gestionare a timpului modifică modul în care vă ocupați de sarcini, ajutându-vă să le acordați prioritate mai bine. Dacă reduceți timpul pe care îl petreceți pentru sarcini, vă puteți crește semnificativ productivitatea.

2. Echilibru între viață și profesie: Planificând bine, puteți scăpa eficient de rutina agitată. În acest fel, puteți petrece mai mult timp cu prietenii și familia.

3. Urmărind obiectivele: Prin direcționarea atenției către sarcini importante, puteți accelera procesul de urmărire a obiectivelor.

4. Evită jena: Recunoscând sarcinile urgente, le puteți diferenția de cele mai puțin urgente pentru a respecta mai bine termenele. În acest fel, puteți evita jena și vă puteți salva reputația.

Importanța plasării sarcinilor în cadranul drept:

Chiar și după ce înțelegeți această strategie, rămâne imperativ să atribuiți sarcini cadranelor corecte. Cel mai bine ar fi să determinați importanța și urgența sarcinii înainte de a o încadra în orice cadran. Asigurați-vă că petreceți un timp bun aranjându-vă sarcinile în diferite cadrane pentru a facilita execuția lor lină.

Legate de: Sfaturi de productivitate care produc rezultate masive

O bună înțelegere a matricei de gestionare a timpului este o condiție prealabilă pentru implementarea corectă a acesteia. Puneți această strategie în funcțiune pentru sarcina dvs. de zi cu zi, pentru a vedea dacă are vreo diferență. Gestionând timpul și plasându-vă în locul potrivit, vă puteți spori semnificativ productivitatea.

Fiți mai organizat cu strategia de gestionare a timpului de la Covey

Matricea cu patru cadrane a lui Covey este unul dintre cele mai importante și celebre modele din lumea managementului timpului. Urmarea corectă a acestei strategii vă va ajuta să fiți mai productivi și să rămâneți mai activ.

Organizarea perfectă și prioritizarea corespunzătoare a sarcinilor vă permit să realizați mai mult în mai puțin timp. De asemenea, puteți determina ce sarcini necesită mai multă atenție și le puteți aloca în consecință.

Cu toate acestea, puteți reatribui timpul de la activități cu valoare mai mică la activități cu valoare mai mare chiar și atunci când acel timp este de neînlocuit. Dacă încă te străduiești să îți organizezi ziua, poți căuta alte strategii de gestionare a timpului, cum ar fi regula 80/20, pentru a te face o persoană mai organizată.

Utilizați regula de gestionare a timpului 80/20 pentru a vă acorda prioritate sarcinilor

Cum îți maximizezi timpul? Dacă deja acordați prioritate, delegați și încă vă luptați pentru a face totul, ar trebui să încercați regula 80/20, cunoscută și sub numele de Principiul Pareto.

Citiți în continuare

Despre autor