Cum să faceți Outlook mai puțin distractiv cu aceste sfaturi rapide

Dacă Microsoft Outlook este aplicația dvs. de bază pentru gestionarea e-mailurilor și calendarului, s-ar putea să vă fi crezut că unele dintre caracteristicile sale pot distrage atenția. Desigur, Outlook este deja configurat pentru a vă ajuta să vă gestionați volumul de muncă, dar poate fi chiar mai bun cu unele ajustări simple.

Să aruncăm o privire la câteva dintre modalitățile prin care puteți face Outlook să funcționeze mai bine pentru dvs.

1. Creați reguli pentru e-mailurile primite

Când primiți un e-mail, acesta va intra automat în folderul Inbox. Acest lucru poate fi dificil de urmărit dacă primiți mai multe e-mailuri de la mulți oameni diferiți și se pot monta rapid. Outlook vă permite să setați reguli pentru căsuța de e-mail pentru ca e-mailurile primite de la anumite persoane să meargă direct într-un subfolder, ceea ce vă poate ajuta să urmăriți cine trimite ce. Pentru a crea o nouă regulă, urmați acești pași:

1. Mergi la Fișier> Gestionați regulile și alertele și faceți clic pe Noua regulă. Va apărea o nouă fereastră cu diverse opțiuni.
instagram viewer
2. Sub Pasul 1: Selectați un șablon clic Mutați mesajele de la cineva într-un dosar.
3. Apoi, sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, trebuie să faceți clic pe hyperlink-uri pentru a selecta oameni sau grup public ale căror e-mailuri doriți să le redirecționați către dosarul specificat.
4. Clic finalizarea să aplice regula.

Videoclipul oficial de la Microsoft il ilustrează în detaliu.

Regulile pentru Mesaje primite vă pot împiedica înfundarea Mesajelor primite. De asemenea, dacă trebuie să țineți evidența anumitor persoane sau a e-mailurilor de lucru critice, acestea sunt deja organizate pentru dvs.

Legate de: Cum se creează o semnătură în Outlook

2. Dezactivați notificările prin e-mail

Până acum, este posibil să fi observat sunetul de notificare pe care îl face Outlook atunci când primiți un e-mail. Este posibil să fi observat și pictograma plic galben care apare pe pictograma Outlook de pe bara de activități. Acest lucru poate fi util dacă doriți să fiți notificat, dar vă poate rupe atenția dacă acele e-mailuri continuă să intre. Din fericire, Outlook vă oferă și opțiunea de a dezactiva aceste notificări.

Mergi la Fișier> Opțiuni> E-mail, și sub titlu Sosire mesaj, puteți alege notificările pe care doriți să le dezactivați. După ce sunteți mulțumit de selecția dvs., dați clic pe BINE.

Legate de: Cum să programați o întâlnire în Microsoft Outlook

3. Setați mementouri de calendar

La fel ca notificările prin e-mail, Calendarul Outlook este setat pentru a vă reaminti întâlnirile cu 15 minute înainte de a începe. Face acest lucru afișând următoarele întâlniri și trebuie să faceți clic Renunță pentru a închide fereastra.

Aceste mementouri pot fi utile dacă aveți nevoie de ele. De exemplu, dacă sunteți adânc în munca dvs. și memento-ul apare, puteți încheia ceea ce faceți și vă puteți pregăti pentru întâlnire.

Cu toate acestea, dacă nu aveți nevoie de această funcție, vă poate întrerupe fluxul. Pentru a opri aceste memento-uri, accesați Fișier> Opțiuni> Avansat, și sub Memento-uri, debifați Afișați mementouri.

Alternativ, puteți merge și la Fișier> Opțiuni> Calendar, și sub Opțiuni calendar, veți vedea o opțiune pentru mementourile implicite. Pentru a edita acest lucru, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe caseta de lângă Memento-uri implicite, deci există o bifă în casetă
2. În lista derulantă, selectați 0 minute
3. Faceți clic pe caseta de lângă Mementouri implicite din nou, deci căpușa dispare; dacă nu faceți acest lucru, nu vă va salva selecția
4. Clic Bine

Acum puteți continua cu munca dvs. fără ca aceste memento-uri să apară. Dacă doriți în continuare un mod de a vă urmări sarcinile importante, consultați și beneficiile Microsoft To-Do.

Legate de: Microsoft To Do: Un ghid complet pentru începători

4. Color-Code Calendarul dvs. Outlook

Nu este nimic în neregulă cu colorarea întâlnirilor din calendarul Outlook cu o singură culoare. Cu toate acestea, codarea culorilor vă poate ajuta să vă simplificați calendarul și să vă ușurați obținerea unei imagini de ansamblu asupra zilei sau săptămânii dvs. de lucru fără a verifica despre ce este vorba fiecare întâlnire sau întâlnire individuală.

De exemplu, dacă aveți mai multe tipuri diferite de muncă, inclusiv întâlniri în cadrul companiei dvs., întâlniri cu companii externe, clienți, sarcinile administrative și instruirea rezervate în calendarul dvs. etc., pot deveni o neclaritate a informațiilor pe care trebuie să le petreceți mai mult timp concentrându-vă pe.

Dacă utilizați codarea culorilor, puteți să vă scurtați rapid calendarul și să vă faceți o idee generală asupra tipurilor de lucru pentru care trebuie să vă pregătiți. De asemenea, puteți utiliza codarea culorilor pentru a stabili prioritățile întâlnirilor în ordinea importanței. De exemplu, puteți alege culoarea roșie pentru întâlnirile „urgente”, chihlimbarul pentru „important” și verde pentru „rutina”.

Important este să alegeți culori diferite pentru diferitele tipuri de lucrări pe care le faceți și să alegeți culori care nu arată prea asemănătoare între ele pentru a face diferența. Pentru a începe, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe o întâlnire sau o întâlnire din calendarul dvs. pentru a afișa Seria de numiri filă.
2. Faceți clic pe pictograma ferestrei colorate pe care scrie Clasificați.
3. În lista derulantă, faceți clic pe Toate categoriile.
4. Va apărea o fereastră nouă; în partea dreaptă, faceți clic pe Nou.
5. Scrieți în numele categoriei dvs. De exemplu, „întâlniri interne” și alegeți culoarea pe care doriți.
6. Clic Bine pe ambele ferestre până când vedeți noua întâlnire din calendar cu coduri de culori.

Repetați acest proces pentru câte categorii doriți să creați.

Distrageri Outlook rezolvate

Acum, că știi cum să faci Outlook mai puțin distractiv, îl poți adapta pentru a funcționa cel mai bine pentru tine. Deși s-ar putea să nu pară importante, efectuarea unor mici ajustări poate face diferența în ziua ta de lucru.

Aceasta nu este în niciun caz o listă exhaustivă și s-ar putea să doriți să le încercați înainte de a vă angaja în ele. De asemenea, puteți juca cu setările Outlook și puteți vedea dacă descoperiți alte lucruri care vă ajută să vă optimizați concentrarea.

5 distrageri care te fac mai puțin productiv (și cum să le eviți)

Este ușor să vă distrageți atenția, ceea ce poate duce la amânare. Iată câteva modalități prin care le puteți evita.

Citiți în continuare

Despre autor