Cum să mergeți fără hârtie cu instrumente online în birouri și case

Dependența excesivă de hârtie în birouri dăunează mediului. În afară de aceasta, securizarea documentelor de birou sensibile poate fi o problemă. Ca urmare, fișierele critice pentru misiune ar putea fi expuse oricui, inclusiv unui vizitator aleatoriu.

Eliminând hârtia de la birou, puteți evita toate aceste riscuri. Iată câteva aplicații și sfaturi online pe care le puteți folosi pentru a vă oferi biroul mai fără hârtie.

Treceți de la un jurnal de vizită pe hârtie la un sistem de gestionare a vizitatorilor online. Instrumentele inovatoare și robuste de gestionare a vizitatorilor pot administra întregul proces de gestionare a vizitatorilor de birou.

Lobbytrack vă permite să țineți evidența tuturor vizitatorilor în timp ce realizați fotografii și tipăriți ecusoane în același timp. De asemenea, vine cu funcții precum notificarea gazdelor, gestionarea evacuării de urgență și alertarea personalului de securitate.

Proxyclick este o soluție bazată pe cloud care vă ajută să controlați fluxul de persoane. Instrumentul este personalizabil și urmează o abordare integrată pentru a menține birourile frontale eficiente și securizate datele sensibile.

2. Aplicații de contabilitate

Gestionarea contabilității biroului dvs. pe hârtie poate fi agitată, necesară timp și poate fi și confuză. Cu ajutorul aplicațiilor de contabilitate, puteți face procesul fără hârtie, rapid și fără efort.

Sage Contabilitate este o aplicație de contabilitate pe care o puteți folosi chiar și fără nici un fundal în contabilitate. Odată ce îl conectați la contul dvs. bancar, fluxul de tranzacții devine perfect. Puteți urmări vânzările, achizițiile și fluxul de numerar prin intermediul funcției de raportare ușoară.

QuickBooks este un alt instrument de contabilitate online care vă permite să gestionați autoevaluarea TVA, impozitelor și salarizarea angajaților. QuickBooks POS este o ediție extinsă care permite proprietarilor de afaceri mici să ruleze fără hârtie ghisee de vânzare cu amănuntul.

3. Aplicații de gestionare a proiectelor

Dacă intenționați să utilizați hârtii în timpul unei faze de management al proiectului, acest lucru vă poate costa cu ușurință. Pentru a menține toți membrii echipei pe aceeași pagină, va trebui să imprimați mai multe copii ale aceluiași fișier. Cu toate acestea, puteți evita astfel de cheltuieli și puteți deveni ecologic folosind instrumente de gestionare a sarcinilor sau a proiectelor.

Instrument de management al proiectelor Asana are o interfață intuitivă a utilizatorului pe care oricine o poate folosi pentru atribuirea și urmărirea sarcinilor. Aplicația vă ajută cu partajarea în timp real a fișierelor, comentarea sarcinilor și generarea de rapoarte digitale.

Faceți clic pe Sus este un alt instrument de gestionare a proiectelor care vă permite să integrați multe aplicații terțe. De asemenea, oferă o vizualizare a volumului de lucru care vă ajută să țineți evidența volumului de lucru al resurselor individuale.

Legate de: Ce este ClickUp? Cele mai bune caracteristici de gestionare a proiectelor

Încă mai pierzi note lipicioase pentru a-ți nota sarcinile? Ar trebui să scăpați de el și să optați pentru aplicații din lista de sarcini.

Todoist vă permite să listați toate sarcinile într-un mod organizat. De asemenea, vă permite să adăugați secțiuni și subtaskuri pentru a vă clasifica sarcinile. De asemenea, puteți adăuga niveluri de prioritate și etichete preferate în această aplicație.

Any.do vă permite să accesați lista de sarcini de oriunde de pe orice dispozitiv. De asemenea, vă va reaminti să efectuați sarcini importante la ora stabilită.

5. Aplicații pentru luarea de note

După ce faceți procesul de luare a notelor fără hârtie, puteți economisi costul blocnotelor și al pixurilor. Mai mult, nu trebuie să petreceți timp căutând blocnotesul într-un birou aglomerat înainte de o întâlnire.

Cu o aplicație de luare a notelor de genul Evernote, puteți păstra toate informațiile cruciale accesibile pe toate dispozitivele, datorită funcției sale de sincronizare online. De asemenea, puteți personaliza formatarea notelor și puteți adăuga imagini, fișiere audio și documente la alegerea dvs.

