Ce este raportarea universală în Asana? De ce ar trebui să-l folosești?

În forța de muncă de astăzi, profesioniștii și profesioniștii trebuie să se concentreze mai mult pe proiecte. Dacă devii prea ocupat cu munca de administrare, cum ar fi crearea de prezentări de starea proiectelor pentru clientelă, ai putea pierde potențialii clienți. Mai mult, este de asemenea adevărat că angajarea unui analist de date nu va fi atât de profitabilă pentru persoane fizice sau independenți.

Noul instrument de raportare Asana permite utilizatorilor oricărei profesii să devină proprii analiști de date.

Ce este raportarea universală?

Asana au introdus un instrument avansat, dar ușor de raportare universală software de management de proiect, atât aplicația cloud, cât și cea pentru desktop. Funcția a devenit disponibilă din 01 iunie 2021, pentru abonații la planul premium Asana.

Această nouă caracteristică de raportare a Asana convertește datele brute ale proiectului în diagrame grafice și grafice pe care toată lumea le poate urmări. Folosind acest instrument, nu va trebui să mergeți înainte și înapoi cu foi de calcul, e-mailuri, chat-uri de echipă, conversații individuale sau transcrierile de întâlniri video lungi.

Funcția de raportare vă permite să:

1. Aliniați obiective transparente pentru membrii echipei dvs. sau colegi colaboratori independenți.
2. Gestionează în mod eficient orice cerință ad-hoc de prioritizare a muncii unui client.
3. Uitați-vă la starea completă de productivitate a echipelor dvs. pe care niciun alt instrument nu o poate furniza cu câteva clicuri.

Instrumentul de raportare universală al Asana se asigură că fiecare individ din cadrul echipei, indiferent de nivelurile lor, poate pregăti o reprezentare vizuală a valorilor de performanță. Instrumentul nu necesită nicio formare specializată. Membrii echipei dvs. își pot realiza cu ușurință propriile tablouri de bord de productivitate urmând interfața interactivă a Asana.

Care sunt caracteristicile sale?

Asana Universal Reporting vine cu o serie de funcții, cum ar fi o prezentare generală a tablourilor de bord, diagrame, partajarea tabloului de bord, personalizări etc. Următoarele sunt cele mai importante caracteristici care vă vor face viața de gestionare a proiectelor mai simplă ca oricând:

1. Diagramele și variațiile lor

Instrumentul de raportare oferă trei tipuri de diagrame, și anume diagrame coloane, gogoși și lollipop. Există, de asemenea, un al patrulea tip de diagramă, care arată doar numărul total de sarcini, resurse, elemente etc.

După ce creați un tablou de bord în Raportarea Asana secțiunea, puteți adăuga diagrame. Când faceți clic pe Adăugați diagramă, veți vedea 10 tipuri de șabloane de diagrame separate în patru secțiuni. Tipurile de diagrame următoare sunt cele mai populare în raportarea Asana:

• Sarcini după câmp personalizat
• Diagramele incomplete pe proiecte
• Sarcinile acestei luni după proiect
• Sarcini restante prin proiecte

2. Un tablou de bord de raportare

O puteți accesa făcând clic pe Raportarea în bara de navigare din stânga. Acest hub de bord vă oferă opțiunea de a adăuga noi tablouri de bord sau de a le vizualiza pe cele deja disponibile. Dacă cineva din echipa dvs. vă împărtășește tablouri de bord, acestea vor apărea și aici.

Vă permite să adăugați orice tablou de bord la meniul favoritelor, să le redenumiți sau să le ștergeți.

3. Organizarea și partajarea tablourilor de bord

Tablourile de bord pentru raportarea proiectului ar putea găzdui mai multe gogoși, acadele și diagrame de coloane. Cu toate acestea, atunci când exportați date sau le prezentați oricărui client independent, este util dacă le puteți organiza.

Raportarea Asana vă oferă libertatea de a vă stoca graficele după cum considerați potrivit prin acțiuni de tragere și plasare. Puteți vedea în continuare datele subiacente făcând clic oriunde în grafic.

Puteți distribui tablouri de bord de raportare colaboratorilor de proiect externi și interni. Rapoartele partajate sunt numai în citire. Invitatul poate vedea doar datele subiacente la care are acces. Cu toate acestea, toți invitații pot vedea graficele generale ale graficelor.

