Ce este Timeboxing-ul și cum vă stimulează productivitatea?

Dacă dumneavoastră sau colegii de echipă nu aveți un termen limită pentru a îndeplini o anumită sarcină, este posibil să fiți mai puțin productivi. Utilizarea timeboxingului pentru a vă gestiona timpul vă ajută să atenuați scurgerile de timp și să creșteți productivitatea.

Multe organizații globale și profesioniști de mare succes folosesc tehnici de timeboxing. Articolul explică ce este timebox-ul, cum funcționează și avantajele și dezavantajele sale.

Ce este Timeboxing-ul?

Timeboxing-ul este o tactică de gestionare a timpului, cu accent pe obiectivele proiectului. Atunci când aplicați această strategie în viața dvs. profesională sau personală, sunteți mai pregătit opriți amânarea și creșteți productivitatea.

Timebox-urile sunt unități de timeboxing. O casetă de timp ar trebui să fie un interval de timp realist, dar fix pentru o sarcină. Puteți atribui mai multe cutii de timp dacă lucrarea este complexă. Casele de timp ar putea fi minute, ore, zile, săptămâni sau chiar o lună, în funcție de proiect și de sarcinile sale.

Timeboxing-ul vă permite să planificați un buget de timp pentru fiecare sarcină dintr-un proiect. Vă așezați împreună cu echipa dvs. și creați o listă de sarcini pentru proiect. Tu și echipa dvs. ar trebui să faceți o brainstorming împreună pentru a defini limita de timp pentru sarcini.

Datele precum sarcinile, resursele și casetele de timp definite sunt de obicei disponibile într-o aplicație de gestionare a sarcinilor. Metoda Timeboxing este o procedură de gestionare a timpului aclamată la nivel mondial, care asigură o muncă de înaltă calitate la cel mai mic interval de timp posibil.

Cum se configurează Timeboxing

Cu excepția cazului în care credeți că ar fi nevoie de mult efort pentru a configura timeboxing, veți fi surprinși că de fapt nu este atât de dificil pe cât pare. Iată câțiva pași rapizi pentru a configura o singură dată timebox-ul și a-l utiliza pentru proiecte viitoare:

1. Creați lista de sarcini a proiectului:

Puteți utiliza orice aplicații online cum ar fi Redbooth și OmniFocus pentru a crea o listă de sarcini pentru sarcinile oricărui proiect. Asigurați-vă că dvs. și echipa dvs. efectuați cercetări corespunzătoare înainte de a finaliza lista sarcinilor.

Legate de: Aplicații elegante pentru lista de sarcini pentru minimalistul productiv

2. Grupați și acordați prioritate sarcinilor:

Trebuie să identificați sarcini similare și să le grupați în casetele de timp adiacente. Vă va ajuta pe dvs. sau echipa dvs. să evitați pierderile inutile de timp atunci când comutați între sarcini.

De asemenea, trebuie să acordați prioritate anumitor sarcini și să le mutați la primul set de cutii de timp. Discutați cu proprietarul proiectului sau cu clientul pentru prioritizarea corectă a sarcinilor. Marcați activitățile prioritare într-un cod de culoare separat.

Puteți utiliza aplicații precum nTask, Wrike, Trello, Basecamp etc., pentru grupare online mai rapidă și prioritizare.

3. Alocați caseta de timp pentru fiecare sarcină:

Pentru a aloca timp fixat pentru sarcini individuale, trebuie să luați în considerare termenul de livrare pe care l-ați oferit clientului. Acum, vă puteți întâlni cu echipa dvs. pentru o sesiune de brainstorming, pentru a conveni asupra alocării realiste a cutiei de timp pentru sarcinile proiectului.

4. Definiți Timebox pentru pauze:

Configurați ore fixe raționale pentru pauze, timpii morți tehnici și alte sarcini neproductive care vor consuma și bugetul de timp pentru orice proiect.

Există multe aplicații de reamintire disponibile pe care le puteți folosi pentru a vă reaminti să faceți o pauză atunci când se află în intervalul de timp pentru pauză. aplicațiile de reamintire în tendințe sunt TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder etc.

Legate de: Cum să vă urmăriți programul de lucru independent cu aplicația la timp

5. Ce Timeboxing să alegeți:

Ar putea exista două tipuri de timeboxing: hard timeboxing și soft timeboxing. Timeboxingul ușor sugerează spre final să finalizeze sarcina. Pe de altă parte, hard timeboxing-ul vă spune să nu mai lucrați la o sarcină dacă timpul alocat este expirat, chiar dacă lucrarea rămâne incompletă.