Simplenote vă permite să adăugați, să vizualizați, să editați și să publicați note în format Markdown. Dumneavoastră și echipa dvs. puteți împărtăși orice notă într-un grup pentru muncă colaborativă și idei.

Dacă ați decis să rămâneți fără hârtie, realizarea de copii digitalizate a documentelor dvs. pe hârtie existente ar trebui să fie în strategia dvs.

Utilizare Adobe Scan pe telefonul dvs. smartphone pentru a converti un document pe hârtie într-un fișier PDF. Aplicația vă ajută, de asemenea, să gestionați dimensiunile fișierului, în afară de a oferi funcții precum decuparea, rotirea, adnotarea, semnarea și editarea culorilor.

PDF ABBYY FineReader este un scaner avansat de documente care acceptă peste 190 de limbi și le salvează în 12 formate de fișiere diferite. Pe lângă scanarea textului tipărit și scris de mână, vă permite să adăugați comentarii și semnături.

7. Partajare fișiere și aplicații de securitate

Au trecut vremurile în care trebuia să faceți copii tipărite ale raportului și să le distribuiți către destinatari. Folosind aplicațiile de partajare a fișierelor online, puteți stoca fișierele în cloud și puteți partaja accesul numai destinatarilor eligibili.

Cutie vă permite să salvați și să partajați fișiere și documente în cloud, respectând politicile de conformitate și confidențialitate a datelor din industrie. Face colaborarea între membrii echipei fără probleme.

Puteți utiliza, de asemenea Google Drive pentru a stoca în siguranță fișiere de birou și a le partaja numai cu destinatarii vizați. În plus, instrumentul vă permite să organizați fișiere folosind diferite foldere.

8. Aplicații Calendar

Aplicațiile Calendar au devenit o parte inseparabilă a vieții profesionale. Toate tipurile de companii pot beneficia de utilizarea unei aplicații calendaristice în loc să noteze programările într-un jurnal pe hârtie.

Calendly este o aplicație online de programare a întâlnirilor în care vă puteți programa întâlnirile profesional și eficient. Puteți automatiza memento-ul și procesul de urmărire cu această aplicație.

Google Calendar este un calendar online popular în care puteți colora intrările din calendar pentru a organiza evenimentele din calendar. Instrumentul său de sugestii ajută la completarea automată a intrărilor pentru a vă economisi timpul. Puteți edita cu ușurință programul oricărei întâlniri online din acest calendar online.

Legate de: Sfaturi pentru a evita încetinirea și a respecta termenele limită

Acum este momentul să renunțați la documentele legale tipărite. Mutați-vă în lumea acordurilor digitale și a semnăturilor electronice pentru a economisi hârtie și a îmbunătăți eficiența muncii echipei dvs.

Propune este o platformă online care vă permite să faceți, să urmăriți, să trimiteți și să semnați electronic tot felul de contracte, propuneri și acorduri. Puteți utiliza șabloane de propuneri predefinite din biblioteca de conținut a acestei aplicații.

PandaDoc vă permite să vă simplificați gestionarea acordurilor prin crearea, editarea și semnarea cu ușurință a documentelor. Oferă servicii precum propuneri, cotații, contracte și formulare - toate în format digital, fără hârtie.

10. Aplicații de fax online

Chiar dacă intenționați să eliminați toate faxurile, este posibil să nu fie posibil dacă clienții insistă să le folosească. Inca, aplicațiile de fax online vă poate ajuta să scoateți hârtia din fax. Aceste aplicații vor redirecționa faxurile către computer, smartphone sau orice alt dispozitiv la alegere. Astfel, puteți automatiza faxul și puteți salva mii de coli de hârtie în fiecare an.

RingCentral este un software de fax online care vă permite să gestionați faxurile primite și expediate online oferind în același timp economii considerabile. Puteți utiliza, de asemenea HelloSign pentru a trimite și primi faxuri păstrând în același timp confidențialitatea și securitatea.

Acum puteți desena o imagine clară în mintea dvs. pentru a planifica să mergeți fără hârtie la birou sau acasă, oriunde lucrați. Nu durează mult timp pentru a pune în aplicare o politică la locul de muncă fără hârtie, atunci când aplicațiile online de mai sus sunt la dispoziția dvs.

A scăpa de hârtie este una dintre numeroasele modalități de a deconecta spațiul de lucru și de a crește productivitatea.

10 moduri de a crește productivitatea prin decluttering stația de lucru

Aflați cum vă ajută o stație de lucru fără aglomerații să lucrați cu atenție și să finalizați sarcinile la timp.

Citiți în continuare

Despre autor