4. Personalizarea diagramelor

Instrumentul de raportare Asana oferă multe opțiuni de personalizare a graficelor. Puteți alege tipul diagramei și culoarea acesteia după ce ați selectat proiectul pentru raportul dvs. Puteți modifica în continuare datele despre axa X și axa Y ale graficului.

Mai mult, trebuie să aplicați diferite filtre diagramelor dvs., cum ar fi:

• Starea finalizării sarcinii
• Proprietarii proiectului
• Cesionar
• Subtaskuri
• Tipul sarcinii
• Starea sarcinii
• Data

Care sunt beneficiile sale?

Cel mai important avantaj al acestui instrument este că vă eliberează de a vă baza pe software de analiză a datelor de la terți. Acum, puteți vedea ce se întâmplă în echipă din aplicația Asana all-in-one de gestionare a proiectelor. Următoarele sunt câteva dintre beneficiile notabile de care vă veți bucura atunci când începeți să utilizați Raportarea universală:

Instrumentul de raportare completează automat diferite date din proiectele Asana. Asigură că echipa sau tabloul de bord al proiectului rămâne la curent fără a lipi manual copierea.

Puteți pregăti câte tablouri de bord doriți să separați mai multe echipe, proiecte sau chiar membri individuali. De asemenea, puteți crea un tablou de bord combinat pentru a vizualiza performanța generală a concertului dvs.

Legate de: Un ghid pentru începători pentru utilizarea Asana pentru urmărirea oricărui proiect

Aceste tablouri de bord personalizate vă permit să adunați tot felul de date de pe placa de proiecte Asana. O diagramă sau un tablou de bord tipic ar putea include date privind bugetul, volumul de lucru, calendarul, respectarea termenului, sarcinile, performanța membrilor echipei etc.

2. Găsiți și rezolvați rapid problemele

Trebuie să obțineți o imagine de ansamblu asupra resurselor echipei dvs. dacă doriți să gestionați în mod eficient proiecte complexe și mari. Este imperativ să trebuie să identificați problemele legate de proiecte și resurse fără a trece prin mai multe canale.

Raportarea universală vă permite să urmăriți problemele în mod proactiv, fără a aștepta ca un membru al echipei să le dezvăluie. Puteți să gestionați cu adevărat fiecare proiect dintr-un singur tablou de bord, pentru a redirecționa resursele către proiectele care rulează cu întârziere.

3. Distribuția corectă a sarcinilor de muncă

Puteți obține o productivitate optimă din echipa dvs. dacă distribuiți volumul de muncă între resurse. Mai mult, delegarea sarcinilor către alții vă va oferi timp pentru a vă extinde lista de clienți.

Instrumentul de raportare al Asana arată cu precizie mare volumul de lucru în funcție de resurse. Puteți identifica cu ușurință resursele subutilizate și arse pentru a echilibra sarcinile de lucru. În plus, tabloul de bord al sarcinilor zilnice vă poate ajuta să delegați un lucru important unui alt membru al echipei dacă trebuie să participați la o întâlnire urgentă cu clienții.

Legate de: Comenzi rapide de la tastatură Asana pentru o gestionare eficientă a sarcinilor

4. O mai bună gestionare a resurselor

Până acum, ați sperat la cele mai bune și v-ați rugat ca costurile să fie gestionabile înainte de a deschide o factură. Însă, instrumentele de raportare Asana vă permit acum să urmăriți în mod specific fiecare cheltuială a proiectelor de care sunteți responsabil.

Puteți discuta cu clientul dvs. pentru a minimiza domeniul de aplicare sau pentru a mări bugetul atunci când aveți o imagine mai bună a cheltuielilor cu numerarul sau a utilizării resurselor. Diagramele și șabloanele tabloului de bord gata de utilizare pentru raportarea universală fac gestionarea resurselor fără efort.

Cât de bine lucrează echipa ta către obiectiv?

Productivitatea generală a proiectelor dvs. și a întregii afaceri depinde de cât de bine se aliniază obiectivele cu obiectivele profesionale ale membrilor echipei dvs.

Instrumentul de raportare universală este o caracteristică puternică de la Asana, care vă ajută să vedeți dacă echipele și proiectele sunt aliniate. Acum, că știți cât de important este instrumentul de raportare, îl puteți folosi în cel mai bun mod posibil pentru a vă gestiona echipele de proiect.

9 greșeli comune în gestionarea proiectelor (și ce să faci în schimb)

Doriți să finalizați proiecte mari fără o gestionare greșită sau depășind bugetul? Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să evitați aceste greșeli.

Citiți în continuare

Despre autor