Pentru sarcini simple, ar fi util dacă alegeți hard timeboxing. Investiți timpul pe care îl economisiți de la cutiile de timp dificile în sarcini complexe prin ceasuri de timp ușoare.

6. Utilizați un cronometru pentru activități:

Când dvs. sau echipa dvs. veți începe o sarcină, utilizați un cronometru pentru a urmări timpul. Înregistrați timpul necesar pentru a finaliza sarcina în lista de sarcini pentru analiză. Ar fi util dacă utilizați aplicații cu temporizator automat pe computerele dvs., de exemplu Clepsidră și SnapTimer.

7. Păstrați distracțiile departe:

Timebox-urile vă ajută pe dvs. și echipa dvs. să vă concentrați asupra sarcinii. De asemenea, ajută la utilizarea fluxului de timp cel mai bine pentru o productivitate crescută. Cu toate acestea, veți vedea îmbunătățiri prin timeboxing numai dacă vă dedicați cu adevărat atenția sarcinii în timpul timebox-ului în curs.

Pentru a opri distragerea de la locul de muncă, trebuie să opriți toate notificările care ar putea să vă distragă atenția de la sarcina de față. Puteți folosi instrumente precum Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl etc.

8. Recenzie și recompensă:

În etapa inițială, trebuie să înregistrați multe date din procesul dvs. de timeboxing. Trebuie să salvați date, cum ar fi numerele de sarcini, casetele de timp, timpul pe sarcină etc. Utilizați aceste date compilate pentru a evalua modul în care Timeboxing vă ajută pe dvs. și echipa dvs. să atingeți nivelul de productivitate dorit.

Puteți recompensa ocazional membrii echipei dvs. atunci când îndeplinesc sarcini în intervalul de timp predefinit. Ajută la creșterea motivației în rândul membrilor echipei.

Avantaje ale Timeboxing-ului

Tactica Timeboxing se aplică oricărui lucru legat de consumul de timp. Fie că este vorba de treburile casnice sau de responsabilitățile profesionale, puteți vedea beneficii imediate atunci când practicați boxul de timp. Unele dintre avantaje sunt:

1. Tu și echipa dvs. deveniți cu adevărat prudenți cu privire la modul în care vă folosiți timpul.
2. Timeboxing-ul vă permite să vă concentrați eficient asupra lucrărilor de proiect pentru a furniza produse sau servicii de înaltă calitate.
3. Timeboxing vă asigură că finalizați o sarcină la un moment dat, reducând astfel sarcina sarcinii.
4. Timebox-ul este o tehnică de management al muncii orientată spre obiective. Când tu sau echipa ta lucrezi într-un mediu orientat spre obiective, te simți motivat.
5. Vă puteți bucura de un echilibru mai bun dintre viața profesională și viața personală prin timeboxing. Timebox-urile vă spun în mod eficient când calendarul dvs. este gratuit pentru o întâlnire casuală a echipei sau pentru a participa la o cină de familie.

Contra de Timeboxing

Pe lângă beneficiile sale versatile, există și câteva neajunsuri, iar acestea sunt:

1. Poate dura ceva experiență pentru a stabili o strategie adecvată de timeboxing.
2. Unii susțin că, din cauza țintelor de timp, nu pot furniza produse sau servicii de bună calitate.
3. Unii profesioniști se pot simți copleșiți când văd multe sarcini în calendarele lor.
4. Câțiva indivizi cred că temporizatoarele de tip timebox îi distrag atenția de la muncă atunci când pleacă.

Este timpul pentru Timeboxing

Strategiile și sfaturile de timeboxing menționate mai sus vă vor ajuta să obțineți o productivitate și o creștere durabile în viața dvs. profesională sau personală.

Vă va fi mai ușor să implementați timebox-ul atunci când utilizați aplicații de gestionare automată și online a sarcinilor. Dacă doriți să utilizați o aplicație de gestionare a sarcinilor pentru a vă ajuta cu timeboxing, asigurați-vă că o alegeți pe cea potrivită, astfel încât să nu trebuie să schimbați aplicațiile mai frecvent.

Ghid de gestionare a sarcinilor online: 10 sfaturi pentru alegerea aplicației potrivite

Dacă doriți să alegeți o aplicație de gestionare a sarcinilor pentru a vă gestiona proiectele mai eficient, iată câteva lucruri de luat în considerare!

Citiți în continuare

Despre autor

Extindeți pentru a citi povestea completă